CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Crear una cotización estándar

  3. Editar o eliminar cotizaciones

  4. Crear un formato de cotización personalizado

  5. Personalizar un formato de cotización del CRM

  6. Descargar una cotización en pdf

  7. Preguntas frecuentes

  1. Generalidades

El CRM te ofrece múltiples opciones de formatos de cotización que se acomodan a las necesidades de tu empresa. Si tu compañía cuenta con varias líneas de negocio, dentro del CRM puedes crear diferentes plantillas para cada una de estas líneas y sólo basta con tenerlas activas dentro de las plantillas de formatos.

Allí puedes crear formatos de cotización de acuerdo con los intereses de tu empresa o, bien sea, editar formatos personalizados teniendo como apoyo una plantilla estándar que encuentras ya creada en el CRM.

Además, una de las grandes ventajas, es que el CRM te permite relacionar información de otros módulos con tus cotizaciones como lo son, otras cotizaciones, Productos, Negocio, Clientes o Contactos. Es decir, si necesitas mostrar información importante de estos módulos dentro de tus cotizaciones, lo puedes llevar a cabo a través del 'Editor de plantillas'.

2. Crea una cotización estándar

Para crear una cotización cuentas con dos opciones:

  • Asignarla directamente a un Negocio.

    1. Hacer clic sobre el Negocio al que deseas asignar una cotización. Y encontrarás el resumen de tu negocio.

    2. Da clic en la pestaña 'Cotizaciones' y luego en 'Agregar cotización'.

  • Directamente en el modulo de Cotizaciones.

    1. Ingresa al CRM y haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.

    2. Hacer clic en el botón 'Agregar cotización'.

      Desde cualquiera de las opciones escogidas, puedes continuar con los pasos a continuación:

    3. Diligencia los datos de tu cotización:

      Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Asegúrate de que estén correctamente diligenciados para que la cotización se cree de forma exitosa.

      • * Asunto: Ingresar nombre, código, o número de cotización

      • Los campos 'Empresa', 'Nombre de contacto' y 'Negocio' cuentan con cuatro herramientas básicas:

      • Eliminar; Si deseas borrar la información seleccionada.

      • Tipo de búsqueda: Debes escribir las iniciales del dato a buscar y el sistema te brindará la lista relacionada para que selecciones la empresa, contacto o negocio deseados.

      • Válido hasta: Seleccionar fecha o plazo de vencimiento de cotización.

      • * Estado de la cotización: Seleccionar entre 'Creado', 'Aceptado' o 'Rechazado'

      • * Asignado a: Seleccionar el usuario del CRM que se encargará de hacer el seguimiento a la cotización.

      • Introducción cotización

      • Descripción

      • Términos y condiciones

      • AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad)

      • Impuesto al consumo 8%

      • Tipo evento

      • Detalles de la dirección: Dirección, Ciudad y País.

      • Información específica: Imagen del producto

      • Detalles del elemento

      • Nombre del elemento: Da clic en el icono 'Producto' y te llevará al módulo 'Productos' y seleccionar el producto.

        Si deseas agregar más productos a tu cotización, sólo debes hacer clic en el botón 'Agregar producto' o 'Agregar servicio' dependiendo de la actividad de tu empresa.

      • Moneda

        • Cantidad: Diligenciar la cantidad de productos

        • Precio: Modificar el precio si así lo desea.

      • Tipo de impuestos: Grupo o individual

    4. Una vez diligenciada toda la información, debes hacer clic en el botón 'Guardar'. Luego, podrás ver el resumen de tu cotización.

3. Editar o eliminar cotizaciones estándar

Para editar una cotización, puedes llevarlo a cambo de dos maneras:

  • Directamente desde un Negocio.

    1. Hacer clic sobre el Negocio cuya cotización quieres modificar. Y encontrarás el resumen de tu negocio.

    2. Hacer clic en la pestaña 'Cotizaciones' y ubicar la cotización a modificar.

    3. Hacer clic en el icono 'Editar'.

  • Directamente en el modulo de Cotizaciones.

Sólo es posible eliminar una cotización desde el módulo de cotizaciones.

  1. Hacer clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.

  2. Ubicar la cotización que deseas modificar y hacer clic en el icono 'Editar' o 'Eliminar' según su interés.

    Se abrirá nuevamente el formulario de creación de una cotización.

  3. Modificar la información que desees y hacer clic en el botón 'Guardar'.

4. Crear un formato de cotización personalizado

Si tu empresa cuenta con diferentes líneas de negocio, o simplemente desea adaptar el formato de cotización a tu propia marca, puedes hacerlo desde el editor de plantillas de formatos.

Allí, no solo puedes cambiar o modificar el tipo de información que deseas que contengan tus cotizaciones, también puedes personalizar el formato de la cotización según tu marca en cuanto a la imagen, colores, tipo de letra y demás.

Para llevar a cabo este proceso, sigue los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el icono de herramienta y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Desplegar la pestaña 'otras configuraciones' y hacer clic en 'Plantillas de formatos'.

    Podrás encontrar las diferentes plantillas que le ofrece el CRM.

  3. Haz clic en el botón 'Agregar plantilla'

  4. Diligencia y seleccionar los datos requeridos:

    Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Asegúrate que estén correctamente diligenciados para que la cotización se cree de forma exitosa.

    • Información básica:

      • Plantilla: Asignar nombre a su plantilla.

      • Descripción

      • Módulo: Seleccionar el módulo 'Cotizaciones' y luego la información que irá relacionada a este.

      • Módulos relacionados

      • Bloque de productos

      • Información de empresa

      • Información del usuario

      • Estado: Seleccionar 'Activo' si deseas que su plantilla esté activa y dispuesta a uso en el CRM. O 'Inactivo', si deseas lo contrario.

      • Color fondo de las celdas: Escoge el color que desees.

    • Propiedades: Podrás personalizar la presentación de su cotización escogiendo a gusto el formato de la página, orientación, márgenes, y marca de agua de la cotización. En este último caso, puedes escoger el logo de tu empresa.

    • Plantilla: Redactar el cuerpo, encabezado y pie de página que deseas para tu cotización. Puedes escoger diferentes estilos, tamaños, fuentes y formatos de letra.

  5. Una vez hayas terminado de crear tu propia plantilla de cotización, haz clic en el botón 'Guardar'. Y se mostrará una vista resumida de tu formato.

    De ahora en adelante, podrás encontrar y contar con este formato a la hora de descargar o enviar una cotización. Siempre y cuando este se encuentre activo, para cerciorarte de este paso, haz clic aquí.

    ¡Listo! Puedes repetir este proceso la cantidad de veces deseadas. Y podrás contar con diversas plantillas que se adapten a las necesidades de tu empresa, clientes y negocios.

5. Personaliza un formato de cotización del CRM

Si estás conforme con conservar los formatos de cotización que te brinda el CRM, y sólo quieres modificar detalles muy puntuales, ya sea cambio de logo o modificar un dato; puedes hacerlo. Sólo debes seguir los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el icono de herramienta y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Desplegar la pestaña 'otras configuraciones' y hacer clic en 'Plantillas de formatos'.

    Podrás encontrar las diferentes plantillas que le ofrece el CRM.

  3. Selecciona la plantilla del CRM que quieres editar. Por ejemplo: 'Estándar'. Hecho esto, verás el resumen de la plantilla.

  4. Haz clic en el botón 'Editar'.

    Encontrarás los mismos campos de creación de plantillas.

  5. Modifica la información que desees según tu interés o el de tu empresa, como la imágen, color de celdas, tipo de fuente y demás.

  6. Hacer clic en el botón 'Guardar'. Y visualizarás el resumen de tu plantilla junto con los cambios efectuados.

6. Descargar una cotización en PDF

Para descargar una cotización, cuentas con dos opciones:

  • Directamente desde un Negocio.

    1. Hacer clic sobre el Negocio cuya cotización quieres descargar. Y encontrarás el resumen de tu negocio.

    2. Hacer clic en la pestaña 'Cotizaciones'.

    3. Ubicar la cotización deseada y hacer clic en el icono 'Descargar'.

  • Directamente en el modulo de Cotizaciones.

    1. Ingresa al CRM y haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.

    2. Hacer clic sobre la cotización que desees descargar. Se mostrará el resument de tu cotización.

    3. Hacer clic en el botón 'Más' y luego en 'Exportar a PDF'.

      Desde cualquiera de las opciones escogidas, puedes continuar con los pasos a continuación: ç

      Se despliega una pestaña de formatos.

    4. Seleccionar el formato o la cantidad de formatos que desees.

    5. Hacer clic en el botón 'Exportar a pdf'. Y se descargará en tu ordenador.

    6. Buscar el documento en la cinta de descargas y dar clic. Y finalmente, podrás visualizar tus cotizaciones.

7. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo enviar una cotización?

    1. Haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.

    2. Selecciona la cotización que deseas enviar. Luego se mostrará el resumen de tu cotización.

    3. Da clic en el botón 'Más' y luego en 'Enviar correo con PDF'.

      Se abrirá una pestaña con plantillas de formatos.

    4. Selecciona el formato de cotización que deseas.

      Puedes seleccionar más de un formato a la vez.

    5. Clic en 'Generar y enviar'. Luego, se desplegará una pestaña de plantilla de correo.

    6. Diligencia la información de envío.

      • En el campo 'Para' debes ingresar los destinatarios. Puedes ingresar más de un destinatario a la vez.

      • Asunto: Diligenciar el asunto del correo.

      • Adjunto: La cotización seleccionada se encuentra adjunta por defecto. Sin embargo, puedes adjuntar más archivos si lo deseas:

        • Desde el ordenador: Hacer clic en el botón 'Seleccionar archivos'. Luego, debes buscar en las carpetas de tu ordenador el archivo que deseas enviar y haces clic en el botón 'Abrir'.

        • Desde el CRM: Hacer clic en el botón 'Navegar por el CRM'. Se desplegará el módulo 'Documentos' de tu CRM y allí podrás seleccionar el documento extra a adjuntar en tu correo.

      • Plantilla de correo: Redactar el mensaje que llevará el correo.

    7. Clic en el botón 'Enviar' ¡y listo!

Recuerda que desde la App Móvil de DataCRM también puedes crear y enviar tus cotizaciones.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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