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Preguntas frecuentes
1. Crear usuarios en DataCRM
Ten en cuenta, que para crear usuarios en DataCRM debes ingresar al CRM con un usuario administrador. Posteriormente, seguir los pasos a continuación:
Presiona el engranaje y luego haz clic en 'Administrar usuarios'.
Haz clic en el botón 'Agregar usuario' y se desplegará una ventana con dos opciones de creación de usuarios: correo y formulario.
Ten en cuenta que si no tienes configurado el servidor de salida de correos, te aparecerá la opción para configurarlo.
Una vez hayas configurado tu servidor de salida, continua con el proceso.
Selecciona el rol que tendrán las personas que invites y la opción de tu preferencia con la que deseas agregar un usuario. A continuación te mostramos las opciones de creación de usuarios:
Añadir usuarios por invitación
Para invitar usuarios por medio de invitación, solo debes permanecer en la ventana y desde allí:
Escoger el rol y añadir la dirección o direcciones de correo a invitar. Podrás invitar a nuevos usuarios por medio de un correo.
Solo puedes invitar un máximo de 100 usuarios por este medio.
Presiona el botón 'Vista previa' y visualizarás el resumen de la invitación.
Haz clic en el botón 'Enviar'. A la persona invitada le llegará un correo de invitación con un enlace para ingresar los datos básicos de acceso.
El usuario invitado debe hacer clic sobre el botón "Unirme al equipo", y este botón lo llevará a un formulario de acceso al CRM, donde deberá completar su información de registro.
Una vez el invitado registre dicha información, podrá ingresar al CRM desde la vista de usuario no administrador. Y se abrirá la guía de configuración que le corresponde.
Adicionalmente, al usuario le llegará un correo con los datos de acceso en caso de olvidarlos.
Añadir usuarios por formulario
Para emplear este método de envío, debes continuar con los siguientes pasos:
Haz clic en 'AÑADIR USUARIOS POR FORMULARIO' en la parte inferior izquierda de la ventana.
Al hacer clic en esta opción, se abrirá el formulario de creación de nuevo usuario. Deberás seguir el proceso de diligenciamiento de datos del usuario que quieres agregar.
Registrar los datos a continuación:
Nombre de Usuario: El nombre con el que la persona iniciará sesión en DataCRM. Debe estar en minúscula y sin espacios. Por ejemplo: admin, comercial01, administrador, dircomercial, etc.
Correo: El correo del usuario, te servirá para enviar correos desde su cuenta a través del CRM.
Nombre y Apellido: En estos dos campos debes escribir el nombre del usuario, el cual se podrá ver al estar registrado como este en la parte superior derecha de la ventana, además en la cotización en la parte de la firma.
Contraseña y Confirmar contraseña: Allí debes designar la contraseña inicial del usuario, después puede ser modificada por cada uno.
Admin: En caso de que el usuario que estas creando tenga permisos de administrar el CRM, debes marcar esta casilla (le da acceso al panel administrativo)
Rol: Allí debes seleccionar uno de los roles previamente creados para ubicar al usuario en uno de estos.
Cambiar Contraseña: Solicita al usuario cambiar la contraseña la siguiente vez que entre al CRM.
Enviar métricas semanal acumuladas: Son correos automáticos que llegan desde el CRM con la información de las actividades y los negocios de la semana anterior o de las semanas acumuladas del mes. Para más información sobre estas métricas, haz clic aquí.
Nombre comercial de la Empresa: Permite poner el nombre comercial de la empresa para que este se vea en los correos que enviamos desde el CRM. Por ejemplo:
Presiona el botón "Guardar". Ahora, podrás ver el nuevo usuario y este tendrá acceso a DataCRM. El usuario podrá comenzar a crear negocios, gestionar clientes y aumentar sus ventas gracias a la herramienta.
2. Duplicar usuarios
Esta funcionalidad es muy útil si deseas un nuevo usuario con las mismas características de uno existente, por ejemplo, un usuario de tu equipo de ventas.
Recuerda que el usuario nuevo tendrá todas las características del usuario que duplicaste. Únicamente el administrador del CRM puede usar esta nueva funcionalidad.
Ahora bien, ingresa a tu CRM como usuario administrador y continua el paso a paso:
Haz clic en el engranaje de configuración y selecciona la opción 'Configuración CRM'.
Despliega la pestaña 'Administrar usuarios' y luego haz clic en 'Usuarios'.
Escoge el usuario que quieres duplicar y haz clic sobre él.
Te llevará al resumen de tu usuario.
Presiona el botón 'Más' y selecciona la opción 'Duplicar'.
Allí, el sistema abrirá un nuevo formulario de creación de usuario titulado 'Creando nuevo Usuario'.
Cambiar información básica: nombre de usuario, nombre, apellido, y correo. Si deseas cambiar algún otro detalle, puedes hacerlo.
Hacer clic en el botón 'Guardar'. Y te mostrará la vista final de los detalles del usuario.
Haz clic sobre la opción 'Usuarios' del módulo 'Administrar Usuarios'. Y aparecerá el usuario duplicado.
En el video a continuación te mostramos los pasos a seguir, o bien, los encontrarás a lo largo del artículo.
3. Eliminar usuarios
Al igual que para la creación, la eliminación de un usuario solo la puedes realizar siendo el administrador del sistema. A continuación te indicaremos el paso a paso:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar de usuarios'.
Busca el usuario que deseas eliminar con el cursor, automáticamente sobre este, te aparecerán al lado derecho los siguientes iconos:
Presiona el ícono 'Eliminar' y automáticamente te va a aparecer una nueva ventana, indicándote si estás seguro de eliminar el usuario, de ser así, das clic en el botón 'Sí'.
Traslada la información del usuario que estás eliminando a otro ya existente.
Recuerda: Los negocios, clientes, y contactos tienen un campo llamado “Asignado a”, por lo tanto, el registro del usuario que estás eliminando se pasará al usuario que elijas. Adicionalmente, te informamos que solo te van a aparecer los usuarios que se encuentran activos.
Hacer clic en la casilla 'Eliminar usuario de forma permanente'.
Presiona el botón 'Guardar'.
Finalmente, te darás cuenta de que has eliminado el usuario que deseabas.
4. Inactivar usuarios
Para inactivar un usuario del CRM, debes seguir los pasos a continuación:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Hacer clic sobre el usuario que deseas inactivar.
Luego, te llevará al ver la información general del usuario.
Hacer clic sobre el recuadro 'Estado: Activo' se habilitará el recuadro para cambiar el estado.
Selecciona la opción 'Inactivo'.
Haz clic fuera del recuadro para guardar los cambios.
Así de simple es el proceso para inactivar el usuario deseado.
5. Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo ver los usuarios creados?
Para ver los usuarios creados, debes hacer clic en la opción de 'Usuarios' que se encuentra en la lista de 'Configuración' y te mostrará una lista como la siguiente:
Allí podrás ver información como el correo del usuario, rol, nombre de usuario, estado (activo o inactivo), otro correo, admin (si es administrador o no) y teléfono.
Si cambias el estado, puedes inactivar los usuarios sin perder el historial de los registros que estén asignados al mismo (clientes, negocios, etc.)
¿Cómo puedo acceder a la información detallada de cada usuario?
Para ver la información detallada de cada usuario, debes hacer clic sobre uno de los usuarios que ya existe e ingresar a este. Hecho esto, podrás ver en detalle la información del mismo y tendrás la opción de cambiar la contraseña, editar la información o simplemente visualizar la información registrada del mismo.
¿Cómo puedo editar información de un usuario?
Al igual que para la creación, la edición de información de un usuario solo la puedes realizar siendo el administrador del sistema. A continuación te indicaremos el paso a paso:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar de usuarios'.
Busca el usuario que deseas eliminar con el cursor, automáticamente sobre este, te aparecerán al lado derecho los siguientes iconos:
Presiona el ícono 'Editar' y nuevamente tendrás la vista del formulario del usuario seleccionado y podrás cambiar la información que desees.
Haz clic en el botón 'Guardar' para efectuar los cambios.
¿Cómo puedo confirmar que le llegó el correo de invitación a un usuario?
Puedes estar seguro de que el envío del correo dé invitación fue exitoso.
En caso de que el envío hubiese fallado, llegará un correo informando a todos los usuarios de ese CRM (con check de admin), que la invitación no se realizó de forma exitosa.
Espero que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invito a que me escribas a través del chat y con gusto estaré allí para ayudarte. ¡Gracias por tu visita!
