CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Proceso de integración

  3. Preguntas frecuentes


1. Generalidades

Tu CRM tiene un sinnúmero de posibilidades, entre las cuales, está la integración con Zapier. Tal vez ya lo uses, o solo has escuchado de él. Sea cual sea el caso, debes saber que puedes integrarlo con tu CRM y el objetivo de este artículo es que lo aproveches al máximo.

La integración de DataCRM con Zapier te permitirá recibir prospectos generados desde distintas aplicaciones conectadas previamente a esta.

Integrarlo con tu CRM te da la posibilidad de crear Clientes, Contactos y Negocios, a partir de la información capturada en los formularios de las distintas aplicaciones enlazadas.

2. Proceso de integración

  • Paso 1: Crear cuenta en Zapier

Lo primero es crear una cuenta en Zapier, ya sea registrándose normalmente o conectándote con una cuenta de Google o Facebook. Puedes hacerlo dando clic aquí.

Una vez hayas creado tu cuenta, debes hacer una solicitud de conexión al CRM. En el siguiente paso, te enseñamos cómo hacerlo.

  • Paso 2: Solicitud de acceso

Solicita a nuestro equipo de soporte acceso de conexión entre tu cuenta de Zapier y el CRM, enviando un correo electrónico a soporte@datacrm.com. Recibirás respuesta con una invitación que te permitirá hacerlo, por lo que debes aceptar la misma haciendo clic en el botón 'Accept invite & Build a Zap' (Aceptar la invitación y construit un Zap'.)

Te llevará a tu cuenta Zapier.

  • Paso 3: Integración

Sigue los pasos a continuación:

  1. Ingresa a Zapier. Crea una nueva integración de Zapier (Zap) haciendo clic en el botón 'Create a zap'.

  2. Selecciona la aplicación con la cual quieres realizar la integración como trigger app (App que genera), en este caso, tomaremos como ejemplo: Google Sheets.

  3. Escoger disparador de integración: Al escoger Google Sheets como App, te pedirá que escojas el trigger o disparador de esa integración. En este caso, escogimos 'New Spreadsheet Row' (nueva fila).

    Nota: Este trigger o disparador, varía en todas las aplicaciones. Por lo que es necesario que escojas muy bien cuál será el evento que active el Zap (envío de información al CRM) para que una vez esta aplicación se alimente de información, la envíe de forma continua al CRM.

  4. Hacer clic en el botón 'Continue' (Continuar).

  5. Conecta tu cuenta. Se mostrará la opción de escoger cuenta. Aquí conectas una cuenta de Google Sheets en el caso de que te hayas registrado de la forma tradicional. Allí, debes hacer clic en el botó 'Sign in' (Registrarse).

    Si te registraste utilizando Google, Zapier lo detecta automáticamente.

    Se desplegará la ventana de acceso google, donde deberás escoger la cuenta.

  6. Una vez hecho esto. Debes hacer clic en le botón 'Continue' (Continuar).

  7. Escoge hoja de calculo que quieres integrar. Zapier te pedirá que escojas la hoja de cálculo que quieres integrar (te muestra el listado de las que tienes en tu cuenta), puedes seleccionar cualquiera de ellas.

    Así mismo, que escojas la hoja de trabajo dentro de ese archivo.

  8. Hacer clic en el botón 'Continue' (Continuar).

  9. Hacer clic en el botón 'Test Trigger' para que el sistema confirme si tu cuenta está conectada y tu disparado está configurado correctamente.

    El sistema te mostrará que ha encontrado una serie de filas en el documento escogido. Puedes escoger la fila que desees.

  10. Hacer clic en el botón 'Continue' (Continuar).

  11. Escoger la cuenta con la cual deseas hacer la integración. Debes escirbir en el filtro de búsqueda 'DataCRM' y seleccionas DataCRM 2.0.0 que es la que permite más acciones.

  12. Selecciona la acción que activará la integración: 'Crear Cuenta, Contacto y Negocio'.

  13. Hacer clic en el botón 'Continue' (Continuar).

  14. Escoger una cuenta haciendo clic en el botón 'Sign in'.

    Luego, se abrirá una ventana emergente donde te pedirá los datos de acceso de tu CRM.

En este paso, debes pausar, minimizar la ventana emergente y dirigirte a tu CRM. Luego, sigue el proceso que te mostramos en el paso a continuación.

  • Paso 4: Seleccionar datos del CRM

  1. Ingresa a tu cuenta CRM en otra pestaña en tu navegador. Necesitas 3 datos de él:

    • User name: Nombre del usuario de tu CRM que se encuentra en la parte superior derecha.

      O también, puedes hacer clic sobre el usuario y luego en 'Mis preferencias'. Allí también encuentras tu nombre de usuario.

    • Access Key: La "Clave de acceso" que aparece en mis preferencias de usuario. Haces clic sobre tu nombre de usuario, luego en 'Mis preferencias'.

      Allí se desplegará toda la información. Debes descender en la página hasta encontrar el módulo 'Opciones avanzadas de usuario' y allí visualizarás tu clave de acceso.

    • URL: La URL de tu CRM. La cual, puedes hallar en la parte superior del navegador (Solo debes copiar hasta donde se encuentre el nombre de tu compañía)

  2. Copiar los tres datos y pegarlos en la ventana emergente que se abrió en el paso 3, así: 

  3. Hacer clic en el botón 'Yes, Continue' (Sí, Continuar). Y si toda la información está diligenciada correctamente, el sistema la aprobará y te redirigirá al siguiente paso de la integración Zapier.

  4. Hacer clic en el botón 'Continue' (Continuar).

  • Paso 5: Relacionar campos y encender Zap

Aparecerán los campos que están creados en tu CRM. Ahora, lleva a cabo el siguiente proceso:

  1. Relaciona los campos del formulario de la aplicación (en este caso Google Sheets) que estás integrando con los de tu CRM, indicando dónde quieres que se guarde cada dato.

    No es necesario diligenciar toda la información si no la tienes a la mano. Sólo basta con llenar los espacios obligatorios que tienen marcado (Required) para que te permita continuar con el proceso.

  2. Dirígete al final del formulario y haz clic en el botón 'Continue' (Continuar).

    Aparecerá tu cuenta seleccionada y se te mostrará un resumen del mapeo de campos que hiciste entre el CRM y la aplicación a integrar.

  3. Zapier hará una validación de conexión entre la App y el CRM, por lo que debes presionar en Test & Continue.

    Guardará toda la información y la enviará al CRM.

  4. Hacer clic en el botón 'Publish Zap' (Publicar Zap)

    Aparecerá una ventana emergente donde debes confirmar la publicación y te pedirá encender el Zap. Esto para que puedas empezar a recibir información desde la aplicación que se integró.

  5. Hacer clic en el botón 'Publish & Turn On' (Publicar y encender).

    Se desplegará otra ventana donde confirma la integración y te pedirá transferir los datos del documento que hayas escogido al Zap.

  6. Hacer clic en el botón 'Transfer existing data' (Tranferir datos existentes).

    Se migrará toda la información a Zap y podrás visualizarla.

. Hecho esto, puedes añadir otra aplicación o finalizar.

3. Preguntas frecuentes:

  • ¿Tiene algún costo la integración?

    No tiene ningún costo con nosotros. No obstante, debes contar con una cuenta en Zapier. Si no la tienes, debes crearla. Dependiendo la aplicación que desees integrar, puedes usar una cuenta gratuita o una paga respectivamente. Las aplicaciones que requieren cuenta paga están marcadas como "Premium"

    Nota: La versión gratuita de Zapier permite hasta 5 "zaps" y 100 acciones por mes. Zap significa un tipo de integración. Por ejemplo, si quieres integrar a DataCRM con una aplicación, esta acción te será contabilizada como 1 zap de los 5 que tienes disponibles.

  • ¿Los campos activos aparecerán en Zapier?

    Así es, ahora es mucho más sencillo realizar la integración gracias a que todos los campos que estén activos aparecerán en Zapier por defecto. Sin embargo, puedes diligenciar los obligatorios solamente y dejar los demás en blanco si lo ves necesario.

  • ¿Soporta el campo Negocio como tipo Lista o Producto?

    Una de las alternativas de las que dispones para facilitar la creación de negocios en tu CRM es justamente establecer el campo Negocio como tipo Lista o Producto, de acuerdo a tus necesidades. En la integración, si es tipo "Lista" podrás mapear las opciones que hayas puesto en la lista. Si es tipo "Producto" podrás mapear los productos que hayas creado en tu CRM.

    Para cambiar la configuración del tipo de negocio, lo puedes modificar de la siguiente manera:

    1. Hacer clic en el engranaje de la parte superior derecha y seleccionar la opción "Configuración CRM".

    2. Seleccionar el menú "Empresa" y la opción "Mi Empresa".

    3. Hacer clic en el botón "Editar" que se encuentra en la parte superior derecha.

    4. Buscar el campo "Nombre del negocio" donde puedes elegir la opción que desees usar.  


      Nota.  Este cambio en la configuración debería hacerse al inicio de la implementación del CRM. No se recomienda hacerlo luego de que se han creado negocios ya que puede alterar los registros existentes del módulo. Por eso muestra el mensaje de aviso así:

  • ¿Puedo evitar que me lleguen registros duplicados desde Zapier?

    A partir de la versión 2.0.0 el sistema, a través de la configuración, se podrá permitir o no duplicados. Valida los duplicados en el Cliente con el NIT y en el Contacto con el celular o el correo. Si el Contacto o el Cliente ya existen, solo te crea el negocio y lo asocia al Contacto o Cliente existente.

    Para conocer más sobre la configuración de los duplicados en el CRM, te comparto el siguiente artículo:

  • ¿Puedo crear Negocios y Contactos sin necesidad de agregar un Cliente?

    Así es, con las mejoras que hemos implementado, se te brinda esa posibilidad en el apartado de "Choose App & Event". 

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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