CONTENIDO

  1. ¿Qué es la guía de configuración DataCRM?

  2. ¿Puede cambiar dependiendo del usuario?

  3. Partes de la guía de configuración

  4. ¿Cómo funciona la guía de configuración DataCRM?

  5. ¿Dónde puedo encontrar la guía de configuración?

  6. ¿En qué consiste cada fase de la guía de configuración?

  7. Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es la guía de configuración DataCRM?

Es una herramienta que te permite tener la facilidad de configurar tu CRM de manera rápida y eficiente. Aparece en forma de recuadro una vez ingresas al CRM y te mostrará el tour o paso paso que debes seguir para completar los pasos básicos de la configuración.

Adicionalmente, la guía de configuración adecúa y adapta la fases con base en el tipo de usuario, ya sea administrador o no.

2. ¿Puede cambiar la guía dependiendo del usuario?

Sí, la guía presenta opciones de acuerdo al tipo de usuario.

USUARIO ADMINISTRADOR

USUARIO NO ADMINISTRADOR

3. Partes de la guía de configuración

La guía de configuración se comprende en dos partes:

  • Pasos: Para acceder a cada paso, sólo debes hacer clic sobre el nombre y te llevará a la configuración.

  • Barra de progreso: Muestra el progreso de configuración a medida que vas completando cada una de las fases.

4. ¿Cómo funciona la guía de configuración?

  • Debes hacer clic sobre el nombre del paso y te mostrará una descripción previa del proceso que debes llevar a cabo. Luego, debes hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo' y automáticamente te llevará al espacio del CRM donde deberás completar la configuración.

  • Puedes iniciar el proceso de configuración en el orden que desees.

  • Al finalizar cada paso, se mostrará una pestaña donde se confirma que el paso se completó de forma exitosa y te mostrará el paso a seguir, o bien, que haga falta por completar en caso de que hayas hecho los pasos en desorden.

  • A medida que completas cada paso, el botón se marca con un check en verde. Y la barra de progreso avanza gradualmente hasta completar el cien por ciento de la configuración.

  • Una vez completas el cien por ciento. puedes cerrar la pestaña de avance, y esta no volverá a aparecer, a menos que, desees habilitarla nuevamente.

5. ¿Dónde puedo encontrar la guía de configuración?

Si la guía de configuración se cierra. Puedes abrirla nuevamente haciendo clic en el menú "Ayuda" y seleccionas la opción "Guía de configuración". Allí, se desplegará la guía y puedes dirigirte a la fase que deseas configurar.

6. ¿En qué consiste cada paso de la guía de configuración?

A continuación, encuentras la explicación de cada una de las fases en orden de lista:

Paso: Haz el tour por data CRM.

Al hacer clic sobre esta configuración, se abrirá el video a continuación, el cual te brinda el recorrido por Data CRM.

Una vez completado este paso, te aparecerá una ventana donde te confirma que has realizado el proceso de forma exitosa, y te llevará al paso siguiente, o bien, al paso que haga falta.

Sólo debes hacer clic en el botón naranja con el nombre del paso a seguir.

Paso: Crea tu primer negocio

Al hacer clic en este paso, se abrirá la siguiente ventana con la descripción de la actividad. Para iniciar, debes hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo'.

Luego, se desplegará el formulario de creación rápida de un negocio.

Para ello, debes:

  1. Diligenciar los campos obligatorios del negocio. Estos están marcados con un asterisco en rojo.

  2. Diligenciar los campos opcionales, en caso de que quieras añadir esta información.

  3. Hacer clic en el botón "Guardar". Hecho esto, el negocio que acabas de crear, aparecerá automáticamente en el proceso de venta.

Una vez hayas finalizado, aparecerá la siguiente ventana donde se confirma que haz finalizado el paso de forma exitosa. Y te llevará al paso siguiente, o bien, al paso que haga falta.

Sólo debes hacer clic en el botón naranja con el nombre del paso a seguir.

Paso: Importa tu información

Al hacer clic en este paso, Al hacer clic en este paso, se abrirá la siguiente ventana con la descripción de la actividad. Para iniciar, debes hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo'.

te llevará al módulo de Empresas, donde deberás importar una base de datos desde este módulo.

En caso de que quieras importar otras bases de datos desde Contactos, Negocios o Productos, tendrás la opción de hacer clic sobre cada uno de los módulos desde los cuales deseas importar en el espacio a continuación:

  • En la parte inferior de la pantalla, encontrarás 3 botones que te ayudarán a prepararte para el proceso de importación:

  1. Crear campos personalizados: Te ofrece un artículo que te permitirá entender la creación o edición de campos en tu CRM.

  2. Accede a una plantilla y organiza tus datos. Encontrarás una plantilla descargable donde podrás acomodar tus datos de una forma más eficiente.

  3. Conoce cuales son los campos obligatorios. Te llevará a un artículo donde se explica todo sobre este tipo de campos.

Una vez tengas lista tu base de datos, puedes iniciar el proceso de importación.

Si tienes dudas, puedes hacer clic sobre el botón 'CÓMO HACERLO':

Luego, se desplegará el video a continuación, donde se explica el proceso de importación.

Una vez hayas comprendido el proceso, podrás iniciar con el paso a paso: Seleccionar un archivo tomando el cuenta los formatos aceptados, especificar un formato, hacer el registro de duplicados en caso de que existan, y demás.

Cuando finalices, aparecerá la siguiente ventana donde se confirma que haz finalizado el paso de forma exitosa. Y te llevará al paso siguiente, o bien, al paso que haga falta.

Sólo debes hacer clic en el botón naranja con el nombre del paso a seguir.

Paso: Sincroniza tu correo electrónico

Al hacer clic en este paso, se abrirá la siguiente ventana con la descripción de la actividad. Para iniciar, debes hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo'.

Luego, te llevará al módulo de correo. Allí podrás crear un buzón de entrada, donde tendrás la opción de acceder con diferentes servidores.

Si tienes una cuenta empresarial con GSuite, se marcará el paso "Sincroniza tu calendario" por defecto, ya que Google permite que cuando se integre el correo electrónico, automáticamente se sincronice el calendario.

Si tienes cuentas de Outlook y otras, deberás completar el paso 'Sincronizar calendario" por aparte.

Una vez finalizado el proceso, aparecerá la siguiente ventana donde se confirma que haz finalizado el paso de forma exitosa. Y te llevará al paso siguiente, o bien, al paso que haga falta.

Paso: Invita a tu equipo

Al hacer clic en este paso, se abrirá la siguiente ventana con la descripción de la actividad. Para iniciar, debes hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo'.

Allí te llevará a la vista de usuarios, donde tendrás la opción de crear un nuevo usuario dentro de tu CRM. Al hacer clic en el botón "Agregar usuario", aparecerá la siguiente ventana.

Ten en cuenta que si no tienes configurado el servidor de salida de correos, te aparecerá la opción para configurarlo.

Una vez hayas configurado tu servidor de salida, debes hacer clic sobre el botón "Agregar usuario".

Posteriormente aparecerá una ventana donde deberás seleccionar la opción por medio de la cual deseas agregar un usuario.

1) Añadir usuarios por invitación: Podrás invitar a nuevos usuarios por medio de un correo. (Sólo puedes invitar un máximo de 100 usuarios por este medio).

A la persona invitada le llegará un correo de invitación con un enlace para ingresar los datos básicos de acceso.

El usuario invitado debe hacer clic sobre el botón "Unirme al equipo", y este botón lo llevará a un formulario de acceso al CRM, donde deberá completar su información de registro.

Una vez el invitado diligencie esta información, podrá ingresar al CRM desde la vista de usuario no administrador. Y se abrirá la guía de configuración que le corresponde.

Adicionalmente, al usuario le llegará un correo con los datos de acceso en caso de olvidarlos.

2) Añadir usuarios por formulario: Deberás seguir el proceso de diligenciamiento de datos del usuario que quieres agregar. Para más detalles, haz clic aquí

Una vez hayas creado o invitado los usuarios que desees, podrás saltar al siguiente paso.

Paso: Sincroniza tu calendario

Si ya hiciste el paso Sincroniza tu correo electrónico, este paso ya se habrá marcado por defecto, ya que hace la sincronización de forma automática. Sin embargo, si no lo haz hecho, te invitamos a realizar el paso anteriormente mencionado, o bien continuar en el mismo y hacer clic en el botón 'Vamos a hacerlo'.

Luego, se desplegará una ventana donde debes escoger el tipo de cuenta con la que quieres iniciar el calendario.

Continuar con le proceso dependiendo de la cuenta, y una vez hayas finalizado aparecerá la siguiente ventana donde se confirma que haz finalizado el paso de forma exitosa. Y te llevará al paso siguiente, o bien, al paso que haga falta.


Paso: Instala nuestra App Móvil

Te llevará a una ventana donde se mostrarán los portales de descarga desde los cuales puedes instalar DataCRM para tu celular.

Una vez hayas descargado la aplicación e ingreses desde tu móvil, esta fase se marcará como realizada en la guía de configuración. En el siguiente artículo encontrarás todo sobre el app móvil, y el manejo del CRM desde la misma.

En este punto, ya habrás alcanzado el cien por ciento de configuración de tu CRM. Sólo basta seguir el orden de los pasos y llevarás un proceso fácil y sencillo.

7. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo puedo quitar la pestaña de avance de mi vista?

    Para poder quitar de forma permanente la pestaña, debes finalizar el proceso de forma completa. Es decir, una vez completado el 100% por ciento, cierras la pestaña y esta no volverá a aparecer a no ser que desees habilitarla nuevamente.

    Por el contrario, si no has finalizado los pasos no puedes quitarla de tu vista. Puedes cerrarla por instantes, pero una vez cambies de módulo esta volverá a parecer.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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