DataCRM incorpora la funcionalidad de colaboradores: una opción que permite asignar múltiples usuarios a una misma oportunidad de negocio.
Esta funcionalidad es especialmente útil en sectores como el industrial, inmobiliario o turístico, donde las ventas, el soporte técnico y la posventa trabajan de forma coordinada.
¿Por qué activar esta funcionalidad?
Beneficios clave:
🤝 Facilita el trabajo conjunto entre representantes comerciales, técnicos y otros roles dentro de una misma oportunidad.
👀 Mejora la visibilidad 360° del negocio, permitiendo a cada usuario ver los avances y tareas asignadas.
🔄 Automatiza tareas internas, como la notificación a nuevos colaboradores o la actualización de grupos.
📈 Optimiza la gestión de oportunidades, evitando duplicidades y fortaleciendo la atención al cliente.
Paso a paso para activar la funcionalidad de colaboradores
1. Activar el campo de colaboradores
Ingresa al CRM y haz clic en Configuración.
Dirígete a la sección Estudio y selecciona Editar campos.
En el módulo Negocios, dentro del primer bloque llamado Acciones, activa los siguientes campos:
✅ Colaboradores
✅ Responsable de operaciones o Asignado a
A continuación, anexa el campo “Colaboradores” en la vista resumen para que se muestre en la vista 360° del negocio.
👉 Importante: Primero activa el campo y luego configúralo en la vista resumen para que aparezca correctamente en la parte izquierda del resumen del negocio.
2. Crear una tarea automática para gestionar la colaboración
Ve nuevamente a Configuración y selecciona la opción Otras configuraciones e Ingresa a Tareas Automáticas
Haz clic en Nueva tarea automática.
En el formulario de configuración:
Agrega la condición:
Colaboradores → Ha cambiado
En el campo de acción, selecciona Invocar función personalizada.
Elige la función llamada Crear actualizaciones al grupo de colaboradores.
3. Enviar notificación por correo al nuevo colaborador
Agrega una nueva tarea dentro de la misma automatización:
Configura el contenido del correo para notificar al nuevo colaborador que ha sido asignado a la oportunidad.
Selecciona la formula que se generó y córtala para agregarla como enlace en la frase ingresa aqui. Haz clic en el icono de enlace
Pégalo en la casilla de URL y selecciona en protocolo <Otro>
Y das clic en aceptar, guardar y finalizar.
4. Resultado final
Una vez completados estos pasos:
✅ Cada vez que agregues o cambies un colaborador en una oportunidad, el sistema actualizará automáticamente el grupo correspondiente.
📨 El colaborador recibirá una notificación (si configuraste el envío de correo).
🗂️ En la vista resumen del negocio podrás ver todos los usuarios asignados, facilitando el trabajo colaborativo entre áreas.
🔄 Cuando el negocio se cierre como ganado, el sistema restablecerá el campo "Asignado a" al usuario base del registro.
5. Define un "responsable" para el equipo de colaboradores
Ten en cuenta que la persona que crea el Negocio no necesariamente será quien lo gane.
👉 Ejemplo: el área de marketing puede generar un prospecto, pero el cierre lo realizará el usuario al que esté asignado ese negocio, y no otro miembro del equipo que solo figure como colaborador.
Por eso, es clave definir un responsable desde el inicio, para garantizar la trazabilidad correcta y evitar errores en la asignación de comisiones.
Para ello vas a Configuración CRM > Estudio > Editar Campos
Elige el módulo de Negocios en la parte superior derecha
El “Acciones” elige “Campos inactivos”
Activa el campo "Asignado por" y luego “Reactivar”
Seguidamente, vas al menú de la izquierda y ubicas la opción "renombrar campos"
Seleccionas el idioma y luego el módulo negocios
Luego ubicas en la parte inferior el campo que acabas de activar: "Asignado por" y lo renombras como "Responsable" o como te sea más fácil identificarlo.
Vas a la parte superior y oprimes el botón "Guardar".
Ahora bien, si deseas que cada vez que se gane un Negocio sea obligatorio aclarar quién es ese "Responsable" puedes crear una tarea automática en el que se active un pop ups con este campo obligatorio.
¿Listo para trabajar de forma más colaborativa?
Activa esta funcionalidad y permite que tu equipo gestione oportunidades de forma más eficiente desde hoy.
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
