Integra WhatsApp Web con DataCRM

Conocerás todas las funcionalidades y beneficios que WhatsApp te ofrece dentro del CRM.

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Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

Integrando DataCRM y WhatsApp podrás beneficiarte de tu negocio, no solo por tener toda la información de tus oportunidades de venta, sino también porque no tendrás que pagar por plataformas adicionales para utilizarlo y todo tu equipo podrá utilizar una sola línea de WhatsApp para gestionarlos.

2. Integración DataCRM y WhatsApp

Debes seguir el paso a paso a continuación:

  1. Ingresa a DataCRM, haces clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Dentro de la columna 'Configuración CRM', da clic en la pestaña 'Integraciones' y luego en 'Chats'.

  3. Ubica la columna ' WhatsApp Web' y has clic en el botón 'Conectar'.

    Se desplegará la ventana de integración.

  4. Haz clic en el botón 'Generar nuevo código'.

  5. Abre desde tu celular la App WhatsApp, presiona la opción 'Configuración', luego 'Dispositivos vinculados' y oprime el botón “Vincular dispositivo”. Allí te mostrará la opción para escanear el código que previamente te mostró el CRM.

¡Y listo! Al escanearlo quedarán automáticamente sincronizadas ambas plataformas.

Allí verás un campo desplegable para asignar tus leads a una campaña (lo que te permitirá saber exactamente desde donde son tus leads) y además verás un código QR que será único para cada CRM.

3. Iniciar conversaciones de WhatsApp desde mi ordenador

Cuentas con cuatro opciones para iniciar una conversación de WhatsApp desde tu ordenador:

  1. Primera opción: Insertar el botón de WhatsApp en tu página web o en una landing page, allí podrás atraer más prospectos, al momento de recibir un mensaje, cualquier usuario del CRM podrán responder al mismo e iniciar la conversación.

    Automáticamente, se creará el negocio en el CRM con los mismos datos solicitados y estarán listos para comenzar a gestionarlos.

  2. Segunda opción: Si solo deseas gestionar los prospectos que lleguen directamente por tu línea telefónica, encontrarás los chats en el ícono de WhatsApp que se encuentra en la parte superior y aquel usuario del CRM que tome el chat, este se asignará de manera automática para que continúe la conversación.

    Esta nueva vista del chat de WhatsApp en pantalla completa, facilitará tus procesos.


    No olvides que el Contacto debe tener diligenciado el campo "País" para poder chatear correctamente con él y evitar el duplicado de datos.

  3. Tercera opción: A través del módulo de Contactos.

    Allí visualizarás los chats siempre y cuando estén escritos correctamente (sin espacios, caracteres especiales y con el indicativo correspondiente al país)

    Cada vez que llegue un mensaje nuevo, se creará automáticamente un contacto y un negocio.

  4. Desde esta misma vista y dando clic en el ícono de WhatsApp, también podrás iniciar una conversación.

  5. Cuarta opción: Desde el módulo de Productos.

    Ingresa al módulo, eliges el producto y en el menú de la derecha debes seleccionar "Contactos". Dependiendo de los contactos asociados a este producto, podrás ver el ícono de WhatsApp y al dar clic comienzan a conversar.

    Cuando el usuario haya recibido el chat, puede asignarle un nombre y un correo electrónico. Luego, podrá emplear diversas funcionalidades presentadas en el siguiente punto.

4. Iconos y funcionalidades de WhatsApp

Contarás con herramientas y funcionalidades básicas del chat de WhatsApp como el envío de mensajes, contactos, videos, documentos e imágenes. Al igual que con la confirmación de lectura de mensajes.

''Los stickers'' y demás herramientas con las que cuenta la App no ​​están disponibles por el momento.

Puedes crear respuestas rápidas para ahorrar tiempo y comunicarte rápidamente con tus oportunidades de venta. También podrás programar mensajes.

A continuación encontrarás la lista de funcionalidades y descripción de algunos iconos para facilitar tu experiencia en el manejo y administración de los chats:

  • Crear contactos desde un nuevo chat o directamente desde el CRM

Es importante que el indicativo del país siempre esté marcado dentro de tus contactos.

Si esto no está, al momento de que ingrese el contacto quedara como un contacto nuevo.

Encontrarás tres formas diferentes en creación de contactos enlazados con WhatsApp:

  • Un número nuevo escribió al WhatsApp

    Cuando esto sucede, se crea un nuevo contacto automáticamente en tu CRM y queda asignado al usuario dueño de la integración.

    Esto, mientras un usuario de tu CRM lo responde del Tag 'Abiertos'. Una vez, se responda el mensaje, el contacto y el chat quedarán asignados al usuario que lo respondió.

  • Crear un contacto directamente desde el CRM

    En este caso, al crear un contacto dentro del CRM, este quedará asignado al usuario que lo creó. Igualmente, viajará al tab de asignados del usuario respectivo en WhatsApp y no tendrá ningún tipo de información como fecha y hora de creación. Sólo ocurrirá hasta que el usuario del CRM envíe un mensaje.

  • Editar el nombre y correo de un chat

    Puedes hacerlo de forma simple y rápida. No necesitas salir de WhatsApp. Sólo debes hacer clic en las flechas y en el menú lateral haz clic sobre el nombre o el correo y podrás editarlo directamente desde la vista general.

  • Gestión rápida de negocios

Si gestionas más de un negocio en este chat, puedes cambiar fácilmente entre ellos haciendo clic en la flecha. También puedes crear uno nuevo en un instante.

  • Navegación de fases de venta

    Avanza en tu proceso de ventas con un simple clic en la fecha o seleccionando la etapa deseada. Además, te mostraremos la fecha exacta en la que se produjo cada cambio de etapa.

  • Editar datos del negocio

    En este espacio, tendrás la oportunidad de editar todos los datos obligatorios de tu negocio configurados en el CRM, como su origen, valor y fecha estimada de cierre.

  • Adjuntar y enviar archivos

    Puedes adjuntar y enviar cualquier tipo de archivo, como imágenes, videos, documentos y demás de forma fácil y sencilla. Sólo sigue los pasos a continuación:

    Para llevar a cabo este proceso, debes tener abierto y listo el chat al cual le enviarás los archivos.

    1. Dirígete a la carpeta de tu ordenador donde se encuentran los archivos.

    2. Selecciona los archivos que deseas enviar.

    3. Sostén los archivos presionados y arrástralos hasta el chat.

      Allí podrás visualizar los archivos seleccionados. Y puedes agregar un mensaje si así lo deseas.

    4. Clic en el icono 'Enviar'. Y se mostrarán los archivos y el mensaje enviados en el chat.

Recuerda que también puedes hacer este proceso de forma tradicional y sin necesidad de arrastrar las imágenes, es decir solo dando clic en el ícono de adjuntar imagen, la seleccionas y clic en abrir

  • Archivar un chat

    Al tener abierto un chat y presionar en el botón de los 3 puntos, selecciona la opción de archivar y este se archivará inmediatamente, sin embargo, puedes visualizarlos desde la misma ventana haciendo clic en la opción “archivados”.

  • Crear respuestas rápidas

    1. Da clic en el icono inferior de rayo y da clic en crear respuesta rápida

    2. Elige el módulo del que necesitas extraer el dato y a la derecha la información. Por ejemplo, puedes elegir el módulo de "Contactos" y traer el dato "Nombre y apellidos", de esta manera, si escribes un mensaje incluyendo variables, será mucho más personalizado. Para terminar, das clic en crear respuesta rápida y ya quedará guardada.

      Nota: Si quieres enviar solo el nombre del contacto y sin apellido, copia y pega la siguiente variable: primeraParte($contacts_lastname$)

    3. Asigna una palabra clave para identificar la plantilla dentro de la lista de respuestas rápidas. ¡Y listo!

Nota: Puedes adjuntar documentos o enviar audios audios en tus mensajes programados

  • Asignar el chat a otros usuarios

    Si deseas que otro usuario se encargue del chat, debes hacer clic en las flechas de costado izquierdo y en el menú lateral selecciona “Asignado a” y allí visualizarás los usuarios a los que podrás pasar el chat.

  • Visualizar conversaciones pendientes

    En la parte superior derecha verás el ícono de WhatsApp y cuando tengas una conversación pendiente te aparecerá un globo rojo, el cual te indicará que tienes una oportunidad o un cliente en el chat.

  • Visualizar el historial de conversaciones

    1. Debes hacer clic sobre un negocio, luego se mostrará el resumen del mismo.

    2. Hacer clic en la pestaña 'Cronología'. Allí, estarán todas las conversaciones relacionadas al negocio, al hacer clic sobre el nombre te llevará a a la vista completa del chat.

Cualquier usuario podrá entrar a ver la conversación, pero solo el que será asignado podrá continuar con la conversación.

¡Así de simple puedes gestionar tus oportunidades de venta!

  • Enviar mensajes masivos

Para enviar mensajes masivos debes activar la opción que te permitirá hacerlo. Podrás diferenciar los mensajes masivos en WhatsApp, ya que estos se resaltan por el texto que aparece en la parte inferior: conversation.message-masive.

Para comenzar con el envío de un mensaje masivo, sigue los pasos a continuación, ¡es muy simple!:

  1. Ve al engranaje de configuración, y has clic en 'Configuración CRM'.

  2. Ingresa al panel 'Configuración' y da clic en el menú 'Perfiles'.

  3. Elige el perfil, dirígete al bloque 'Negocios' y desplegarlo.

  4. Marca la opción "Permitir envío masivo en WhatsApp"

    Con esto, el usuario tendrá la posibilidad de utilizar esta funcionalidad.

  5. Dirígete al módulo de Negocios y selecciona los negocios a los que les quieres enviar el mensaje (máximo puedes enviar a 100 chats)

  6. Una vez marcados, has clic en los 3 puntos la parte superior izquierda, allí se desplegará un menú y seleccionas la opción "Enviar mensaje masivo por WhatsApp"

    Una vez seleccionada la opción, se te abrirá un pop up que te pedirá la siguiente información:

  7. En la sección "Seleccionar Variable" puedes elegir el módulo del que necesitas extraer el dato y a la derecha la información. Por ejemplo, puedes elegir el módulo de "Contactos" y traer el dato "Nombre y apellidos", de esta manera, si escribes un mensaje incluyendo variables, será mucho más personalizado.

  8. Has clic en el ícono de opciones ubicado en el cuadro del cuerpo del mensaje. Se desplegarán dos círculos con opciones:

    • Respuestas rápidas

      Da clic aquí para seguir el paso a paso de esta opción.

    • Adjuntar archivos

      • Seleccionar el archivo de tu computador que deseas enviar y podrás complementarlo con el texto que necesites o si ya habías escrito un texto previamente, se añadirá automáticamente (Incluyendo las variables).

      Nota: Recuerda que si quieres enviar solo el nombre del contacto y sin apellido, copia y pega la siguiente variable: primeraParte($contacts_lastname$)

  9. Has clic en el ícono de envío. Luego, aparecerá un mensaje de confirmación en el que te indicará cuántas personas de las que seleccionaste, recibirán el mensaje.

    Importante: Si por Ejemplo, elegiste 87 negocios y dice que de esos solo recibirán el mensaje 52 (52/87). Se debe a que los teléfonos pueden estar errados, tienen espacios, caracteres especiales o les falta incluir el indicativo del país. Ya depende de tus necesidades si los debes revisar o enviar como están.

  10. Clic en el botón naranja "Confirmar" y verás la gráfica de progreso de envío de los mensajes.

    Nota: Cada Contacto que esté ligado al Negocio, se contará. Es decir, que si tu Negocio tiene 4 contactos, a todos les llegará el mensaje.

    Una vez los contactos hayan recibido el mensaje y te respondan, puedes continuar con la conversación desde WhatsApp en DataCRM.

    Para facilitarte el proceso con los mensajes masivos, en DataCRM incluimos la opción para que puedas diferenciarlos de los chat que envías manualmente. Por esto, cuando haces uso de esta funcionalidad, podrás identificar dentro de cada conversación que en la parte inferior tiene el siguiente texto: conversation.message-masive, a diferencia del chat normal.

    Así sabrás si tu mensaje masivo fue enviado efectivamente.

  • Programar mensajes en mis chats

DataCRM diseñó una interfaz que complementará tu WhatsApp y no dejará que pierdas más conversaciones importantes. Podrás programar un mensaje en el horario predeterminado o personalizar horario

Desde la vista completa, podrás escribir un mensaje y programarlo en el ícono del reloj. Allí podrás elegir un horario o personalizarlo, te aparecerá este pop up.

Adicionalmente, puedes filtrar estos recordatorios en el ícono de reloj que aparece en la parte superior izquierda que está en color negro.

  • Al hacer clic allí tendras todos los mensajes programados en tus chats.

El CRM te notificará cuando llegue el momento de contactar a tu chat pendiente

y una vez realices la tarea, basta con darle clic en el check en tu conversación para darle seguimiento o programar uno nuevo.

Otra gran ventaja, es que podrás visualizar los recordatorios ya sea desde:

  • El resumen del negocio:

  • El canvas:

Para crear un recordatorio debes seguir los pasos a continuación:

  1. Clic en el ícono de reloj en color negro ubicado en la parte inferior derecha. Se desplegará un menú para posponer la conversación en 4 opciones diferentes.

  2. Selecciona la opción que desees:

    1. Hoy más tarde: Programa un recordatorio para el mismo día a las 6pm

    2. Mañana: Programa un recordatorio para el día siguiente a las 8am

    3. La próxima semana: Programa un recordatorio para el siguiente lunes a las 8am.

    4. Elegir fecha y hora: Programa un recordatorio de manera personalizada, el día y hora que desees.

    Una vez definida la fecha, quedará fijado en el chat así:

  • Filtros

Te permiten categorizar los mensajes en función de su estado, ya sea 'Sin leer' o 'Sin responder'. Esto, puede ayudarte a tener presente los mensajes pendientes, y a su vez, encontrar y responder a los mensajes importantes oportunamente.

  1. Presiona el icono de WhatsApp de tu CRM

  2. Haz clic en el menú y presiona el tipo de mensaje que deseas ver. (Sin responder, Sin leer, o Todos).

    El icono del filtro cambiará a color azul para indicarte el filtro en el que te encuentras actualmente.

  3. Da clic sobre el chat pendiente y allí visualizarás el mensaje.

Podrás filtrar tus chats según la fase de venta que desees. Simplifica tu búsqueda y gestiona tus conversaciones de manera eficiente.

Adicionalmente, podrás marcar los chat como leídos, no leídos o archivarlos directamente desde la pestaña que se encuentra en la parte inferior derecha del mismo

sin necesidad de ingresar al chat:

Allí, seleccionas el filtro al cual deseas asignar el chat. Y ¡listo!

  • Eliminar chats

Cuando elimines un chat, este se borrará, pero los datos de contacto y negocio permanecerán en el CRM. Sin embargo, si eliminas el contacto, se borrarán todos los datos vinculados al negocio. Si el contacto se comunica nuevamente, puedes recuperar el chat al hacer clic en sincronizar.

  • Funciones de escritura

    A la hora de redactar un mensaje, necesitamos emplear otros tipos de letra o formato según la finalidad del mensaje.

    A continuación te mostramos cómo cambiar el formato de la letra:

    • Negrita: oloca un asterisco antes y después del mensaje que vayas a enviar: *texto*.

    • Cursiva: coloca un guion bajo antes y después del texto: _texto_.

    • Tachado: coloca una tilde virgulilla antes y después de tu mensaje: ~texto~.

    • Monoespaciado: Ubica la palabra entre tres acentos abiertos: ```texto```.

    • Fuente: Si deseas emplear otro tipo de letra, debes configurar el tipo de letra del teclado desde los Ajustes de tu dispositivo. Al emplear un tipo de letra diferente en el teclado, este se va a reflejar en el chat.

5. Indicadores gerenciales de WhatsApp

Para visualizar los indicadores gerenciales de WhatsApp debes seguir los pasos a continuación:

  1. Ingresa al CRM y haz clic en el módulo 'Indicadores gerenciales'.

  2. Da clic en el botón 'Agregar widget' y se desplegará la lista de indicadores.

  3. Selecciona 'Reporte Gerencial de WhatsApp'

    E inmediatamente, aparecerá el indicador en la pantalla principal del módulo con todos los datos relacionados.

    Allí cuentas con varias opciones:

    • Has clic en la caja 'Míos' para visualizar las cifras desde cada usuario.

    • Correo: Enviar y compartir los indicadores con otras personas.

    • Exportar Excel: Podrás descargar información en una hoja de cálculo.

    • Maximizar: Visualizar los indicadores con más detalle.

    • Filtro: Te permite filtrar la información por fecha.

    • Eliminar: Quitar la gráfica de indicadores de la vista del módulo indicadores. Más no desaparece. Para volver a anclarlo allí, debes repetir el proceso.

6. Preguntas frecuentes:

  • ¿Qué sucede cuando la persona que me escribe en WhatsApp ya está en el CRM?

    La conversación quedará ligada al usuario que lo viene manejando en el CRM, sin embargo, los usuarios que tengan negocios abiertos con ese contacto también podrán interactuar con él, ya que el chat queda en la opción 'asignados'.

  • Si sigo gestionando el chat desde mi celular, ¿puedo verlos en el CRM?

    Si, los chats que realices desde tu App podrás verlos en DataCRM. Además, puedes tener conectados hasta 4 usuarios siempre y cuando tengas la última versión de WhatsApp business, la cual te permite tener esta cantidad de WhatsApp web conectados.

  • ¿Todos los usuarios pueden responder cualquier chat?

    Sólo los usuarios asignados pueden responder los chats respectivos. Todos los usuarios pueden visualizar los chats que llegan a "Abiertos"; si no se ha asignado el chat, cualquier asignado lo podrá tomar y responderlo.

  • ¿Qué registros me crea el CRM a partir de la creación de un negocio?

    Si el email de la persona del chat es corporativo, el CRM creará automáticamente el Negocio con Cliente, es decir, si mi correo es pepe@datacrm.com el Cliente quedará como DataCRM. Si es de una cuenta de Gmail u Outlook, solo va a crear el contacto y el negocio. Esto, teniendo en cuenta que sea un prospecto Nuevo.

Todo número que te escriba quedará como un contacto en el CRM.

  • ¿Qué pasa si el número celular ya existe en mi CRM?

    Si el número celular ya existe en tu CRM, la conversación quedará relacionada con ese contacto y al chat traerá los datos que están dentro de tu CRM.

    Es importante que el indicativo del país siempre esté marcado dentro de tus contactos.

    Si esto no está, al momento de que ingrese el contacto quedara como un contacto nuevo.

  • ¿Qué pasa cuando tengo más de un Negocio en un solo Chat?

    Podrás visualizar ese chat dentro de todos los negocios.

  • Si soy administrador de la integración, ¿Qué tanto puedo ver en el WhatsApp de DataCRM?

Si eres administrador, puedes ver la totalidad de chats Abiertos, Asignados y Archivados. Si tu nombre aparece como en la siguiente imagen, es posible visualizarlo todo:

En la sección de Privilegios de Acceso, tendrás la capacidad de configurar los permisos para tus chats, según tus necesidades. Podrás elegir entre opciones como 'Solo Lectura', 'Crear o Editar', y 'Eliminar

Al momento de dar clic en el botón "ir a otros chats" la persona podrá observar todos los chats menos los propios. Y al presionar en botón "Ir a mis chats", ubicado en el mismo lugar, podrá regresar a la vista de chats personal.

Nota: Los números que aparecen en el círculo verde hacen referencia al número de chats sin abrir, más no al número de mensajes sin leer. Es decir que solo hay una notificación por cada chat.

Puedes hacer uso del buscador en la parte superior derecha y encontrar fácilmente los diferentes chats asociado a ese teléfono o contacto.

Nota: El resto de los usuarios verán el chat de manera normal, sin las opciones mencionadas en este apartado

  • ¿Cuánto deben pesar los archivos que envío por WhatsApp?

    Los archivos deben pesar máximo 10 MB para que puedas enviarlos de forma exitosa.

  • ¿Puedo enviar mensajes automáticos en WhatsApp?

¡Si! Esta es una funcionalidad que fortalecerá la comunicación con tus clientes, ya que al momento de cambiar de fase de venta o al crear por primera vez el negocio podrás activar la tarea automática que enviará un mensaje a ese contacto.

  • ¿Cómo puedo integrar mi WhatsApp con el bot de DataCRM?

DataCRM cuenta con DataBt, por eso, si quieres ser más eficiente y sacar el máximo provecho a estas funcionalidades, conoce en el siguiente botón cómo iniciar con esta integración:

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te recomendamos que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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