Tu CRM tiene un sinnúmero de posibilidades, entre las cuales, está la integración con Zapier. Tal vez ya lo uses, o solo has escuchado de él. Sea cual sea el caso, debes saber que puedes integrarlo con tu CRM y el objetivo de este artículo es que lo aproveches al máximo. 

En un principio, haremos unas aclaraciones antes de iniciar la explicación. Al final, respondemos algunas preguntas que pueden surgir del proceso.  

¿Para qué sirve la integración con Zapier?

La integración de DataCRM con Zapier te permitirá recibir prospectos generados desde distintas aplicaciones conectadas previamente a esta.

Integrarlo con tu CRM te da la posibilidad de crear Clientes, Contactos y Negocios, a partir de la información capturada en los formularios de las distintas aplicaciones enlazadas.

¿Tiene algún costo la integración?

No tiene ningún costo con nosotros. No obstante, debes contar con una cuenta en Zapier. Si no la tienes, debes crearla. Dependiendo la aplicación que desees integrar, puedes usar una cuenta gratuita o una paga respectivamente. Las aplicaciones que requieren cuenta paga están marcadas como "Premium"

Nota: La versión gratuita de Zapier permite hasta 5 "zaps" y 100 acciones por mes. Zap significa un tipo de integración. Por ejemplo, si quieres integrar a DataCRM con una aplicación, esta acción te será contabilizada como 1 zap de los 5 que tienes disponibles. 

Lo primero es crear una cuenta en Zapier, ya sea registrándose normalmente o conectándote con una cuenta de Google o Facebook.


Una vez tengas tu cuenta Zapier, puedes iniciar el proceso que se muestra a continuación y usaremos Google Sheets como ejemplo para esta explicación:

Paso 1. Solicita a nuestro equipo de soporte acceso de conexión entre tu cuenta de Zapier y el CRM, enviando un correo electrónico a soporte@datacrm.com. Recibirás respuesta con una invitación que te permitirá hacerlo, por lo que debes aceptar la misma.  

Paso 2. Ingresa a Zapier. Crea una nueva integración de Zapier (Zap) haciendo clic en el botón "Make a zap"


Paso 3.
Selecciona la aplicación con la cual quieres realizar la integración como trigger app (App que genera), en este caso la primera: Google Sheets.


Paso 4.
Al escoger Google Sheets como App, te pedirá que escojas el trigger o disparador de esa integración. En este caso, escogimos 'nueva fila'.

Nota: Este trigger o disparador, varía en todas las aplicaciones. Por lo que es necesario que escojas muy bien cuál será el evento que active el Zap (envío de información al CRM) para que una vez esta aplicación se alimente de información, la envíe de forma continua al CRM.

Paso 5. Se mostrará la opción de escoger cuenta. Aquí conectas una cuenta de Google Sheets en el caso de que te hayas registrado de la forma tradicional. Si te registraste utilizando Google, Zapier lo detecta automáticamente.

Paso 6 Una vez escogida la cuenta, Zapier te pedirá que escojas la hoja de cálculo que quieres integrar (te muestra el listado de las que tienes en tu cuenta), puedes seleccionar cualquiera de ellas.

Así mismo, que escojas la hoja de trabajo dentro de ese archivo.

Paso 7. El sistema te pedirá elegir qué harás a continuación en la integración. Elige alguna de las versiones de DataCRM que encontrarás al buscar en "Choose App". Te recomendamos DataCRM 2.0.0 que es la que permite más acciones.

Paso 8. Selecciona la acción que activará la integración: Crear clientes, contactos y negocios.

Paso 9. Presiona sobre  "Add a New Account", lo que te abrirá una ventana emergente.

Paso 10. Minimiza dicha ventana emergente y abre tu CRM en otra pestaña en tu navegador. Necesitas 3 datos de él: El primero, la URL que se halla en la parte superior del navegador (Solo debes copiar lo que se visualiza en la casilla roja).

Lo segundo, el usuario de ingreso y lo tercero, la clave de acceso, que puedes detallar yendo a "Mis preferencias"  y buscando en "opciones avanzadas de usuario" la información así:

Estos 3 datos debes copiarlos y pegarlos en la ventana emergente que se abrió en el paso 9, así: 

Paso 11. Hecho esto, aparecerán los campos que están creados en tu CRM. Relaciona los campos del formulario de la aplicación (en este caso Google Sheets) que estás integrando con los de tu CRM, indicando dónde quieres que se guarde cada dato.

Paso 12. Aparecerá tu cuenta seleccionada y se te mostrará un resumen del mapeo de campos que hiciste entre el CRM y la aplicación a integrar, por lo que debes presionar en Test & Continue. Así Zapier hará una validación de conexión entre la App y el CRM,  guardando la información.

Paso 13. Es necesario que enciendas el "Zap", desplazando la señal. Esto para que puedas empezar a recibir información desde la aplicación que se integró. 

Luego del test de conexión ya debe estar lista la integración. Hecho esto, puedes añadir otra aplicación o finalizar. 

¿Los campos activos aparecerán en Zapier?

Así es, ahora es mucho más sencillo realizar la integración gracias a que todos los campos que estén activos aparecerán en Zapier por defecto. Sin embargo, puedes diligenciar los obligatorios solamente y dejar los demás en blanco si lo ves necesario.

¿Soporta el campo Negocio como tipo Lista o Producto?

Una de las alternativas de las que dispones para facilitar la creación de negocios en ti CRM es justamente el de establecer el campo Negocio como tipo Lista o Producto, de acuerdo a tus necesidades. En la integración, si es tipo "Lista" podrás mapear las opciones que hayas puesto en la lista. Si es tipo "Producto" podrás mapear los productos que hayas creado en tu CRM.

Para cambiar la configuración del tipo de negocio, lo puedes modificar, ingresando al engranaje de la parte superior derecha y seleccionando "Configuración CRM"

Luego seleccionas "Empresa" y "Mi Empresa" en el menú de la parte izquierda

Das "Editar", en la parte superior derecha y buscas en la parte inferior, el "Campo nombre del negocio" donde puedes elegir la opción que desees usar.  

Nota.  Este cambio en la configuración debería hacerse al inicio de la implementación del CRM. No se recomienda hacerlo luego de que se han creado negocios ya que puede alterar los registros existentes del módulo. Por eso muestra el mensaje de aviso así:

¿Puedo evitar que me lleguen registros duplicados desde Zapier?

A partir de la versión 2.0.0 el sistema, a través de la configuración, se podrá permitir o no duplicados. Valida los duplicados en el Cliente con el NIT y en el Contacto con el celular o el correo. Si el Contacto o el Cliente ya existen, solo te crea el negocio y lo asocia al Contacto o Cliente existente.

Para conocer más sobre la configuración de los duplicados en el CRM, te comparto el siguiente artículo:

¿Puedo crear Negocios y Contactos sin necesidad de agregar un Cliente?

Así es, con las mejoras que hemos implementado, se te brinda esa posibilidad en el apartado de "Choose App & Event". 

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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