CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Desactivar 'Usar formato por defecto'

  3. Crear formatos personalizados

  4. Editar formatos predeterminados

  5. Eliminar formatos existentes

  6. Exportar formato a PDF

  7. Video: Edición y creación de formatos de cotización

  8. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

Puedes editar y crear formatos para los módulos de Cotizaciones, Facturas, Pedidos, Órdenes de compra, Negocios, Casos y Proyectos, para luego exportarlos en formato .pdf dentro de DataCRM.

Dentro del CRM tendrás un formato estándar en cada uno de los módulos. En el módulo 'Casos' encontrarás el Formato Tipo Servicio. En 'Cotizaciones' encontrarás: Formato tipo presentación, Estándar Tradicional, Formato Empresarial DataCRM, Formato Empresarial Con Imagen, Productos y Promociones, Formato Tipo Contrato.

Cuando accedes a las 'Plantillas de Formatos', te dejará en la vista de los formatos del módulo de Cotizaciones.

Formatos de Cotizaciones

Para ver los formatos en los otros módulos seleccionas el que quieres ver y das clic en el botón 'Buscar'.

Formatos de Negocio

Así, podrás ver en cada uno de los módulos cuáles son los formatos predeterminados y los que has creado.

Nota: Ten en cuenta que para usar el editor, debes desactivar la opción 'Usar formato por defecto' dentro de la configuración del CRM, apartado 'Empresa'.

2. Desactivar 'Usar formato por defecto'

Si quieres verificar si esta opción está desactivada, debes seguir los pasos a continuación:

  1. Haz clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Presiona el menú 'Empresa' y luego selecciona la opción 'Mi empresa'.

  3. Presiona el botón 'Editar' en la esquina superior derecha.

  4. Verifica que el campo 'Usar formato por defecto' no esté seleccionado.

  5. Presiona el botón 'Guardar'. Una vez tengas la configuración actualizada, puedes empezar a crear tus formatos.

3. Crear formatos personalizados

Para crear un formato personalizado debes ingresar a tu CRM y seguir los pasos a continuación:

  1. Presiona el engranaje y luego la opción 'Configuración CRM'.

  2. Selecciona la opción 'Plantillas de formatos' dentro del menú 'Otras configuraciones'.

    Se abrirá la vista de edición y creación de formatos.

  3. Haz clic en el botón 'Agregar plantilla'.

  4. Agrega la información creada en tu CRM en la pestaña de 'Información básica'. Debes escoger el módulo en el que vas a crear el formato y se cargaran los campos relacionados con este módulo. Adicionalmente, para cargar los campos deseados, solo basta con hacer clic.

  5. Configura el diseño de la plantilla en la pestaña 'Propiedades'.

  6. Personaliza el cuerpo del formato, su encabezado y el pie de página en el recuadro de edición derecho. Si quieres agregar tablas, cambiar los estilos, formatos, fuentes y tamaños en el menú superior del editor encuentras todas las opciones. Tipo de letra, alineación, colores y bordes.

    Nota: Si tienes conocimientos en lenguaje HTML, puedes pulsar el botón Fuente HTML dentro de la barra de edición y podrás editar en código. Puedes usar CSS.

    Vista de HTML

  7. Presiona el botón 'Guardar' una vez hayas finalizado tu personalización.

4. Editar formatos predeterminados

  1. Presiona el engranaje y luego la opción 'Configuración CRM'.

  2. Selecciona la opción 'Plantillas de formatos' dentro del menú 'Otras configuraciones'.

    Se abrirá la vista de edición y creación de formatos.

  3. Haz clic sobre 'Plantillas de formatos'.

  4. Haz clic sobre la opción 'Editar' en el formato que deseas.

    Nota: Te recomendamos realizar un duplicado de los formatos existentes para que trabajes a partir de ellos, así puedes volver a empezar en caso de que modifiques un campo erróneamente. Solo basta con hacer clic en 'Duplicar'.

    Se abrirá el menú de edición con el formato que deseas editar y podrás realizar los ajustes correspondientes.


  5. Presiona el botón 'Guardar' una vez hayas finalizado los cambios.

5. Eliminar formatos existentes

En la lista de 'Plantillas de formatos' sigue los pasos a continuación:

  1. Selecciona el formato que deseas eliminar.

  2. Presiona el botón 'Acciones'.

  3. Pulsa la opción 'Eliminar'.


6. Exportar formato a PDF

Si deseas ver un formato en acción, debes ir al módulo del que quieres obtener el PDF. Acá te mostramos cómo sería en el caso de Cotizaciones:

  1. Haz clic en el menú 'Todas' y luego en el módulo deseado, en este caso 'Cotizaciones'.

  2. Selecciona cualquier cotización o formato que tengas y da clic para abrirla.

    Registro

  3. Presiona el botón 'Más' en la esquina superior derecha y selecciona la opción 'Exportar a PDF'.

    Esto lo podrás hacer en el detalle de cada registro dentro de cada módulo en que quieras exportar a PDF.

  4. Selecciona la plantilla que hayas creado anteriormente.

  5. Pulsa el botón 'Exportar a PDF', que automáticamente va a descargar la cotización.

    Nota: Ten en cuenta que si solamente tienes activo un formato en el módulo, no se te mostrará la lista desplegable de exportación. Por el contrario, se exportará en el único formato activo automáticamente.

    Formato exportado

    Así habrás creado y exportado correctamente un formato personalizado dentro del CRM.

7. Video: Edición y creación de formatos de cotización

En el siguiente vídeo tienes un paso a paso con las principales funciones de este editor de plantillas de formatos.

5. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo activar un formato predeterminado?

    Puede que algunos de estos formatos estén inactivos, por lo que vas a poder activar o inactivar los formatos cuando quieras. Basta con seguir los pasos a continuación:

    1. Presiona el engranaje y luego la opción 'Configuración CRM'.

    2. Selecciona la opción 'Plantillas de formatos' dentro del menú 'Otras configuraciones'.

      Se abrirá la vista de edición y creación de formatos.

    3. Ubica el formato a modificar y haz clic sobre la opción 'Editar'.

      Formatos de Cotizaciones

    4. Cambia su estado dentro de las opciones de información básica.

    5. Presiona el botón 'Guardar'.

    Así podrás usar los que necesites al momento de exportar a PDF.

  • ¿Puedo cargar imágenes en el formato?

    Sí. Una vez te encuentres creando o editando una plantilla, sigue los pasos a continuación:

    1. Pulsa el icono imagen del menú superior.

    2. Haz clic en la pestaña 'Cargar' y luego en el botón 'Seleccionar archivo'. Allí seleccionas la imagen que quieras enviar al CRM.

      Agregar imágenes al servidor

    3. Presiona el botón 'Enviar al servidor'.

      Cuando envíes la imagen al servidor se mostrará una previsualización y puedes ajustar el ancho o alto de la imagen antes de agregarla al formato.

    4. Pulsa el botón 'Aceptar' y quedará cargada en la plantilla.

      Agregar imágenes

  • ¿Cómo justificar el texto de mi plantilla de formato?

    El sistema hace este procedimiento de forma automática. Al pegar un texto con otro formato, el sistema se encargará de justificarlo de forma automática.

    Sin embargo, cuando se trata de una tabla debes hacer el siguiente proceso:

    1. Haz clic derecho y selecciona la opción 'Propiedades de tabla'.

    2. Presiona la pestaña 'Avanzado'.

    3. Ingresa la siguiente información en el campo 'Estilos': text-align:justify;

    4. Presiona el botón 'Aceptar' y luego en el botón 'Guardar'.

    5. Pulsa el botón 'Más' y luego en 'Exportar a PDF'.

      Allí verás que el documento quedó completamente organizado y el texto justificado.

  • ¿Puedo agregar color a una tabla dentro del formato?

    Sí. Una vez hayas creado una tabla con el botón creación de tabla, puedes resaltar una casilla con cualquier color.

    Resaltar fila

    Presiona el ícono 'Color', en el menú de información básica y se abrirá una ventana emergente donde podrás seleccionar el color que quieras. Una vez escogido, pulsa en aceptar y se guardará.

    Seleccionar color

    Para rellenar la tabla del color seleccionado, haz clic en la fila de la tabla que quieres rellenar de color y pulsa el botón 'Aplicar' en la barra de edición.

    Color en la tabla

  • ¿Qué hago si no tengo habilitada la sección 'Plantillas de formatos'?

    Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:

    1. Presiona el engranaje y luego la opción 'Configuración CRM'.

    2. Despliega el menú 'Estudio' y luego 'Administrador de módulos'.

      Administrador de módulos

    3. Verifica que el módulo 'PDF' esté seleccionado y así quedará activo dentro del CRM.

      Activar PDF maker

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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