CONTENIDO
Preguntas frecuentes:
1. Generalidades
Es importante que sepas que solo un usuario con privilegio de administrador puede habilitar o deshabilitar este módulo.
2. Activar módulo Importador
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic sobre el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Presiona el menú 'Estudio' y luego 'Administrador de módulos'.
Ubica el módulo 'Importador' y selecciona la casilla de manera que, se marque el check en azul.
Se mostrará un mensaje de confirmación de que el módulo fue habilitado.
Ahora refresca la página con la tecla F5 de tu teclado y dirígete al menú 'Todas', allí podrás encontrar disponible el acceso al 'Importador'.
3. Agregar registros
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el menú 'Todas' y luego en 'Importador'.
Presiona el botón 'Agregar registro'.
Ingresa la información en los campos correspondientes:
Módulo a importar: Hace referencia al módulo que deseas subir la información.
Asunto: Nombre de referencia para el registro que se va a realizar. Por ejemplo, si se van a subir negocios, el asunto podría anotarse como "Lista de negocios 1".
Hora inicial/ Hora final:
Ejecutar inmediatamente: Al marcar este check, tu lista se incluirá como prioridad en el proceso de cargue de nuestro servidor, validando que el proceso está en ejecución al crear un registro de referencia en el módulo a importar.
URL: En caso de que tengas tu archivo Excel CSV guardado en drive, puedes copiar el enlace público en este campo para realizar la carga.
Seleccionar archivo: Te permite seleccionar desde tu PC el Excel CSV con los datos que vas a importar.
Nota: el nombre del archivo NO PUEDE TENER ESPACIOS.
Como te mencionamos anteriormente, la extensión del archivo Excel debe ser CSV, para evitar errores al momento de realizar los diferentes cargues de información en los demás artículos.
Presiona el botón 'Guardar'. Luego, visualizarás el resumen de la importación:
Haz clic sobre la pestaña 'Mapeo', allí debes ingresar los datos del módulo a importar siguiendo el ejemplo que te mostramos en la siguiente imagen:
No olvides marcar la casilla de 'Referencia', esto para crear una sola lista que contenga estos campos.
Nota: Si tienes dudas sobre el mapeo de campos, comunícate con soporte@datacrm.com
Haz clic en 'Guardar' y se mostrará un mensaje que confirma que el proceso fue exitoso. Luego, da clic en 'Aceptar'.
Clic sobre la tercera fase 'Detalles'. Allí verás un resumen del proceso que acabas de llevar a cabo.
Sabrás que tu archivo se cargó correctamente cuando el porcentaje de avance se encuentre en 100. El proceso te puede tomar hasta 24 horas para que el archivo termine su importación. Aun así, si deseas que se ejecute inmediatamente, puedes comunicarte con nuestro equipo de soporte para realizarla de forma inmediata.
Al mismo tiempo, el archivo que se haya subido originalmente para realizar el proceso se eliminará del servidor de tu plataforma para ahorrar espacio y memoria, que podrás disponer en otros procesos, por lo que no importa cuántos archivos subas, tu CRM jamás se sobrecargará.
4. Función duplicar mapeo
Con esta función, tendrás la posibilidad de duplicar el mapeo, conservando las características de otras importaciones, facilitando y agilizando el cargue de la información a tu CRM.
Nota: Solo es posible duplicar el mapeo si el registro del importador que vas a usar corresponde al mismo módulo. Esto debido a que los campos no son iguales en cada módulo.
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en 'Todas' y luego en 'Importador'.
Accede a uno de los registros que hayas creado anteriormente y desees duplicar.
Allí visualizarás los campos mapeados y las características que posee dicho registro.
Presiona el botón 'Duplicar', que está ubicado en la parte superior derecha de esa pantalla.
El sistema te creará otro registro idéntico al original.
Renombra el duplicado, ya que conserva las mismas características y es necesario diferenciarlo del original.
Cargar el archivo que vas a importar a tu CRM dando clic en el botón 'Seleccionar archivo'.
Haz clic en el botón 'Guardar'.
Presiona sobre la pestaña 'Mapeo' que será igual al del registro original.
Presiona la pestaña 'Detalles' y verás que el mapeo quedó duplicado correctamente y conservará las mismas características del original.
5. Editar o eliminar importación
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Elige el menú 'Todas' y luego 'Importador'.
Ubica la importación que deseas editar o eliminar.
Visualizarás tres iconos:
Completar detalles: Al hacer clic allí te llevará a las fases de importación para que ingreses otros detalles o información.
Editar: Al hacer clic allí, el sistema te llevará al primer paso de la importación y podrás retomar el proceso y editar la información que desees.
Eliminar: Al hacer clic allí, el sistema te preguntará si estás seguro de realizar esta acción.
Da clic en el botón 'Sí'.
6. Importar tickets o cotizaciones
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el menú 'Todas' y luego en 'Importador'.
2. Presiona el botón 'Agregar registro'.
3. Ingresa la información en los campos correspondientes:
4. Asigna los módulos relacionados
Si manejas dos tipos de moneda y dos tipos de impuesto, debes cargar los archivos de forma independiente y configurar tu CRM.
Campo moneda:
En tu documento debes ingresar el dato que está configurado en el CRM, para ver esta configuración sigue los pasos:
Ingresa a la configuración del CRM
En el menú lateral selecciona Otras configuraciones > Moneda
En este ejemplo. Si vas a importar en dólares, debes ingresar el número 2 en tu documento de Excel.
En el documento CSV que vas a cargar se deben crear dos columnas: `base_currency` y `id_currency`.
Los datos que debes mapear en este documento son:
- Nombre
- Asignado
- Valor
- Base_currency
- Id_currency
Base_currency
En esta columna se indica si el producto tiene una moneda base asignada:
- `0` - No tiene moneda base
- `1` - Sí tiene moneda base
Recuerda que también debes seleccionar esta opción en el módulo de precios de los productos.
Id_currency
En esta columna se indica cuál es la moneda necesaria, marcando las casillas según corresponda a las monedas registradas en tu CRM. Por ejemplo:
- `1` - Peso Colombiano
- `2` - USD Dólar
- `3` - Peso Mexicano
Asegúrate de marcar las casillas correspondientes en el módulo de precios de productos, tanto en la casilla de moneda como en la de moneda base.
Nota: Siempre debe existir una `base_currency` configurada en el CRM.
Recuerda: Un producto solo puede tener el mismo valor en `id_currency`.
Campo Impuesto:
Dirígete a Otras configuraciones > Impuestos
Al importar tu documento, se aplicará la opción que hayas seleccionado en este apartado.
5. Mapea el módulo de productos
Los campos que debes mapear son:
Nombre ( ProductName)
Cantidad (Qty)
Precio ( ListPrice)
En la casilla de moneda, debes seleccionar la opción de `id_currency` para que el sistema identifique cuál será el campo activo en este espacio.
Al ingresar estos datos, todo estará listo para que aparezcan en tu cotización.
7. Preguntas frecuentes:
¿Cómo funciona el cargue de información para Negocios cuando es tipo 'Lista desplegable?
Si quieres hacer una importación masiva de negocios cuando es tipo lista desplegable, la recomendación es que el nombre dentro del archivo .CSV sea el mismo que aparece en la lista desplegable, para que el CRM no tenga problemas en identificarlo.
Para verificar cuáles son los ítems, ingresa a tu CRM y lleva a cabo los siguientes pasos:
Clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Presiona el menú 'Estudio' y luego 'Editor de listas desplegables'.
Escoge la siguiente información:
Seleccionar módulo: Negocios
Seleccionar lista desplegable en Negocios: Por ejemplo, Lista de productos
Diseña tu base de datos:
En este caso los valores de la lista son: Negocio de prueba y Negocio de prueba 2, por lo que así deberán llamarse los negocios que vayas a cargar en el archivo .CSV, ejemplo:
Nota: cuando guardes el archivo, el nombre de este NO PUEDE TENER ESPACIOS.
El paso a seguir es mapear los campos dentro del Importador y una vez se carguen los negocios, si los escribiste tal cual aparecen en la lista desplegable verás que la importación se realiza correctamente.
¿Cuánto tiempo toma el proceso de importación del archivo?
El proceso te puede tomar hasta 24 horas para que el archivo termine su importación. Aun así, si deseas que se ejecute inmediatamente, puedes comunicarte con nuestro equipo de soporte para realizarla de forma inmediata.
¿Cómo importar listas de precios?
Para importar una lista de precios, haz clic en el siguiente botón:
¿Cómo exportar una base de datos?
Si deseas exportar una base de datos, puedes hacerlo haciendo clic en el botón a continuación:
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
