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Importar y actualizar bases de datos en DataCRM
Importar y actualizar bases de datos en DataCRM

Aprende a cargar las bases de datos de tus contactos, empresas, negocios, productos y demás al CRM

Angelica Sánchez avatar
Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

Si tienes bases de datos de tu empresa como listas de contactos, negocios, productos, y demás; y deseas migrar esta información al CRM, puedes hacerlo. Para realizar una importación en los módulos del CRM, es necesario construir una plantilla en Excel que contenga los datos que deseas cargar y guardarla en formato .CSV (delimitado por comas).

Puedes importar datos desde los módulos "Contactos", "Empresas", "Negocios" y "Productos" con un límite de 2000 registros. Alternativamente, puedes utilizar el módulo "Importador", el cual no tiene límite de registros.

2. Proceso de importación

Para iniciar el proceso de importación, debes ingresar a tu CRM y seguir los pasos a continuación:

  1. Haz clic en el módulo 'Empresas'.

  2. Selecciona 'Acciones' y luego la opción 'Importar'. Se desplegará la vista del importador.

  3. Selecciona el módulo al cual desea importar.

    En caso de que desee importar empresas, no hacer clic en ninguna opción.

  4. Elige la plantilla de Excel para organizar los datos que deseas importar.

    En la parte inferior de la pantalla, encontrarás 3 botones que te ayudarán a prepararte para el proceso de importación:

    • Crear campos personalizados: Te ofrece un artículo que te permitirá entender la creación o edición de campos en tu CRM.

    • Accede a una plantilla y organiza tus datos. Encontrarás una plantilla descargable donde podrás acomodar tus datos de una forma más eficiente.

      Si tienes dudas sobre el diseño de la plantilla, puedes hacer clic sobre el botón 'CÓMO HACERLO':

    • Conoce cuáles son los campos obligatorios. Te llevará a un artículo donde se explica todo sobre este tipo de campos.

  5. Inicia el proceso de importación.

    • “Paso 1”, selecciona el archivo o la plantilla construida.

    • “Paso 2”, elige como Delimitador Punto y Coma.

    • El “Paso 3” solo se habilita si hay duplicados o si vas a sobrescribir o fusionar información.

  6. Clic en el botón "Siguiente".

  7. Relaciona los campos de la plantilla con los campos del CRM, este proceso se conoce como "Mapeo de campos".

    Si quieres guardar en el CRM el mapeo de campos puedes marcar la opción que se encuentra al final: “Guardar como asignación personalizada”.

    Al agregar un nuevo registro en la etapa de "mapeo" en el módulo importador para la importación de contactos, debe configurarse de la siguiente manera:

  8. Haz clic en el botón "Importar". Al finalizar el proceso, el CRM genera una tabla de resultado en la cual puedes conocer cómo fueron cargados los datos.

  9. Selecciona "Terminar". Finalmente, debes volver al módulo que escogiste para hacer la importación. Ya sea 'Empresas', 'Negocios', 'Contactos' o 'Productos' para verificar la información.

3. En el siguiente vídeo tienes una breve explicación de cómo importar empresas, contactos y productos:

4. Actualización de Base de datos

Cuando ya tienes información de tus clientes potenciales o actuales dentro del CRM y quieres actualizarlos, debes realizar el proceso de importación desde el inicio que te mostramos en el paso 2 de este artículo, pero esta vez añades el tercer paso que se muestra en esta vista:

Allí, verás un menú desplegable con 3 opciones:

  • Omitir

  • Sobreescribir

  • Fusión

Puedes utilizar la opción "omitir" para evitar que se actualicen datos en específico de esa base de datos. Es decir, que el CRM evalúa la información que quieres descartar de la actualización y ese registro no se tocará.

Respecto a la opción de "Sobreescribir" te servirá para remplazar los datos que estén en el CRM y que están diferentes (correctos o actualizados) en el Excel que vas a cargar, esto, siempre y cuando coincida el criterio del campo disponible con el campo coincidente:

por ejemplo, que si el nombre Juliana Vargas Vargas tiene en el CRM el email jvargas@datacrm.com y en el Excel que vas a cargar está el email como julivargas@datacrm.com, la actualización hará que cambie a la segunda opción.

Debes tener en cuenta que si en el Excel no tienes los datos completos del Contacto, los campos se subirán como vacíos al CRM, aunque allí estuvieran completos.

Finalmente, en la opción "Fusión" podrás actualizar los campos que estén en el Excel, pero los que ya estén en el CRM se mantengan igual. Por ejemplo, si tengo en el CRM el nombre, el email y el teléfono; pero en el Excel el cargo, el país y la empresa, se completará la información al subir el archivo.

Una vez decidas la intención de la actualización de las bases de datos, debes seleccionar en la columna de la izquierda los datos y pasarlos con las flechas que se muestran, hacia la columna de la derecha.

Das clic en el botón siguiente y realizas el "mapeo de campos" como lo hiciste la primera vez que cargaste la base de datos.

Das clic en el botón importar y cuando termine la importación verás el reporte de los datos actualizados. Das clic en “finalizar” ¡Y listo!

TIP: Ahorra tiempo y evita cometer errores en tus actualizaciones llevando a cabo este paso a paso que te ayuda a poner al día los registros que ya tienes en el CRM.

En tu CRM puedes seleccionar los contactos a actualizar > Los seleccionas > clic en acciones > exportar los datos seleccionados y sobre ese archivo que acabas de descargar actualizas los datos en el Excel.

Debes tener en cuenta que cuando la exportas verás un código único o ID, que no debes borrar, ya que es indispensable que al momento de cargar la base de datos a tu CRM los incluyas en la columna de la derecha para que sea correcta la actualización con el contacto exacto.

E incluir el ID en el "mapeo de campos"

Este modo de actualización te ayudará a garantizar una importación más asertiva y sin correr el riesgo de cometer errores con la información de tu CRM.

5. Preguntas frecuentes:

  • ¿Cómo importar listas de precios?

    Para importar una lista de precios, haz clic en el siguiente botón:

  • ¿Cómo exportar una base de datos?

    Si deseas exportar una base de datos, puedes hacerlo haciendo clic en el botón a continuación:

  • ¿Cómo configurar la base de datos en Excel?

    Antes de iniciar el proceso de importación de tu base de datos, considera los siguientes consejos para evitar errores.

    1. Al cargar tu documento en el CRM, asegúrate de que todos los campos obligatorios estén completados; de lo contrario, podrían surgir errores durante la importación.

    2. Asegúrate de que la casilla del número de contacto este en "Tipo número" sin espacios y sin caracteres especiales. Para poder ingresar el contacto con el indicativo, sigue los siguientes pasos:

      • Organiza tus datos de la A a la Z y colócate en la columna de contacto. Crea una nueva columna y escribe la siguiente fórmula para asignar el indicativo al número de contacto:

        =CONCATENAR("INDICATIVO";CASILLA DE NÚMERO DE CONTACTO)

        Ejemplo: =CONCATENAR(57";C2)

        Recuerda no arrastrar las casillas, ya que esto ocasionará un error en tu base de datos. En su lugar, copia la celda y utiliza las teclas "Ctrl + Shift" para seleccionar el rango donde necesitas aplicar la fórmula, y luego haz clic en "Pegar".3.

        Recuerda que toda la columna debe estar en formato número.

    3. En la casilla "Asignado a", debe aparecer el nombre de usuario. Si has descargado los datos, asegúrate de actualizar esta información para evitar errores. Sigue estos pasos para encontrar el nombre de usuario:

      1. En tu CRM, dirígete a Configuración y haz clic en "Administrar usuarios".

      b. En esta ventana, localiza el nombre de usuario al que deseas asignar esta base de datos.

    4. En la casilla de "Fecha", asegúrate de que el formato sea Año/Mes/Día.

    5. Si tienes campos de tipo lista, asegúrate de que los valores coincidan exactamente con los configurados en tu CRM. Por ejemplo, si en tu CRM el país está configurado como "México" con tilde y mayúscula, en tu base de datos también debe estar escrito como "México". Los nombres deben ser idénticos para evitar errores.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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