Tareas automáticas

Te explicamos la función de cada ítem del módulo de tareas automáticas y cómo puedes empezar a programar las tuyas para optimizar tu tiempo.

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Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

Las tareas automáticas son acciones automáticas en el CRM que a la hora de gestionar tus negocios, te permiten programar acciones, como enviar un correo electrónico, cambiar el estado del negocio, que un campo se calcule basado en otros campos y demás.

Para acceder a las configuraciones de esta herramienta, debes acceder únicamente desde un usuario con privilegios de administrador dentro del CRM. El siguiente vídeo explica a que parte se debe dirigir un usuario para encontrar el apartado con éxito.

2. Crear tareas automáticas

Para crear una tarea automática debes seguir los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el engranaje y luego en "Configuración CRM".

  2. Seleccionar el menú "Otras configuraciones" y luego en la opción "Tareas automáticas".

  3. Hacer clic en el botón "Nueva tarea automática".

  4. Ingresa detalles básicos de la tarea automática:

    Encontrarás los siguientes campos:

    • Seleccionar módulo: Escoger el módulo dentro del cual se asignará la tarea.

    • Descripción: Ingresa nombre o palabras clave sobre la tarea.

    • Indica cuándo ejecutar esta Tarea Automática:

      Son las opciones que tienes para activar la tarea automática. Te explicamos cada una de ellas:

      • Solo en el primer guardado: Esta opción activará la tarea automática únicamente cuando se guarda el registro por primera vez, impidiendo volver a activarse luego de ello hasta que aparezca un nuevo registro.

      • Hasta la primera vez que la condición sea cierta: Esta opción activará la tarea automática hasta que las condiciones que se planteen en el siguiente paso se cumplan por primera vez.

      • Cada vez que el registro sea guardado: Esta opción activará la tarea automática en cada guardado de información que se haga sobre el registro (esta opción también tiene en cuenta cuando se crea por primera vez).

      • Cada vez que el registro sea modificado: Esta opción activará la tarea automática cada vez que se realice una modificación sobre el registro (abarcando únicamente dentro de este concepto las ediciones masivas, la fusión o sobrescritura al importar datos y cualquier cambio que realice el usuario).

      • Horario: Esta opción activará la tarea automática en el intervalo de tiempo que establezca el usuario.

  5. Hacer clic en el botón "Siguiente" ubicado en la parte inferior derecha.

6. Selecciona condiciones de filtro:

Aquí deberás establecer las condiciones necesarias (en caso de ser requeridas) para que la tarea realice exitosamente su operación.

Si tienes alguna condición que deba o pueda ser cumplida para que se ejecute tu tarea automática haces clic en 'Agregar condición' . Si no tienes, entonces solo debes dar clic en "Siguiente".

El primer bloque, que se refiere a Todas las condiciones, nos indica que toda condición que se establezca ahí debe cumplirse obligatoriamente para que la tarea se pueda ejecutar con normalidad.

El segundo bloque, que se refiere a Cualquier condición, nos indica que solo será necesario con que una condición se cumpla para que la tarea se procese con normalidad. Luego, haces clic en el botón "Siguiente".

  1. Agregar una tarea automática. Al hacer clic en el botón 'Agregar tarea' se desplegarán las siguientes opciones: Enviar correo, Invocar función personalizada, Crear actividad, Actualizar campos y Crear entidad.

    Se desplegará un formulario relacionado al tipo de tarea que hayas escogido. (Los campos de cada formulario varían según la opción escogida). A continuación un ejemplo:

  2. Hacer clic en el botón "Guardar" y posteriormente "Finalizar".

Te llevará a la lista de tareas automáticas, y allí aparecerá la tarea que acabas de crear.

Así, puedes evidenciar que hiciste el proceso exitosamente.

3. Configurar o eliminar tareas automáticas

Para configurar o eliminar una tarea automática, sólo basta con dirigirte a la lista de tareas automáticas, y al pasar el cursor sobre la tarea automática que desees configurar, aparecerán dos íconos: editar y eliminar.

  • Para configurar la tarea automática, haces clic en el ícono "Editar"

  • Para eliminar una tarea, haces clic en el ícono "Eliminar".

4. Tipos de tareas automáticas

Al agregar una tarea automática se despliega una cinta de opciones con las diferentes tareas existentes.

A continuación los detalles de cada una:

  • Enviar correo

    En el siguiente vídeo encontrarás la configuración básica y ejecución de este tipo de tarea.

    Al seleccionar este tipo de tarea, se desplegará un formulario en el cual deberás diligenciar los datos básicos para el envío de un correo electrónico.

    Como pudiste observar en el vídeo, encontrarás los campos básicos para diligenciar la información básica para el envío de un correo electrónico, incluyendo receptor, destinatario, asunto y demás.

    Igualmente, al momento de usar el apartado "Agregar Campo", que te permite personalizar aún más el mensaje, debes de tener en cuenta que cuando el campo pertenezca al módulo sobre el que directamente estas creando la tarea lo puedes seleccionar sin problema, el código te traerá el dato desde Negocios sin mayor inconveniente.

    Recuerda, cuando se trate de un dato ajeno a este modulo debes ubicarlo siempre con el nombre del módulo entre paréntesis.

    La siguiente imagen te muestra qué se debe hacer en el caso de que desees agregar datos de clientes en una tarea automática de "Negocios". Los campos que tengan (Clientes), son los que necesitas usar para que el sistema los reemplace correctamente con sus valores registrados.

  • Actualizar campos

    Actualizar Campos en una tarea muy versátil que nos permite no solo añadir nueva información de manera automática a nuestros registros en la plataforma, sino que también podremos copiarla de registros previamente creados. Además, nos brinda la oportunidad de programar ciertos eventos para añadir fechas, operaciones algebraicas y concatenación de cadenas.

    En esta primera parte veremos como funciona en general el apartado de actualización de información básica para campos de texto y lista:

    A continuación, se procede a mostrar como puedes copiar la información exacta que generan otros campos al momento de ser creados o posterior a ello:

    Y finalmente, encontrarás los procedimientos con operaciones algebraicas simples entre campos de tipo numérico.

    Y el uso de la función concatenar:

    Otras funciones que podrás encontrar te ayudaran a comparar campos de tipo fecha (para determinar la cantidad de días que hay entre ambos teniendo en cuenta o no días festivos) además de permitirte agregar o descontar días a la fecha actual que desees actualizar.

  • Crear actividades

    El siguiente vídeo te muestra como completar las configuraciones básicas para crear actividades, se debe entender que una vez creada la tarea, el sistema siempre creara el mismo tipo de actividad para todos los registros que cumplan las condiciones que se hayan establecido:

    Asimismo, también podrás realizar configuraciones adicionales. Entre estas:

    • Asignar la actividad a la persona que tenga el registro del módulo en el que se ejecutara la tarea automática. Para ello, deberás seleccionar la opción "Parent Record Owner".

    • Si vas a manejar actividades recurrentes para tus registros en un periodo relativamente extenso de tiempo, puedes habilitar la opción "Ciclo repetitivo". Esta hará que el sistema siga creando la misma actividad cada cierta cantidad de días hasta la fecha que decidas que se detenga esta creación en bucle.

  • Crear entidades

    La creación de entidades nos permite crear a partir del registro de un cliente o un contacto, uno nuevo para los módulos asociados a estos. En el caso de Clientes, se podrán generar Contactos, Negocios, Contratos de servicio, Comentarios, Proyecto y Casos y por el lado de los Contactos se podrán generar Contratos de Servicio, Proyectos, Negocios y Casos.

    En el vídeo te mostramos cómo se diseña la tarea automática para que cada que se guarde un cliente, se genere un nuevo negocio con la información personalizada que le podremos asignar y agregar.

    Además de configurar los campos obligatorios del módulo de negocios, determinamos a quién debería ir asignado el negocio que se cree en ese cliente. Podemos elegir de manera aleatoria a quién será asignado o usar la función Asigned Parent Owner, la cual hará que el sistema asigne el registro a la misma persona que tiene asignado el cliente, una opción ideal cuando no estableces condiciones especiales en la tarea y deseas que se asigne únicamente al dueño actual del registro.

    Acá te mostramos cómo seleccionar esta opción en el campo Asignado a:

  • Por último, vamos a comprobar si luego de crear o cambiar datos en algún registro (esto depende de las condiciones que estableciste para que se ejecutara la tarea), nuestra entidad se creó de manera correcta. En la siguiente imagen vemos que creó ambos negocios, según las especificaciones dadas en cada tarea, asignándose uno a un usuario específico (Ana) y el otro al usuario que tenia asignado el cliente (soporte).

  • Crear notificación

    Esta tarea automática tiene la funcionalidad de generar notificaciones al usuario a la hora de realizar un registro o acción dentro del CRM. Haz clic en el artículo a continuación para conocer un ejemplo de esta tarea automática:

5. Preguntas frecuentes:

  • ¿Cómo crear una tarea automática de cumpleaños?

Si tienes clientes o contactos dentro de tu CRM guardados con su fecha de nacimiento, puedes activar una tarea automática para enviarles un correo de felicitación.

Esta tarea automática de cumpleaños está creada en el CRM para clientes y contactos por defecto. Sólo debes verificar que esté activada, de la siguiente manera:

  1. Hacer clic ene le engranaje y luego en "Configuración CRM"

  2. Hacer clic el menú "Otras configuraciones" y luego en "Tareas automáticas".

    Dentro del módulo de tareas automáticas puedes ver toda la lista de tareas que tienes actualmente.

  3. Verificar que la de cumpleaños esté activada, selecciona el ícono "Editar" con el icono de lápiz.

  4. Puedes cambiar la descripción de la tarea, pero la ejecución de la misma debe estar siempre en la opción "Horario", configurado como "Diario" y preferiblemente a las 2:00 AM, es decir en un horario fuera del habitual de trabajo.

  5. Presiona "Siguiente" y aparecerá el menú de condiciones de filtro. Asegúrate que la condición esté por "Fecha de nacimiento" y la opción en la lista desplegable sea "No está vacío".

  6. Pulsar "Siguiente" y verás la tarea automática.

    Asegúrate de seleccionar el recuadro de "Activo". Así quedará activa la tarea automática que verificará cuáles de tus clientes o contactos están de cumpleaños día a día.

Nota: Este procedimiento es igual para Clientes y Contactos, por lo que solo debes seguir los mismos pasos si quieres dejar la tarea activa para ambos.

  • ¿Puedo enviar un correo de cumpleaños a mi cliente o contacto?

    Luego de que verifiques que la tarea automática de cumpleaños esté activa, puedes agregar una tarea adicional que envíe un correo electrónico desde tu CRM al cliente o contacto que tenga esa fecha especial. Debes seguir los pasos a continuación:

    1. En el módulo de tareas automáticas, selecciona la opción "Nueva tarea automática" y realiza la configuración de la siguiente manera:

    2. Seleccionar módulo "Clientes". Así, el CRM enviará el correo relacionando la información de la tarea automática de cumpleaños que activaste previamente.

    3. Seleccionar la ejecución "Horario" y configuración "Diario". Puedes seleccionar la hora a la que deseas se envíe el correo a tu cliente.

    4. Pulsar el botón "Siguiente" y podrás seleccionar las condiciones de filtro "Cumpleaños" y la opción "Está habilitado".

    5. Hacer clic en el botón "Siguiente".

    6. Seleccionar la tarea automática "Enviar correo".

      Allí se abrirá la ventana de correo.

    7. Diligenciar toda la información y editar el formato de correo de la forma que prefieras.

    8. Hacer clic en el botón "Guardar" y la tarea automática quedará activa.

    9. Pulsar el botón "Finalizar", regresas al módulo con la lista de tareas y verás la que acabas de crear.

    Así habrás activado correctamente la tarea automática de cumpleaños, agregando un envío de correo electrónico personalizado para esa fecha especial.

Nota: El procedimiento es el mismo para clientes y contactos, así que si quieres crear la tarea automática para ambos módulos puedes seguir los mismos pasos.

  • ¿Cómo activar el conteo de días?

    Al momento de crear un negocio, proyecto o caso posventa, es probable que te interese saber de una manera más sencilla o visible cuántos días lleva abierto ese registro, con el objetivo de tomar medidas para responder más rápido a tus clientes o sacar métricas con base a ese dato.

    Para ello, lo primero es verificar que dentro del módulo en el cual quieres llevar esa métrica, haya un campo disponible para actualizar ese dato. Por ejemplo, un campo llamado: Días abierto en el módulo Casos. En caso de que no lo tengas, recuerda que es muy sencillo crear campos personalizados en DataCRM, en el siguiente botón encuentras el paso a paso:

    Una vez tengas el campo 'Días' creado, vamos a agregar una tarea automática que actualice ese campo.

    1. Hacer clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

    2. Seleccionar el menú "Otras configuraciones" y luego en la opción "Tareas automáticas".

    3. Hacer clic en el botón 'Nueva tarea automática'.

    4. Ingresa los siguientes detalles básicos de la tarea automática:

    5. Hacer clic en el botón 'Siguiente'.

    6. Hacer clic en el botón 'Agregar condición' del panel 'Todas condiciones'. Ingresar las siguientes condiciones:

      • Estado de ese registro (para este ejemplo, uno del módulo Casos) sea abierto. Esto quiere decir que la tarea se ejecutará cada hora y se verificará que el estado del caso sea abierto. Si es correcto, se ejecutará.

    7. Hacer clic en 'Siguiente'.

    8. Hacer clic en el botón 'Agregar tarea' y seleccionar 'Actualizar campos'.

    9. Ingresar la siguiente información:

      Verifica que esté marcada la opción de Estado: Activo y en el bloque que dice Establecer valores de campo, agrega el campo personalizado que creaste al inicio del tutorial, en este caso: Días.

    10. Hacer clic en recuadro ubicado a la derecha de 'Días'.

      Luego, el CRM te pedirá que establezcas un valor, para el conteo de días selecciona Expresión y en la lista desplegable que dice usar función, escoge Contar días (Fecha Fin, Fecha Inicio)

      Esta expresión se remplazará como: time_diffdays(a,b), que significa diferencia de días entre un tiempo a y un tiempo b.

      Puedes remplazar la a con la opción de 'Usar función > Hoy', y remplazar la b con 'Usar campo > Fecha de creación'. Es decir, el CRM va a contar los días que hay desde la fecha de creación del registro hasta el día de hoy, siempre y cuando ese registro esté abierto.

    11. Hacer clic en el botón 'Guardar'.

    12. Pulsa el botón 'Guardar' y quedará lista la tarea automática con su respectiva actualización de campos. Asegúrate de marcar el checklist de 'Activo'.

    13. Hacer clic en el botón 'Finalizar'.

Cuando vuelvas al módulo para el cual creaste la tarea automática, verás que el campo Días ya tiene un valor númerico (al ser el primer día, es 0), pero que según la condición que hayas puesto (primer guardado, cada vez que se modifique o horario) el CRM verificará dichas condiciones y ejecutará la tarea. Si es diario por ejemplo, puedes ver que cada día que pase, ese número va a ir aumentando

Si quieres ver la lista completa de registros y que aparezca la columna de días (para llevar el orden de casos con más o menos días abiertos) puedes crear un filtro. Solo asegúrate que en la selección de columnas incluyas ese campo

Así se verá tu nuevo listado de registros (o Casos, en este ejemplo) y puedes tener el dato de cuántos días lleva abierto de forma más sencilla y visible

  • ¿Cómo calculo la edad de mis clientes?

    Calcular la edad de tus clientes es un proceso que solo podrá ser realizado en su totalidad por un usuario que tenga privilegios de administrador. Esto, debido a que las configuraciones que se realizaran únicamente pueden hacerlas los usuarios que cuenten con estos privilegios, como configuración de campos y demás.

    Por ende, debes tener en cuenta que para poder calcular dicha cifra, es necesario activar el campo 'Fecha de nacimiento' y crear el campo 'Edad' en el CRM. Para realizar el proceso, debes ingresar al artículo a continuación:

  • ¿Cómo le notifico al usuario que debe completar un campo obligatoriamente?

    Haz clic en el artículo a continuación para conocer esta tarea automática:

  • ¿Cómo crear una tarea para negocios recurrentes?

    Haz clic en el artículo a continuación para conocer esta tarea automática:

  • ¿Cómo asignar leads equitativamente?

Haz clic en el artículo a continuación para conocer esta tarea automática:

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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