CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Crear tarea automática: notificación

  3. Comprobar tarea automática

  4. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

Existen algunos campos dentro de la creación de negocios, empresas, contactos y demás cuya información no es obligatoria. Es decir, si omiten llenar estos campos, el formulario se enviará de forma exitosa. Esto se debe a que, al iniciar el proceso de registro, no todos los clientes tienen la información completa. Y se espera que a lo largo del proceso esta información se complete.

Sin embargo, a veces se olvida completar algunos campos y al final del proceso de venta la información se encuentra incompleta. Por ello, crearemos una tarea automática que, a la hora de llevar a cabo una acción con un campo como (ej: marcar negocio como ganado o perdido), nos notifique que dicha información es obligatoria y debe ser completada. De lo contrario, no se podrá llevar a cabo la acción de forma exitosa.

2. Crear tarea automática: notificación

Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:

  1. Haz clic en el engranaje, y luego en 'Configuración CRM'.


  2. Despliega el menú 'Otras configuraciones' y luego haz clic en 'Tareas automáticas'.

  3. Presiona el botón 'Nueva tarea automática'.

  4. Completa el formulario de creación de tarea automática ingresando la información a continuación:

    • Módulo: Selecciona el módulo donde se ejecutará la tarea.

    • Descripción: Agrega los detalles de la tarea.

    • Indica cuando ejecutar esta tarea automática: Marcar la opción según la función que le quieras dar. Da clic aquí para conocer la funcionalidad de cada opción:

  5. Presiona el botón 'Siguiente'.

  6. Completa las condiciones de tu tarea.

    Ej: Cada vez que un negocio pase a la fase de venta 'Cerrada-ganada'.

  7. Presiona el botón 'Agregar condición' de la sección 'Todas las condiciones'.

  8. Selecciona el campo que deseas marcar como obligatorio, y la condición 'Está vacío'.

    Ej: el campo NIT se encuentra vacío.

  9. Presiona el botón 'Siguiente'.

  10. Haz clic en el botón 'Agregar tarea' y luego en la opción 'Crear notificación'.

  11. Completa los campos

    • Título de tarea: Describe la tarea.

    • Agregar campo: Selecciona el campo que debe completarse. En este caso, NIT.

    • Marcar el check: Obligatorio

  12. Presiona el botón 'Guardar'.

  13. Presiona el botón 'Finalizar'.

    La tarea ha sido creada exitosamente, ahora debes comprobar su funcionamiento.

3. Comprobar tarea automática

En este caso, debemos comprobar que al marcar un negocio como 'Cerrado-ganado' debe enviar una notificación si el campo NIT, está incompleto.

Al hacer esta acción, el sistema inmediatamente me notificará que debo completar el campo NIT, ya que es obligatorio para cerrar el negocio.

De esta manera comprobamos que la tarea se ejecuta de forma adecuada.

4. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo puedo saber más sobre tareas automáticas?

    Haz clic en el artículo a continuación para conocer todo sobre las tareas automáticas:

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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