CONTENIDO
1. Generalidades
Alegra, un software contable y de facturación para las empresas, se integra con DataCRM para sincronizar las facturas y cotizaciones, para ayudarte a contar con información actualizada en ambos sistemas.
Por una parte, podrás hacer tus cotizaciones en el CRM y enviarlas a Alegra para generar desde allí las facturas correspondientes y por la otra podrás enviar tu información de facturación al CRM.
Así podrás tener lo mejor del CRM, haciendo seguimiento a tus negocios y cotizaciones mientras mantienes tu información administrativa al día en Alegra. A continuación te indicaremos el paso a paso para poderlo lograr.
2. Activar módulo 'Alegra' en el CRM
Antes de realizar la integración, debes asegurarte que el módulo se encuentre activo siguiendo la ruta engranaje>Configuración CRM> Estudio>Integración>Alegra.
Si el módulo 'Alegra' no se encuentra en la lista de integraciones, sigue los pasos a continuación:
Presiona el módulo 'Estudio' y luego haz clic en 'Administrador de módulos'.
Ubica el módulo 'Alegra' y selecciona la casilla. De tal manera que se marque el check en azul.
3. Luego, aparecerá un mensaje de confirmación que indica que el módulo se activó correctamente.
4. Ahora, solo debes recargar la página y en el menú 'Integración' visualizarás el módulo.
3. Proceso de integración
Para la integración debes seguir los pasos a continuación:
Crear una cuenta en Alegra
Para hacer el proceso de integración, debes tener una cuenta en la plataforma Alegra. A continuación encuentras el paso a paso:
Ingresa a la página haciendo clic aquí
Presiona el botón 'Empieza gratis'.
Ingresa tus datos.
Si posees una cuenta Google, puedes hacer clic en el botón 'Inicia sesión como...', y la cuenta se creará automáticamente, sin necesidad de ingresar información y agilizando el proceso.
Correo: Ingresar el correo del CRM.
Asigna tu clave: Ingresar la clave que desees.
Seleccionar el país que corresponda.
Presiona el botón 'Crear cuenta'. Luego, te mostrará un mensaje de bienvenida.
Escoge tu actividad económica.
Te llevará a un formulario de acuerdo al tipo de actividad escogida.
Ingresa los datos en el formulario según tu tipo de actividad y sector. Luego, presiona el botón 'Siguiente'. Te llevará a la página de inicio de tu cuenta, así verificando que la cuenta fue creada exitosamente.
Generar una clave o API KEY desde tu cuenta de Alegra
Para ello, debes ingresar a Alegra con un usuario administrador y seguir los pasos a continuación:
Haz clic sobre el nombre de usuario que se encuentra en la parte superior derecha y luego en 'Configuración'.
Allí encontrarás varios recuadros con diferentes servicios.Ubica el recuadro 'Integraciones', y haz clic sobre la opción 'Integración manual- API'.
Luego te aparecerá una nueva ventana donde relaciona la información que necesitamos como lo es el usuario y el token.
Integrar con el CRM
Para llevar a cabo este proceso, debes realizarlo desde tu cuenta del CRM. Una vez allí, debes seguir el paso a paso a continuación:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Despliega el menú 'Integración' y luego haz clic en 'Alegra'.
Presiona el recuadro 'Alegra'.
Aparecerá una ventana con el formulario de ingreso.
Registra los datos de tu cuenta Alegra.
Correo: Correo de registro en Alegra.
Token: Token obtenido en Alegra. Haz clic aquí para saber cómo obtenerlo.
Asignado a: Selecciona el usuario del CRM al cual se asignará la integración.
El CRM se conectará automáticamente.
Haz clic en el segundo paso 'Sincronización' y luego en el botón 'Sincronizar'.
Haz clic en el paso 'Proceso' y podrás visualizar todo lo que la herramienta sincronizó. Debes estar atento al momento en el que te aparezca el pop up de sincronización finalizada.
Una vez todo esté actualizado, podrás verlo reflejado en los módulos de Empresas, Factura y Productos.
4. Creación de cotizaciones desde el CRM para sincronizarlas con Alegra
Ingresa al CRM y continua el paso a paso:
Haz clic en el menú 'Todas' luego en 'Cotizaciones'.
Presiona el botón 'Agregar cotización'.
Ingresa la información en el formulario.
Para esto es importante que el campo "Válido Hasta" esté diligenciado y el "Estado de la Cotización" esté aceptado.
Haz clic en el botón 'Guardar'.
Para rectificar que la cotización que acabas de crear se encuentra efectivamente en la plataforma de Alegra, debes:
Ingresa a Alegra
Haz clic en el menú 'Ingresos' que se encuentra en el panel de la izquierda y luego en 'Cotizaciones'.
Allí, aparecerá la cotización creada anteriormente.
No olvides que cuando Anulas una factura son actualizadas en ambas herramientas.
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
