Enviar mensajes masivos por WhatsApp desde DataCRM te permite llegar a cientos de contactos en minutos, con mensajes segmentados y personalizados. Ahorra tiempo, evita envíos duplicados y aprovecha el canal con mayor tasa de apertura del mercado. A continuación, te mostramos cómo hacerlo paso a paso.
Antes de empezar
La plantilla de mensaje que vas a usar debe estar creada previamente en DataCRM.
Verifica que tengas saldo disponible en Meta (WhatsApp Business API), ya que cada mensaje enviado tiene un costo que varía según el país al que se envía.
Asegúrate de que los números de tus contactos tengan el indicativo del país (por ejemplo, 57 para Colombia). Si un número no tiene indicativo, el sistema no lo reconocerá y el mensaje no se enviará.
Ten presente que Meta limita la cantidad de mensajes y plantillas que puedes enviar al día, según el tiempo que lleves usando el API de WhatsApp.
1. Define el filtro correcto
Antes de enviar el mensaje, identifica y aplica el filtro con el que vas a segmentar los negocios o contactos que recibirán el mensaje. Este es el paso más importante, ya que de aquí depende que el mensaje llegue a las personas correctas.
Si necesitas más información sobre cómo crear y usar filtros en DataCRM, consulta el artículo "Creación de filtros" (https://ayuda.datacrm.com/es/articles/2402294-creacion-de-filtros).
2. Segmenta dentro del filtro (opcional)
Puedes refinar aún más tu envío filtrando dentro del mismo filtro. Por ejemplo, si solo quieres enviar el mensaje a los negocios que se encuentran en fase de "Propuesta o Cotización", puedes aplicar ese filtro adicional directamente desde la misma vista.
3. Selecciona los negocios a los que enviarás el mensaje
Una vez tengas el filtro listo, marca el check de cada negocio que quieres incluir en el envío. También puedes seleccionarlos uno por uno si lo prefieres, aunque lo más práctico es aplicar bien el filtro y luego seleccionar todos los resultados.
El sistema te mostrará cuántos negocios tienes seleccionados en total.
Cada página de resultados muestra hasta 100 negocios. Si tu filtro arroja más de 100 resultados, debes decidir entre dos opciones:
Marcar solo la página actual: selecciona únicamente los negocios visibles en esa página (hasta 100).
Marcar todos los negocios: selecciona automáticamente todos los negocios que cumplen el filtro, sin importar en cuántas páginas estén distribuidos.
💡 Recomendación: si es la primera vez que envías un mensaje masivo a una base de contactos, puedes hacer una prueba enviando primero a un grupo pequeño (5 o 10 contactos) antes de seleccionar "todos los negocios". Así puedes revisar que el mensaje se vea y llegue correctamente.
4. Haz clic en el ícono de lápiz y selecciona "Enviar mensaje masivo"
Con los negocios ya seleccionados, haz clic en el ícono de lápiz y elige la opción "Enviar mensaje masivo por WhatsApp".
5. Selecciona la plantilla del mensaje
Se abrirá una ventana con un visualizador a la derecha, donde podrás ver cómo se verá la plantilla final. En la opción "Seleccionar plantilla", elige la plantilla que vas a enviar.
Existen distintos tipos de plantilla: mensajes de texto simples, o plantillas con imágenes y videos.
Base de datos nueva: usa mensajes cortos que le pregunten al cliente si desea más información. Esto evita que el cliente se sienta invadido y te bloquee.
Clientes ya establecidos: puedes enviar mensajes un poco más largos, por ejemplo para una recompra o para recordarles que sigues disponible para ayudarlos.
7. Personaliza el mensaje con variables
Se recomienda que las plantillas incluyan personalización, para que el mensaje se sienta más cercano y evitar que sea marcado como spam. Por ejemplo, en el saludo ("Hola, [nombre]") puedes insertar automáticamente el nombre de cada contacto.
Para hacerlo, ubica el campo del mensaje donde quieres insertar la variable y selecciona, en "Variable de la plantilla", el dato del contacto que quieres usar. Por ejemplo:
Nombre de contacto: inserta el nombre completo (nombre y apellido).
Primer nombre: inserta únicamente el primer nombre (por ejemplo, si el contacto se llama "Jessica Cogollo", el mensaje dirá "Hola, Jessica").
Una vez tengas la plantilla lista y personalizada, haz clic en "Enviar". Al confirmar, el sistema te mostrará la cantidad total de mensajes que fueron enviados.
Recomendaciones y buenas prácticas
Verifica tu saldo antes de enviar
Antes de hacer un envío masivo, entra a Meta y confirma que tengas saldo disponible y que sea suficiente para la cantidad de mensajes que planeas enviar. Cada mensaje tiene un costo que depende del país al que se envía. Si el saldo se agota durante el envío, DataCRM enviará los mensajes que alcancen a cubrirse con el saldo disponible y dejará de enviar el resto.
Límite de mensajes según tu cuenta de Meta
Dependiendo del tipo de cuenta y del tiempo que lleves usando el API de WhatsApp, Meta define una cantidad máxima de mensajes y plantillas que puedes enviar por día. Verifica este límite antes de programar envíos masivos grandes.
Cuida el formato de los números telefónicos
Todos los números de tu base de datos deben incluir el indicativo del país (por ejemplo, 57 para Colombia). Si un contacto no tiene el indicativo, el sistema no reconocerá ese número como uno válido en WhatsApp y el mensaje no se enviará.
Restricciones de plantillas de marketing por país
En algunos países, como Estados Unidos, las plantillas de marketing están prohibidas y no se pueden enviar, sin importar que la plantilla esté correctamente creada. Si vas a enviar una plantilla de marketing, filtra tu base de datos por país y excluye aquellos donde este tipo de plantilla no esté permitido. Puedes migrar el país del contacto al negocio para usarlo como criterio de filtro.
Haz una prueba antes del envío completo
Para evitar errores o bloqueos, es recomendable enviar primero el mensaje a un grupo pequeño de contactos (por ejemplo, 5 o 10) y revisar en WhatsApp que el mensaje se haya enviado correctamente, antes de hacer el envío a toda la base.
Contactos que pertenecen a varios negocios
Si un mismo contacto está asociado a más de un negocio dentro de tu filtro, DataCRM le enviará el mensaje una sola vez, sin importar en cuántos negocios aparezca.
Negocios con varios contactos asociados
Si un negocio tiene más de un contacto asociado (por ejemplo, un negocio con secretario, auxiliar, comprador y gerente registrados), el mensaje se enviará a todos los contactos del negocio, no solo al contacto principal.
Importante: si un número no tiene indicativo de país o corresponde a un país donde las plantillas de marketing no están permitidas, es posible que el sistema no envíe el mensaje o muestre un error de retorno. Revisa siempre bien tu filtro antes de confirmar el envío.