Este CRM te ofrece múltiples opciones de formatos de cotización que se acomodan a las necesidades de tu empresa. Si tu compañía cuenta con varias líneas de negocio, dentro de DataCRM puedes crear diferentes plantillas para cada una de estas líneas y sólo basta con tenerlas activas dentro de las plantillas de formatos.
Allí puedes crear formatos de cotización de acuerdo con los intereses de tu empresa o, bien sea, editar formatos personalizados teniendo como apoyo una plantilla estándar que encuentras ya creada en el CRM.
Además, una de las grandes ventajas, es que DataCRM te permite relacionar información de otros módulos con tus cotizaciones como lo son, otras cotizaciones, Productos, Negocio, Clientes o Contactos. Es decir, si necesitas mostrar información importante de estos módulos dentro de tus cotizaciones, lo puedes llevar a cabo a través del 'Editor de plantillas'.
1. Crea una cotización estándar
Para crear una cotización cuentas con tres opciones, cualquiera de ellas te llevará al mismo proceso de lenado de campos:
Cotizaciones desde la creación rápida de negocios
Desde la creacion rápida puedes crear negocios, contactos, empresas y cotizaciones. Para hacerlo:
Presiona el botón 'Crear negocio'.
Ingresa la información y selecciona los datos que deseas crear.
Marca el check 'Agregar cotización'.
Allí encontrarás los mismos campos del formulario de cotización habitual, pero desde una vista diferente, que es la creación rápida.
Continua con los siguientes pasos de la cotizacin desde de la creación rápida dando clic aquí.
Cotizaciones desde un Negocio
Haz clic sobre el Negocio al que deseas asignar una cotización. Y encontrarás el resumen de tu negocio.
Da clic en la pestaña 'Cotizaciones' y luego en 'Agregar cotización'.
Continua con los siguientes pasos de la cotizacin desde un negocio dando clic aquí.
Cotizaciones desde el módulo de Cotizaciones.
Ingresa al CRM y haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.
Haz clic en el botón 'Agregar cotización'.
Diligencia los datos de tu cotización:
No te preocupes por los acentos, tildes y demás, los formatos de cotización pueden tener acentos y caracteres especiales.
Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Asegúrate de que estén correctamente diligenciados para que la cotización se cree de forma exitosa.
* Asunto: Ingresa nombre, código, o número de cotización
Los campos 'Empresa', 'Nombre de contacto' y 'Negocio' cuentan con cuatro herramientas básicas:
Eliminar: Si deseas borrar la información seleccionada.
Tipo de búsqueda: Debes escribir las iniciales del dato a buscar y el sistema te brindará la lista relacionada para que selecciones la empresa, contacto o negocio deseados.
Válido hasta: Selecciona fecha o plazo de vencimiento de cotización.
* Estado de la cotización: Elige entre 'Creado', 'Aceptado' o 'Rechazado'
* Asignado a: Selecciona el usuario del CRM que se encargará de hacer el seguimiento a la cotización.
Introducción cotización
Descripción
Términos y condiciones
AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad)
Impuesto al consumo 8%
Tipo evento
Detalles de la dirección: Dirección, Ciudad y País.
Información específica: Imagen del producto
Detalles del elemento
Nombre del elemento: Da clic en el icono 'Producto' y te llevará al módulo 'Productos' y seleccionar el producto.
Si deseas agregar más productos a tu cotización, sólo debes hacer clic en el botón 'Agregar producto' o 'Agregar servicio' dependiendo de la actividad de tu empresa.
Moneda
Cantidad: Diligenciar la cantidad de productos
Precio: Modificar el precio si así lo desea.
Tipo de impuestos: Grupo o individual
Una vez diligenciada toda la información, debes hacer clic en el botón 'Guardar'. Luego, podrás ver el resumen de tu cotización.
2. Editar o eliminar cotizaciones estándar
Para editar una cotización, puedes llevarlo a cabo de dos maneras:
Directamente desde un Negocio.
Da clic sobre el Negocio cuya cotización quieres modificar. Y encontrarás el resumen de tu negocio.
Presiona la pestaña 'Cotizaciones' y ubicar la cotización a modificar.
Ve al icono 'Editar'.
Directamente en el modulo de Cotizaciones.
Sólo es posible eliminar una cotización desde el módulo de cotizaciones.
Clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.
Ubica la cotización que deseas modificar y hacer clic en el icono 'Editar' o 'Eliminar' según su interés.
Se abrirá nuevamente el formulario de creación de una cotización.
Modificar la información que desees y hacer clic en el botón 'Guardar'.
3. Crear un formato de cotización personalizado
Si tu empresa cuenta con diferentes líneas de negocio, o simplemente desea adaptar el formato de cotización a tu propia marca, puedes hacerlo desde el editor de plantillas de formatos.
Allí, no solo puedes cambiar o modificar el tipo de información que deseas que contengan tus cotizaciones, también puedes personalizar el formato de la cotización según tu marca en cuanto a la imagen, colores, tipo de letra y demás.
Para llevar a cabo este proceso, sigue los pasos a continuación:
Ve al icono de herramienta y luego en 'Configuración CRM'.
Despliega la pestaña 'otras configuraciones' y hacer clic en 'Plantillas de formatos'.
Allí encontrarás las diferentes plantillas que le ofrece el CRM.
Haz clic en el botón 'Agregar plantilla'
Diligencia y seleccionar los datos requeridos:
Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Asegúrate que estén correctamente diligenciados para que la cotización se cree de forma exitosa.
Información básica:
Plantilla: Asigna nombre a tu plantilla.
Descripción
Módulo: Seleccionar el módulo 'Cotizaciones' y luego la información que irá relacionada a este.
Módulos relacionados
Bloque de productos
Información de empresa
Información del usuario
Estado: Selecciona 'Activo' si deseas que su plantilla esté activa y dispuesta a uso en el CRM. O 'Inactivo', si deseas lo contrario.
Color fondo de las celdas: Escoge el color que desees.
Propiedades:
Podrás personalizar la presentación de su cotización escogiendo a gusto el formato de la página, orientación, márgenes, y marca de agua de la cotización. En este último caso, puedes escoger el logo de tu empresa.
Plantilla:
Redacta el cuerpo, encabezado y pie de página que deseas para tu cotización. Puedes escoger diferentes estilos, tamaños, fuentes y formatos de letra.
Una vez hayas terminado de crear tu propia plantilla de cotización, haz clic en el botón 'Guardar'. Y se mostrará una vista resumida de tu formato.
De ahora en adelante, podrás encontrar y contar con este formato a la hora de descargar o enviar una cotización. Siempre y cuando este se encuentre activo, para cerciorarte de este paso, haz clic aquí.
¡Listo! Puedes repetir este proceso la cantidad de veces deseadas. Además cuentas con diversas plantillas que se adapten a las necesidades de tu empresa, clientes y negocios.
4. Personaliza un formato de cotización de DataCRM
Si estás conforme con conservar los formatos de cotización que te brinda el CRM, y sólo quieres modificar detalles muy puntuales, ya sea cambio de logo o modificar un dato; puedes hacerlo. Sólo debes seguir los pasos a continuación:
Haz clic en el icono de herramienta y luego en 'Configuración CRM'.
Despliega la pestaña 'otras configuraciones' y hacer clic en 'Plantillas de formatos'.
Podrás encontrar las diferentes plantillas que le ofrece el CRM.
Selecciona la plantilla del CRM que quieres editar. Por ejemplo: 'Estándar'. Hecho esto, verás el resumen de la plantilla.
Haz clic en el botón 'Editar'.
Encontrarás los mismos campos de creación de plantillas.
Modifica la información que desees según tu interés o el de tu empresa, como la imágen, color de celdas, tipo de fuente y demás.
Haz clic en el botón 'Guardar'. Y visualizarás el resumen de tu plantilla junto con los cambios efectuados.
5. Descargar una cotización en .PDF con DataCRM
Para descargar una cotización, cuentas con dos opciones:
Directamente desde un Negocio.
Haz clic sobre el Negocio cuya cotización quieres descargar. Y encontrarás el resumen de tu negocio.
Ve a la pestaña 'Cotizaciones'.
Ubica la cotización deseada y hacer clic en el icono 'Descargar'.
Directamente en el modulo de Cotizaciones.
Ingresa al CRM y haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.
Haz clic sobre la cotización que desees descargar. Se mostrará el resument de tu cotización.
Elige 'Más' y luego 'Exportar a PDF'.
Desde cualquiera de las opciones escogidas, puedes continuar con los pasos a continuación:
Se despliega una pestaña de formatos.
Selecciona el formato o la cantidad de formatos que desees.
Haz clic en el botón 'Exportar a pdf'. Y se descargará en tu ordenador.
Busca el documento en la cinta de descargas y dar clic. Y finalmente, podrás visualizar tus cotizaciones.
6. Preguntas frecuentes conbre cotizaciones online de DataCRM
¿Cómo enviar una cotización?
Haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.
Selecciona la cotización que deseas enviar. Luego se mostrará el resumen de tu cotización.
Da clic en el botón 'Más' y luego en 'Enviar correo con PDF'.
Se abrirá una pestaña con plantillas de formatos.
Selecciona el formato de cotización que deseas.
Puedes seleccionar más de un formato a la vez.
Clic en 'Generar y enviar'. Luego, se desplegará una pestaña de plantilla de correo.
Diligencia la información de envío.
En el campo 'Para' debes ingresar los destinatarios. Puedes ingresar más de un destinatario a la vez.
Asunto: Diligencia el asunto del correo.
Adjunto: La cotización seleccionada se encuentra adjunta por defecto. Sin embargo, puedes adjuntar más archivos si lo deseas:
Desde el ordenador: Haz clic en el botón 'Seleccionar archivos'. Luego, debes buscar en las carpetas de tu ordenador el archivo que deseas enviar y haces clic en el botón 'Abrir'.
Desde el CRM: Hacer clic en el botón 'Navegar por el CRM'. Se desplegará el módulo 'Documentos' de tu CRM y allí podrás seleccionar el documento extra a adjuntar en tu correo.
Plantilla de correo: Redacta el mensaje que llevará el correo.
Clic en el botón 'Enviar' ¡y listo!
Recuerda que desde la App Móvil de DataCRM también puedes crear y enviar tus cotizaciones.
¿Cómo puedo bloquear el precio unitario de una cotización?
Para bloquear el precio unitario de una cotización debes tener permisos de rol y perfil. Para ello, debes:
Ve al engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Clic en el menú 'Administrar usuarios' y luego en 'Perfiles'.
Selecciona el perfil al cual quienes bloquear el precio unitario. Aparecerá la lista del perfil con los privilegios.
Haz clic en el botón 'Editar'.
Ubica el módulo 'Cotizaciones' y da clic en el botón desplegable.
Ubica el privilegio 'Precio unitario' y desliza para desactivar. Detal manera que se torne color naranja.
Da clic en el botón 'Guardar' y automáticamente quedará bloqueado el precio unitario para este perfil. Al momento de requerir un descuento, será enviado un correo de autorización al usuario administrador.
¿Cómo aplicar un descuento a una cotización?
Puedes aplicar descuentos a cotizaciones ya creadas o a nuevas cotizaciones. Para más infromación sobre a aplicación de descuentos, puedes hacer clic en el siguiente botón:
Para aplicar el descuento, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Da clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Cotizaciones'.
Seleciona 'Agregar registro' para crear una cotización. O, ubica la cotización a la que deseas agregar el descuento y hacer clic en el botón 'Editar'.
Una vez diligenciado el formulario. Ubicar la sección 'Descuentos' y hacer clic sobre la misma.
Se desplegará una cinta de opciones de descuento:
Sin descuento: Al marcar esta opción, no se aplica descuento a la cotización.
% Listado de precios: Se aplica el descuento sobre todos los precios de la lista. Allí debes ingresar el porcentaje de descuento a aplicar.
Descuento directo: Se aplica descuento directamente sobre la cotización. Allí debes ingresar el porcentaje de descuento a aplicar.
Haz clic en el botón 'Guardar' una vez establecido el descuento.
Al crear una cotización con descuento, no se podrá enviar por correo o descargar el .PDF hasta no ser autorizada. Tendrás que esperar a que el usuario configurado autorice el descuento y saldrá un aviso de que no se pueden llevar a cabo dichas acciones. Para autorizar un descuento haz clic en el siguiente botón:
Esperamos que este artículo te haya sido útil. Si tienes dudas o sugerencias, escríbenos en el chat; estaremos encantados de ayudarte.
