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Módulo Contratos de servicios

Aprenderás a activar este módulo, configurarlo, crear contratos de servicio y editarlos.

Angelica Sánchez avatar
Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

El módulo 'Contratos de servicios' tiene como función administrar los contratos de servicio que hayas creado para tus Empresas o Contactos del CRM. Puedes crear tres tipos de contratos: Soporte, Servicios y Administrativo.

Nota: Este módulo no se encuentra activo en el CRM. Por ende, debes activarlo

y a continuación te enseñamos cómo hacerlo.

2. Activar módulo 'Contratos de servicios'

El módulo 'Contratos de servicios' no se encuentra activo en el CRM. Por ende, debes activarlo. Para ello, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:

  1. Da clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Selecciona el menú 'Estudio' y luego en 'Administrador de módulos'.

  3. Ubica el módulo 'Contratos de servicio' y elige la casilla de manera que, se marque el check azul.

    Tu módulo ya se encuentra habilitado. Para visualizarlo, vuelve a la vista principal del Canvas. Haz clic en el menú 'Todas' y allí encontrarás tu módulo activo.

3. Crear un contrato de servicio

Recuerda que debes tener el módulo activo en tu CRM. De no ser así, dirígete al paso anterior y allí encontrarás las instrucciones para habilitar el módulo.

Ahora bien, una vez tengas el módulo activo, sigue el proceso a continuación:

  1. Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

  2. Selecciona 'Agregar contrato de servicio'.

  3. Ingresa la información del contrato a crear:

    Recuerda que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

    • Asunto: Asigna nombre o descripción al contrato.

    • Asignado a: Escoge el usuario del CRM al cual será asignado el contrato.

    • Unidad de seguimiento: Selecciona entre horas, días o incidentes.

      El sistema hará el cálculo de duración del contrato según la unidad seleccionada.

      Si escoges 'horas', el sistema contará las horas desde el inicio del contrato. De la misma manera sucederá con 'días' e 'incidentes'.

    • Unidades consumidas: Ingresa la cantidad de horas, días o incidentes realizados.

    • Prioridad: Selecciona nivel de prioridad de contrato entre bajo, normal o alto.

    • Contactos/ Empresas: Escoge el contacto o empresa relacionado.

      Luego ingresa en el panel 'Tipo de búsqueda' y selecciona el Contacto o Empresa relacionado con el contrato.

      Nota: Si no tiene el contacto o empresa existente, puede crearlos desde el mismo formulario haciendo clic en el ícono Crear (+).

    • Tipo: Seleccionar tipo de contrato: Soporte, Servicios o Administrativo.

    • Fecha inicio: Selecciona fecha de inicio del contrato.

    • Fecha vencimiento: Elige la fecha de vencimiento del contrato.

    • Estado: Escoge entre 'No definido', 'Planeada', 'En progreso', 'En espera', 'Completa' o 'Archivada'.

  4. Clic en 'Guardar' una vez competa la información. Podrás visualizar el resumen del contrato.

4. Editar o eliminar un contrato de servicio

  1. Ve al menú 'Todas' y luego a 'Contratos de servicio'.

  2. Ubica el contrato y se mostrarán dos íconos al final:

    • Editar: Al hacer clic allí, se abrirá la ventana de edición de contrato y podrás cambiar o modificar la información que desees.

      Hechos los cambios, haces clic en el botón 'Guardar'

    • Eliminar: Al hacer clic en este ícono, el sistema te preguntará si confirmas la acción. Y el contrato se eliminará.

5. Hacer seguimiento de mis contratos de servicio

Puedes hacer seguimiento de los cambios, acciones o modificaciones que han influido en tu contrato de servicio. Teniendo la información de quien lo actualizó, el tipo de cambio que realizó y la hora exacta. Esto con el fin de asegurarnos de que todo el proceso se esté realizando adecuadamente. Para revisar dicha información, sigue el proceso a continuación:

  1. Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

  2. Presiona el contrato de servicio al cual deseas realizar seguimiento.

  3. Haz clic en 'Actualizaciones'.

    Allí visualizarás todos los cambios que ha tenido el contrato seleccionado.

6. Agregar casos a mis contratos de servicio

En el proceso de venta o posventa se pueden presentar casos de cualquier tipo que pueden afectar o influir en el mismo. Es necesario llevar la trazabilidad y realizar un registro de dichos casos para brindarle la atención necesaria y evaluar las decisiones futuras.

Para agregar un caso a un contrato de servicio, sigue el paso a paso a continuación:

  1. Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

  2. Presiona el contrato de servicio al cual deseas realizar seguimiento.

  3. Haz clic en 'Solicitudes de servicio'.

    Allí visualizarás el listado de casos relacionados con el contrato. Podrás agregar casos al mismo, de dos formas distintas:

    1. Crear un caso

      1. Presiona el botón 'Agregar caso' e ingresa la información básica:

      2. Presiona el botón 'Guardar' y el caso se habrá creado dentro del contrato.

    2. Seleccionar un caso ya existente y relacionarlo.

      1. Presiona el botón 'Seleccionar casos'.

      2. Selecciona los casos que deseas relacionar al contrato marcando el check azul.

      3. Presiona el botón 'Seleccionar' y los casos se habrán adjuntado al contrato de servicio.

7. Completar detalles, editar o eliminar un caso de mis contratos de servicio

Para editar o eliminar un caso a un contrato de servicio, sigue el paso a paso a continuación:

  1. Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

  2. Presiona el contrato de servicio al cual deseas realizar seguimiento.

  3. Haz clic en 'Solicitudes de servicio'.

    Allí visualizarás el listado de casos relacionados con el contrato.

  4. Ubícate sobre el contrato que desees editar o eliminar. Allí se muestran los siguientes íconos:

    • Completar detalles: Clic para completar la información del caso.

    • Editar: Clic para modificar información del caso.

    • Eliminar: Clic para eliminar el caso de forma permanente.

8. Adjuntar documentos a mis contratos de servicio

A los contratos de servicio puede adjuntar documentos para hacer la información o documentación más detallada. Para ello, sigue los pasos a continuación:

  1. Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

  2. Presiona el contrato de servicio al cual deseas realizar seguimiento.

  3. Haz clic en 'Documentos'.

    Tienes dos alternativas para agregarle un documento:

    1. Crear un documento

      1. Presiona el botón 'Agregar documento'.

      2. Ingresa los datos del documento y adjúntalo:

      3. Presiona el botón 'Guardar' y el documento se verá adjunto en la lista.

    2. Seleccionar documentos existentes

      1. Presiona el botón 'Seleccionar Documentos'.

      2. Selecciona los documentos que deseas adjuntar al contrato de servicio.

      3. Haz clic en el botón 'Seleccionar' y los documentos se adjuntarán al contrato.

Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo puedo editar los campos de los contratos de servicio?

    Puedes modificar los campos y opciones de los contratos de acuerdo a los intereses y necesidades de tu empresa. Sigue el paso a paso a continuación:

    1. Das clic en 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

    2. Hacer clic en el ícono 'Herramientas' ubicado en la parte superior derecha.

    3. Selecciona la opción 'Editar campos'. Si no sabes como hacerlo, sigue el paso a paso presentado en el siguiente botón:

  • ¿Cómo editar las listas desplegables de los contratos de servicio?

    Las listas desplegables son los campos en tus diferentes módulos en los cuales puedes seleccionar una o varias opciones de una lista.

    En este caso, es posible editar las opciones de las listas que se encuentran en el formulario de creación de un contrato de servicio. Para ello, sigue los pasos a continuación:

    1. Haz clic en el menú 'Todas' y luego en 'Contratos de servicio'.

    2. Pincha el ícono de 'Herramientas' ubicado en la parte superior derecha.

    3. Selecciona la opción 'Editar valores de lista desplegable' y si no sabes cómo hacerlo, sigue el paso a paso presentado en el siguiente botón:

Espero que este artículo te haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invito a que me escribas a través del chat y con gusto estaré allí para ayudarte. ¡Ten un buen día!

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