CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Proceso de integración

  3. Preguntas frecuentes:

1. Generalidades

Esta integración está hecha para enviar los leads de diversos lugares de DataCRM a RD Station, lo cual, te ayudará a tener una gestión más eficiente de los negocios. Así mismo, puedes escoger sincronizar la información entre DataCRM y RD Station para mantener la misma información en los dos sistemas de forma bidireccional.

Para llevar a cabo correctamente este proceso, debes tener clara la información, funcionalidades, y ventajas que la integración entre RD Station y DataCRM pueden traer para ti.

  • ¿Qué información puedo sincronizar?

Al hacer la integración con RD Station, cuando conviertes el lead en oportunidad desde esta plataforma, puedes crear un contacto, una empresa o un negocio en DataCRM, de acuerdo a la configuración y mapeo que hayas hecho en la integración.

Por otro lado, puedes enviar la información que tienes o que vas a crear en DataCRM a RD Station. Los registros que se pasen van a estar referenciados al contacto, esto quiere decir que toda la información que tengas mapeada se va a sincronizar teniendo en cuenta la información asociada al contacto, dado que es el registro principal en RD Station.

Nota: Recuerda que si no quieres enviar tu contacto a RD Station, debes marcar el check del campo 'No enviar correo' ubicado en el módulo de 'Contactos'.

2. Proceso de integración

Una vez hayas comprendido la herramienta, puedes continuar iniciando el proceso de integración entre RD Station y DataCRM, el cual se dividirá en tres fases importantes:

  1. Primera Fase: Identificar los campos o la información que quieres sincronizar entre RD Station y Data CRM.

  2. Segunda Fase: Iniciar el proceso de integración.

  3. Tercera fase: Importar mi base de leads de RD Station.

Primera Fase: Identificar los campos o la información que quieres sincronizar entre RD Station y Data CRM.

En el video a continuación encontrarás el proceso ejemplificado para llevar a cabo esta primera fase. Aun así, a lo largo de artículo encontrarás el paso a paso.

1) Ingresar a tu cuenta de RD Station.

2) Hacer clic en el módulo 'Convertir' y se desplegará una lista de opciones.

3) Hacer clic en la opción "Campos personalizados", la cual te llevará a una lista general de campos.

4) Hacer clic sobre el botón azul en la parte superior derecha llamado "Crear campo personalizado".

5) Ingresar el nombre del campo de DataCRM que deseas integrar con RD Station. Por ejemplo, etapas de venta.

6) Escribir un enunciado. (Puede ser el mismo valor del nombre de campo).

7) Seleccionar un tipo de campo de acuerdo al nombre del campo que hayas escogido dentro de DataCRM.

Importante: Si escogiste 'Listas desplegables' como tipo de campo, debes tener en cuenta que las opciones que vayas a ingresar deben ir escritas tal cual aparecen dentro del CRM. Debes respetar mayúsculas, minúsculas, espacios y puntuación.

¡Ojo! Debe haber compatibilidad entre las tipologías de campos que se están sincronizando, es decir, debe mapearse dos tipos de campo iguales. Por ejemplo: tipo texto con tipo texto.

8) Hacer clic en el botón "Guardar y terminar".

Así mismo, puedes llevar a cabo este proceso con otros campos del CRM que desees integrar.

Segunda Fase: Iniciar el proceso de integración

A continuación encontrarás un video con el paso a paso o bien puedes seguir las instrucciones que se presentan a lo largo del artículo.

1) Hacer clic sobre el engranaje de configuración ubicado en la parte superior derecha.

2) Seleccionar la opción "Configuración CRM".

3) Dirigirse a la columna de 'Configuración' que se despliega a la izquierda y hacer clic en el campo de "Integración".

4) Hacer clic sobre la opción "RD Station" donde te lleva al paso 1 (Conexión RD Station).

5) Hacer clic sobre el ícono azul de RD Station para empezar la integración y se abrirá una ventana de acceso a RD Station.

6) Ingresar los datos de tu cuenta de RD Station.

7) Hacer clic en "Entrar". Posterior a ello, la ventana se cerrará automáticamente y te llevará al paso 2 (Mapeo de campos RD Station).

8) Hacer la sincronización de DataCRM a RD Station.

Encontrarás dos opciones antes de mapear los campos. Estas son:

  • "Permitir enviar la información de DataCRM a RD Station", cuya función principal es sincronizar la información entre RD Station y DataCRM. Adicionalmente, te garantiza que todos los contactos que registres en DataCRM se migren a RD Station.

Si deseas que algunos contactos no se sincronicen a RD Station, debes marcar el check "No enviar correos" que se encuentra en el módulo de contactos. En caso de que no encuentres este campo, puedes activarlo desde la edición de módulo como usuario administrador.

  • "Permitir enviar la información de información a RD Station desde" : te permite definir la fecha desde la cual quieres que se migren los contactos que se hayan creado antes de la integración de DataCRM a RD Station.

9) Relacionar los campos de tu CRM con los de RD Station. En este paso verás los campos que tienes activos en el módulo de Contactos, Empresas y Negocios. Los campos básicos del contacto se relacionan de forma automática mientras los campos adicionales debes mapearlos uno a uno.

Pata hacer el mapeo de campos se presentan 3 columnas en las cuales vas a seleccionar y/o ingresar información a continuación:

  • DATACRM: Allí escogerás el campo que quieres completar en el módulo de DataCRM.

  • RD Station: Allí debes seleccionar campo con el que el módulo de DataCRM está relacionado dentro de RD Station.

  • Valores por defecto: Allí puedes ingresar información si quieres que los campos tengan un valor por defecto cuando se creen los registros.

Para añadir los campos que no se visualizan pero que ya tienes creados en DataCRM solo debes dar clic en el botón "Agregar condición", entonces podrás relacionarlos con los que tienes en RD Station.

En caso de que no lo necesites, puedes establecer un valor por defecto.

Nota: Si no llegaste a completar la información en los campos obligatorios del sistema, este te arrojará una alerta para saber el campo que te hace falta llenar.

En el caso del campo de 'Negocio', puedes utilizarlo como tipo lista o producto. Para esto debes tener creadas las listas desplegables en RD Station con las opciones de la lista o de productos que tienes en DataCRM, te hablaremos de los campos más adelante.

En cuanto al campo de 'Fecha estimada de cierre', el número que se asigna en el valor por defecto, es la cantidad de días que se van a contar a partir de la creación del registro para cerrar el negocio.

10) Una vez hecho esto, te llevará al paso 3 (Registro de errores) donde se muestran los errores al enviar información desde el CRM a RD Station. De lo contrario, aparecerá un mensaje en azul que te confirmará que la integración se realizó con éxito.

En caso de que no sea claro el error que reporta el sistema, repórtalo a nuestro equipo de soporte a través del chat para que te ayuden a identificarlo.

Tercera fase: Importar mi base de leads de RD Station

Si ya tienes una base de datos establecida en RD Station y necesitas llevar esta información a DataCRM marcando tu base de datos como oportunidad, la idea es obtener un archivo .csv con esta información para poder hacer la importación en DataCRM.

A continuación, encontrarás un video para seguir este proceso. Sin embargo, podrás encontrar el paso a paso de la importación a lo largo del artículo.

Para importar la base de datos de RD Station a DataCRM debes seguir los pasos que encontrarás a continuación:

Debes hacer esta importación si tienes una base de datos establecida en RD Station y necesitas llevar esta información a DataCRM marcando tu base de datos como oportunidad.

  • Todo comienza dentro de RD Station.

1) Ingresa a tu cuenta de RD Station, y dirígete al módulo "Relacionarse" que se encuentra en el menú principal.

2) Hacer clic sobre la opción "Base de Leads".

3) Ubicar el botón "Acciones" que se encuentra en la parte derecha de la pantalla y hacer clic.

4) Seleccionar la opción "Exportar Base de Leads" y se abrirá una pequeña ventana de exportanción.

5) Escoger todos los campos que sean necesarios obtener para crear los 'Contactos', 'Empresas' y 'Negocios' en DataCRM. Allí puedes seleccionar los campos personalizados que hayas creado haciendo clic en el check.

Es muy importante que se marque la casilla de URL pública, debido a que con esta se hará la actualización de información una vez estén los registros en DataCRM.

6) Hacer clic en el botón "Avanzar".

7) Asignar el correo del usuario al que le debe llegar el archivo.

8) Hacer clic en el botón "Exportar", y luego se abrirá un mensaje que te confirma que el archivo se está preparando.

9) Hacer clic en el botón "Seguir proceso".

10) Revisar en la bandeja de entrada del correo que registraste para descargar la base de datos haciendo clic en el botón "Descargar Exportación".

Tu base de leads aún no está lista para ser importada, faltan unos pocos pasos.

11) Abrir el archivo descargado y verificar que estén los campos que se seleccionaron.

12) Dirigirse al botón "Buscar y seleccionar" de tu Excel y hacer clic.

13) Seleccionar la opción "Reemplazar".

Excel

14) Copiar el enlace http://app.rdstation.com.br/leads/public/ y pegarlo en el campo "Buscar".

15) Hacer clic en el botón "Reemplazar todos" y se abrirá una ventana donde se confirma que se han llevado a cabo los reemplazos.

16) Hacer clic en el botón "Aceptar".

Aceptar reemplazo

Así obtendrás el código único de cada registro que es el Id de RdStation en DataCRM.

17) Dirigirse al botón 'Inicio' en la barra superior izquierda del Excel y luego hacer clic en el ícono de "Guardar como".

18) Escoger la carpeta donde deseas guardar el archivo: Allí debes asignar nombre al archivo y seleccionar como tipo de archivo: ".csv" (delimitado por comas).

19) Hacer clic en el botón "Guardar".

Nota: Para que no hayan errores en la importación, es recomendable que los encabezados de las columnas no tengan espacios.

Ahora sí, el archivo está listo para subirse.

  • Todo finaliza en DataCRM.

1) Ubicarse en el menú y hacer clic en el módulo "Todas".

2) Seleccionar el módulo "Importador" y te llevará a una vista donde quedarán los registros que importes.

Si el módulo "Importador"no aparece allí, debes activarlo. Para ello, debes dirigirte al siguiente artículo.

Una vez el módulo esté activo, puedes retomar el proceso.

3) Hacer clic en el botón "Agregar registro". Allí deberás llenar los campos según el módulo en el que se vaya a hacer la importación.

4) Seleccionar el módulo a importar.

5) Marcar el check "Ejecutar inmediatamente".

6) Agregar un asunto.

7) Seleccionar el archivo (Excel) que creaste.

8) Hacer clic en el botón "Guardar".

Recuerda que si quieres importar a 'Contactos', 'Empresas' y 'Negocios', debes realizar este procedimiento para cada uno de los módulos.

Luego, te llevará a la primera fase de importación (Parámetros), donde verás la información básica y detalle de la importación.

9) Dirigirse a la segunda fase: Mapeo. Allí debes seleccionar los campos que se van a relacionar entre DataCRM y RD Station para cada módulo.

  • Escoges los campos que tienes en DataCRM y los relacionas con los encabezados de las columnas del Excel que subiste.

Es importante que pongas que el campo de Id de RD Station como referencia en el check del lado derecho. Al final guardas la importación y te va a mostrar los detalles.

10) Hacer clic en el botón "Guardar" que se encuentra en la parte inferior derecha de esta fase.

11) Dirigirse a la fase 3 (Detalles). Allí verás los registros creados en la parte inferior.

Detalles de la importación

12) Comprobar que el registro está bien creado. Para ello, debes:

  • Ir al módulo de "Contactos" del CRM.

  • Seleccionar un contacto y entrar al detalle de la información del registro. En la sección "Información específica" podrás verificar que esté el Id de RD Station.

Detalle contacto

Ya con esto se ha terminado la importación de tu base de leads en DataCRM. Ahora, teniendo el check activo, podrás mantener tus bases actualizadas. ¡Has logrado cerrar el proceso de integración!

4. Preguntas frecuentes

  • ¿Se duplican mis empresas y contactos en DataCRM si desmarco y marco nuevamente la oportunidad en RD Station?

No, el CRM valida en el contacto los campos de correo o celular y en la empresa valida el campo de NIT, con el fin de no generar duplicados de los registros. Sin embargo, si desmarcas y vuelves a marcar como oportunidad tu registro el sistema creará un nuevo negocio el cual será asociado a la empresa o contacto.

  • ¿Puedo conocer de dónde provienen mis registros?

Sí, al momento de generar la integración debes tener un campo de tag en tu cuenta de RD Station con la información, el cual debes mapear con el campo de descripción del negocio en el CRM, o si deseas manejar un campo personalizado lo puedes hacer con uno tipo área de texto.

  • ¿Cuántos tags puedo tener en mis registros?

En tus contactos y empresas puedes tener un tag, y en el negocio puedes tener más de uno. Sin embargo, recuerda que DataCRM traerá la información de los tags que tengas en RD Station.

  • ¿Debo crear los registros de Contactos, Empresas y Negocios?

Puedes elegir cuáles registros quieres crear en el lead de RD Station (solo contactos, empresa y contacto, contacto y negocio, etcétera). Solo debes desmarcar el módulo del que no quieres que se generen registros como se muestra en la imagen. Siempre se va a crear el contacto.

  • ¿A qué usuario quedan asociados los registros creados?

Los registros sincronizados quedarán asignados al usuario que realice la integración a menos que se seleccione un usuario diferente o un grupo.

Ahora vas a poder mapear el campo de 'Asignado a' de DataCRM con un campo que tengas en RD Station. Es decir, debes crear un campo en RD Station llamado 'Asignado a' y asignarle las mismas opciones que tengas en los usuarios de DataCRM. Debes tener la misma cantidad de usuarios tanto en DataCRM como en RD Station.

  • ¿Cómo asigno diferentes usuarios a mis leads?

Para este proceso lo primero que tienes que hacer es establecer un grupo de usuarios. Mediante el siguiente botón podrás acceder al artículo en el cual te explicamos cómo crear uno y cuál es su utilidad más allá de esta integración.

Nota: Recuerda que si creas un grupo, también debes añadirlo en tu campo de 'Asignado a' de RD Station.

Una vez tengas establecidos los grupos de usuarios que deseas asignar a tus leads de RD Station debes de realizar el siguiente proceso en el mapeo de datos.

También puedes ver el proceso en el video a continuación:

Todo el grupo de registros (Contacto, Empresa y Negocio) quedará asignado al usuario que haya elegido el proceso aleatorio. Cada nuevo registro se asignará un usuario diferente del grupo de usuarios que has creado.

Nota: Al configurar el 'Asignado a' del contacto, el negocio y empresa tomarán el mismo usuario configuración desde el inicio.

  • ¿Puedo crear más campos en los módulos de DataCRM y en RD Station?

Sí, puedes añadir en un módulo especifico los campos que necesites y luego podrás relacionarlos con sus homólogos en RD Station. Recuerda que los campos deben existir en la dos plataformas. Para crear el campo en el CRM mira el siguiente artículo.

Nota: Los campos adicionales que se añadan a la integración deben ser del mismo tipo para que el dato se envíe y actualice correctamente entre las dos plataformas. En la siguiente sección te contamos como comprobar los tipos de campos que tienes creados en el CRM.

  • ¿Cómo puedo saber qué tipos de campo tengo creados en el CRM?

Para verificar la tipología de un campo debes ir al engranaje de configuración del CRM, hacer clic en 'Estudio', luego seleccionar la opción 'Edición de campos', y finalmente dar clic en el lápiz de edición del campo donde te aparecerá la tipología. A continuación te mostramos un ejemplo:

  • ¿Cómo puedo mapear el campo "Campaña" sin que el cliente vea este campo?

Para mapear este campo, deberás llevar al cabo un proceso de inclusión de código por JavaScript en las landing de RD.

A continuación te explicamos el paso a paso:

1) Ingresa a tu cuenta de RD Station.

2) Dirígete al módulo "Convertir" y luego hacer clic en la opción "Landing Pages".

3) Hacer clic sobre el botón "Crear Landing Page". Aparecerá una vista general de páginas.

4) Seleccionar la landing page "Invitación a un evento".

Aparecerá una pequeña ventana.

5) Asignar un nombre a tu Landing page y hacer clic en el botón "Crear Landing Page".

Te llevará al modo de edición de tu Landing page.

6) Hacer clic sobre los campos del formulario y seleccionar la opción "Editar campos". Se abrirá na ventana donde podrás administrar los campos que desees en tu formulario.

7) Dirigirse al campo de búsqueda y digital la palabra 'campaña'.

8) Hacer clic sobre el campo 'Campaña'. Y este se agregará automáticamente a los campos del formulario.

9) Hacer clic en el botón "Aplicar". Luego, te llevará a la vista del formulario, y allí deberá aparecer el campo que acabas de agregar.

10) Hacer clic en el botón "Guardar". Hecho esto, debes hacer clic sobre la opción "Vista previa" y te llevará a la vista del formulario con el campo "Campaña" incluido.

11) Hacer clic derecho en tu mouse y seleccionar la opción "Inspeccionar".

12) Automáticamente se abrirá la vista HTML de la página.

13) En tu teclado combinar las teclas Ctrl + F y aparecerá una pequeña ventana de búsqueda. Allí deberás digitar la palabra 'Campaña'.

Se resaltará en amarillo el código HTML del campo 'Campaña'.

14) Dirigirse la sección de código llamada 'name' que se refiere al nombre de la campaña. Luego, hacer doble clic sobre el nombre.

15) Hacer clic derecho en tu mouse y seleccionar la opción "Copiar".

16) Cerrar la vista HTML haciendo clic en el ícono cerrar que se encuentra en la parte superior derecha de la misma.

17) Hacer clic en "Cerrar vista previa" y te devolverá al modo editor de tu Landing page.

18) Hacer clic en "Edición avanzada" y aparecerá una ventana de edición.

19) Seleccionar la pestaña "JavaScript en BODY" y borrar el código que aparece allí.

20) Copiar y pegar el código que te mostramos a continuación:

<script type="text/javascript">

$(document).ready(function () {

// Nota - Esta linea es para llenar el campo Campaña

$('input[name="nombre_del_campo"]').val('valor_del_campo');

// Nota - Esta linea es para ocultar los campos

$('input[name="nombre_del_campo"]').parent('div.bricks-form__field').css('display', 'none');

});

</script>

21) Reemplazar los valores "nombre_del_campo" por el que copiaste inicialmente.

"cf_campana"

22) Reemplazar el valor "valor_ del_campo" por el nombre de tu campaña. Por ejemplo: REFERIDOS 2021.

23) Hacer clic en el botón "Aplicar".

24) Hacer clic en el botón "Guardar y avanzar" hasta llegar a la sección "Publicación".

25) Hacer clic en el botón "Publicar".

Luego se genera un mensaje de confirmación junto con el enlace de tu Landing page.

26) Hacer clic sobre el enlace. Y te llevará a la vista final de tu Landing page.

Si lo notas, el campo "Campaña" no aparece dentro del formulario.

Para comprobar que esta información se envía por defecto debes:

  • Diligenciar el formulario y hacer clic en el botón "PREVENTA".

  • Volver a tu cuenta de RDStation y hacer clic sobre el módulo "Relacionarse".

  • Hacer clic sobre la opción "Base de Leads". Allí, deberá aparecer el nombre del lead que acabas de diligenciar.

  • Hacer clic sobre el nombre del lead e ingresar a los detalles del mismo donde encontrarás la información que diligenciaste.

  • Hacer clic sobre el ícono de flecha desplegable hacia abajo. Allí aparecerá la campaña y el nombre de la misma.

Y ¡Listo!, así de sencillo puedes enviar información de tus clientes sin que estos tengan vista de los campos en el formulario.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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