Existen algunos campos dentro de la creación de negocios, empresas, contactos y demás, cuya información no es obligatoria. Es decir, si omiten llenar estos campos, el formulario se enviará de forma exitosa. Esto se debe a que, al iniciar el proceso de registro, no todos los clientes tienen la información completa. Y se espera que a lo largo del proceso esta información se complete.
Sin embargo, a veces se olvida completar algunos campos y al final del proceso de venta la información se encuentra incompleta. Por ello, crearemos una tarea automática que, a la hora de llevar a cabo una acción con un campo como (ej: cambiar de fase de venta), nos notifique que dicha información es obligatoria y debe ser completada. De lo contrario, no se podrá llevar a cabo la acción de forma exitosa.
Paso 1. Crear tarea automática: notificación
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el engranaje, y luego en 'Configuración CRM'.
Despliega el menú 'Otras configuraciones' y luego haz clic en 'Tareas automáticas'.
Presiona el botón 'Nueva tarea automática'.
Completa el formulario de creación de tarea automática ingresando la información a continuación:
Módulo: Selecciona el módulo donde se ejecutará la tarea, en este caso es Negocios
Descripción: Agrega los detalles de la tarea.
Indica cuando ejecutar esta tarea automática: Marcar la opción según la función que le quieras dar. Da clic aquí para conocer la funcionalidad de cada opción:
Presiona el botón 'Siguiente'.
Completa las condiciones de tu tarea.
Ej: Cada vez que un negocio pase a la fase de venta 'propuesta comercial'.
Presiona el botón 'siguiente' y en la parte superior da clic en Agregar tarea
Haz clic en el botón 'Agregar tarea' y luego en la opción 'Crear notificación'.
Añade un título a la tarea y agrega los campos que necesites solicitar obligatoriamente al pasar de fase de venta.
Presiona el botón 'Guardar' y luego 'Finalizar'.
La tarea ha sido creada exitosamente, ahora debes comprobar su funcionamiento.
Paso 2. Prueba tu pop up
En este caso, debemos revisar que al cambiar la fase de venta a “propuesta comercial” se debe activar automáticamente una ventana emergente o pop up si los campos NIT, línea de negocio y origen, están incompletos.
Al hacer esta acción, el sistema inmediatamente te notificará que debes completar estos campos, ya que son obligatorios para avanzar con el negocio.
De esta manera verificamos que la tarea se ejecuta de forma adecuada.
3. Preguntas frecuentes
¿Es posible configurar un segundo pop up automático que se active según la opción seleccionada en el primero?
Sí, es posible. Siguiendo el ejemplo que hemos usado en este paso a paso:
Si quieres que se muestre una nueva ventana (pop up) solicitando más información dependiendo de la opción seleccionada en el campo “Línea de negocio”, solo necesitas crear una nueva tarea automática de notificación, como hiciste en el paso 1.
Por ejemplo:
Si el usuario elige “Línea A”, puedes configurar que se active automáticamente un nuevo pop up que indique que ese negocio debe ser asignado a un responsable.Entonces, nuevamente creas la tarea automática y añades la descripción correspondiente.
Defines que la condición que quieres que lance el pop up. En este ejemplo colocaré lo siguiente:
Das siguiente y agregas la tarea de "Crear notificación" con su respectivo título y agregas el campo que necesitas se llene obligatoriamente, en este ejemplo usaremos: "Asignado a".
Das clic en Guardar y finalizar.
Lo pruebas ¡y listo!
¿En qué módulos puedo hacer este tipo de automatización?
Para el módulo de negocios y casos
¿Cómo puedo saber más sobre tareas automáticas?
Haz clic en el artículo a continuación para conocer todo sobre las tareas automáticas:
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
