Integrando DataCRM y WhatsApp podrás beneficiarte de tu negocio, no solo por tener toda la información de tus oportunidades de venta, sino también porque no tendrás que pagar por plataformas adicionales para utilizarlo y todo tu equipo podrá utilizar una sola línea de WhatsApp para gestionarlos.

En este artículo aprenderás:

  1. ¿Cómo realizar la integración entre DataCRM y WhatsApp?

  2. ¿Cómo lo uso con mi equipo?

  3. Para tener en cuenta

1. ¿Cómo realizar la integración entre DataCRM y WhatsApp?

1. En DataCRM te diriges a configuración, haz clic en integraciones, seleccionas WhatsApp. Allí verás un campo desplegable para asignar tus leads a una campaña (lo que te permitirá saber exactamente desde donde son tus leads) y además verás un código QR que será único para cada CRM.

2. Abra desde su celular la App WhatsApp, presione configuración, luego dispositivos vinculados y oprime el botón “Vincular dispositivo”. Allí te mostrará la opción para escanear el código que previamente te mostró el CRM.

¡Y listo! Al escanearlo quedarán automáticamente sincronizadas ambas plataformas.

2. ¿Cómo lo uso con mi equipo?

Una de las opciones es insertar el botón de WhatsApp en tu página web o en una landing page, allí podrás definir qué datos necesitas de tus prospectos y qué usuario del CRM quedarán asignados. Automáticamente, se creará el negocio en el CRM con los mismos datos que le solicitaste y estarán listos para comenzar a gestionarlos.

Por otro lado, si no deseas pedir los datos a tus prospectos y simplemente deseas gestionar los que lleguen directamente por tu línea telefónica, los chats estarán en una lista general de usuarios y aquel que tome el chat se le asignará de manera automática para que continúe la conversación.

Cuando haya recibido el chat, puede asignarle un nombre y un correo electrónico. A partir de ese momento tienes la opción de marcarlo como un Negocio, dando clic en el ícono de bolsa de color negro ubicado en la parte superior derecha del chat y automáticamente se creará la oportunidad en tu vista de proceso de ventas.

Cuando veas que la bolsa cambió su color a verde significa que es un Negocio en tu vista de proceso de ventas.

Puedes asignarle el chat a otros agentes dando clic en la opción “Asignados”, despliegas la flecha ubicada en la parte superior derecha y allí visualizarás los usuarios a los que podrás pasarle el negocio.

Cuando ingresas dentro del Negocio desde tu vista de proceso de ventas podrás ver que en la cronología serán todas las conversaciones que ha tenido con él.

Cualquier usuario podrá entrar a ver la conversación, pero solo el que será asignado podrá continuar con la conversación.

¡Así de simple puedes gestionar tus oportunidades de venta!

No olvides que el Contacto debe tener lleno el campo "País" para poder chatear correctamente con él y evitar el duplicado de datos.

Otra manera de dar inicio a una conversación por WhatsApp es a través del módulo de Contactos. Allí los visualizarás, siempre y cuando estén escritos correctamente (sin espacios, caracteres especiales y con el indicativo correspondiente al país)

Desde esta misma vista y dando clic en el ícono de WhatsApp, también podrás iniciar una conversación

Desde el módulo de Productos, también podrás abrir tus chats. Solo debes dirigirte a a dicho módulo y una vez dentro, eliges el producto y en el menú de la derecha seleccionar "Contactos". Dependiendo de los contactos asociados a este producto, podrás ver el ícono de WhatsApp y al dar clic comienzan a conversar.

3. Para tener en cuenta

  • ¿Qué sucede cuando la persona que me escribe en WhatsApp ya está en el CRM?

La conversación quedará ligada al usuario que lo viene manejando en el CRM, sin embargo, los usuarios que tengan negocios abiertos con ese contacto también podrán interactuar con él, ya que el chat queda en la opción de abiertos.

  • ¿Cómo sé que tengo una conversación pendiente en el CRM?

En la parte superior derecha verás el ícono de WhatsApp y cuando tengas una conversación pendiente te aparecerá un globo rojo, el cual te indicará que tienes una oportunidad o un cliente en el chat.

  • ¿Qué significa la caja que aparece junto a la bolsa dentro del chat?

Al tener abierto un chat y presionar en la caja, este se archivará inmediatamente, sin embargo, puede visualizarlos desde la misma ventana haciendo clic en la opción “archivados”

  • Si sigo gestionando el chat desde mi celular, ¿puedo verlos en el CRM?

Si, los chats que realices desde tu App podrás verlos en DataCRM. Además, puedes tener conectados hasta 4 usuarios siempre y cuando tengas la última versión de WhatsApp business, la cual te permite tener esta cantidad de WhatsApp web conectados.

  • ¿Tengo todas las funcionalidades de la aplicación de WhastApp en el CRM?

Por el momento sólo puedes enviar y recibir mensajes de texto, emojis, documentos, imágenes, videos en mp4 (10mb max) y audios (mp3).

Puedes crear respuestas rápidas para ahorrar tiempo y comunicarte rápidamente con tus oportunidades de venta. Crearlas es muy fácil:

Como ves, en la parte de "Seleccionar Variable" puedes elegir el módulo del que necesitas extraer el dato y a la derecha la información. Por ejemplo, puedes elegir el módulo de "Contactos" y traer el dato "Nombre y apellidos", de esta manera, si escribes un mensaje incluyendo variables, será mucho más personalizado.

Nota: Si quieres enviar solo el nombre del contacto y sin apellido, copia y pega la siguiente variable: primeraParte($contacts_lastname$)

Los stickers y demás herramientas con las que cuenta la App no ​​están disponibles. La buena noticia es que estamos trabajando para que pronto tengas la herramienta completa.

  • ¿Todos los usuarios pueden responder cualquier chat?

Si bien esta integración es pensada para múltiples agentes, la respuesta es no. Todos los usuarios pueden visualizar los chats que llegan a "Abiertos" y si no se ha asignado el chat, cualquiera lo podrá tomar. Ahora bien, los asignados al Negocio o al Contacto podrán responder los chats que se les hayan asignado, si a algún se les quita el “asignado a” no podrán responderlos.

  • ¿Qué registros me crea el CRM a partir de la creación de un negocio?

Si el email de la persona del chat es corporativo, el CRM creará automáticamente el Negocio con Cliente, es decir que si mi correo es pepe@datacrm.com el Cliente quedará como DataCRM. Si es de una cuenta de Gmail u Outlook, solo va a crear el contacto y el negocio. Esto, teniendo en cuenta que sea un prospecto Nuevo.

  • ¿Qué pasa si el número celular ya existe en mi CRM?

Si el número celular ya existe en tu CRM, la conversación quedará relacionada con ese contacto y al chat traerá los datos que están dentro de tu CRM.

  • ¿Qué pasa cuando tengo más de un Negocio en un solo Chat?

Cuando estás en un chat y das clic en la bolsa verde pueden ocurrir dos cosas: La primera es que se abre un pop up mostrándote la totalidad de los negocios y al elegir uno, te llevará a la vista de ese negocio.

Lo segundo que puede ocurrir es que si solo hay un negocio, al dar clic en la bolsa verde, te lleva inmediatamente a la vista de ese negocio.

  • ¿Cómo funcionan los mensajes masivos?

    Para enviar mensajes masivos debes activar la opción que te permitirá hacerlo ¡es muy simple! Solo debes ir al engranaje de configuración, en el menú de la izquierda elegir perfiles, eliges tu perfil y en el bloque de Negocios despliegas la lista y marcas la opción "Permitir envío masivo en WhatsApp"

    Con esto, el usuario tendrá la posibilidad de utilizar esta funcionalidad.

    Para iniciar con el envío, debes dirigirte al módulo de Negocios, seleccionas los negocios a los que les quieres enviar el mensaje (máximo puedes enviar a 100 chats) y una vez marcados, das clic en los 3 puntos la parte superior izquierda, allí se desplegará un menú y seleccionas la opción "Enviar mensaje masivo por WhastApp"

    Una vez seleccionada la opción, se te abrirá un pop up que te pedirá la siguiente información:

    Al igual que con las respuestas rápidas, en la parte de "Seleccionar Variable" puedes elegir el módulo del que necesitas extraer el dato y a la derecha la información. Por ejemplo, puedes elegir el módulo de "Contactos" y traer el dato "Nombre y apellidos", de esta manera, si escribes un mensaje incluyendo variables, será mucho más personalizado.

    Si das clic en el ícono de opciones ubicado en el cuadro del cuerpo del mensaje, se despliegan dos círculos con opciones de adjuntar archivos y la siguiente con respuestas rápidas.

    Para adjuntar archivos solo basta con seleccionar la opción, se abrirá la venta para que selecciones el archivo de tu equipo que desees enviar y listo, podrás complementarlo con el texto que desees o si ya habías escrito un texto previamente, se añadirá automáticamente ¡Incluyendo las variables!.

    Nota: Recuerda que si quieres enviar solo el nombre del contacto y sin apellido, copia y pega la siguiente variable: primeraParte($contacts_lastname$)

    Al momento de darle clic en el ícono de envío aparecerá un mensaje de confirmación en el que te indicará cuántas personas de las que seleccionaste, recibirán el mensaje. Si por ejemplo elegiste 87 negocios y dice que de esos solo recibirán el mensaje 52 (52/87) debe ser porque los teléfonos pueden estar errados, tienen espacios, caracteres especiales o les falta incluir el código del país. Ya depende de tus necesidades si los debes revisar o enviar como están, dando clic en el botón naranja de "Confirmar" y verás la gráfica de progreso de envío de los mensajes.

    Nota: Cada Contacto que esté ligado al Negocio, se contará. Es decir, que si tu Negocio tiene 4 contactos, a todos les llegará el mensaje.

    Una vez los contactos hayan recibido el mensaje y te respondan, puedes continuar con la conversación desde WhatsApp en DataCRM.

  • Recordatorios en tus chats

    DataCRM diseñó un interfaz que complementará tu WhastApp y no dejará que pierdas más conversaciones importante. Así funciona:

    En la parte superior derecha de tu chat verás un ícono de reloj en color negro, al dar clic en él, podrás ver que se despliega un menú para posponer la conversación en 4 opciones diferentes:

    1. Hoy más tarde: Programa un recordatorio para el mismo día a las 6pm

    2. Mañana: Programa un recordatorio para el día siguiente a las 8am

    3. La próxima semana: Programa un recordatorio para el siguiente lunes a las 8am.

    4. Elegir fecha y hora: Programa un recordatorio de manera personalizada, el día y hora que desees.

    Una vez definida la fecha, quedará fijado en el chat así:

    Nota: Al ingresar en el Negocio podrás ver este recordatorio como una Actividad Planeada,

    al igual que en el Canvas:

    Con los recordatorios, al igual que las Actividades, puedes identificar lo pendiente o atrasado por medio de colores, entonces, cuando programas un chat para el mismo día el reloj se pondrá en color azul, a futuro de color verde, y si queda atrasado de color amarillo.

    Puedes filtrar estos recordatorios en el ícono de calendario que aparece en la parte superior izquierda que está en color negro. Al hacer clic allí se pondrá de color verde, lo que quiere decir que estás en la vista detallada de tus recordatorios.

    Si presionas en el ícono del filtro podrás ver cada una de las categorías y ver de forma detallada tus pendientes.

    El CRM te notificará cuando llegue el momento de contactar a tu chat pendiente

    y una vez realices la tarea, basta con darle clic en el check en tu conversación para darle seguimiento o programar uno nuevo

  • Si soy Usuario de soporte, ¿qué tanto puedo ver en el WhatsApp de DataCRM?

Si eres de soporte, puedes ver la totalidad de chats Abiertos, Asignados y Archivados. También si eres dueño/a de la integración, es decir que si tu nombre aparece como en la siguiente imagen, es posible visualizarlo todo:

Al momento de dar clic en el botón "ir a otros chats" la persona podrá observar todos los chats menos los propios. Y al presionar en botón "Ir a mis chats", ubicado en el mismo lugar, podrá regresar a la vista de chats personal.

Nota: Los números que aparecen en el círculo verde hacen referencia al número de chats sin abrir, más no al número de mensajes sin leer. Es decir que solo hay una notificación por cada chat.

Puedes hacer uso del buscador en la parte superior derecha y encontrar fácilmente los diferentes chats asociado a ese teléfono o contacto.

Nota: El resto de los usuarios verán el chat de manera normal, sin las opciones mencionadas en este apartado

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te recomendamos que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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