Si tienes la base de datos de la lista de precios de tu empresa o negocio; y deseas migrar esta información a DataCRM, puedes hacerlo de forma fácil. Para realizar una importación en los módulos del CRM, es necesario construir una plantilla en Excel que contenga los datos que deseas cargar y guardarla en formato .CSV (delimitado por comas).
Es importante tener en cuenta que esta importación la debes realizar desde el módulo 'productos' de tu CRM y debes seguir los siguientes pasos en orden:
Si ya tienes alguno de los pasos listo, puedes omitirlo y saltar al siguiente, teniendo en cuenta el respectivo orden.
1. Activar módulo 'Lista de precios'
El primer paso para la importación de listas de precios es activar los módulos: “Lista de Precios” e “Importador”.
Para esto, debes ingresar a tu CRM y llevar a cabo el siguiente paso a paso:
Das clic en el engranaje y luego en “Configuración CRM”.
Elige en el menú ‘Estudio’ y luego en 'Administrador de módulos'.
Allí encontrarás todos los módulos que están disponibles para su uso.
Habilita los módulos de ‘Lista de Precios’ e ‘Importador’. Solo debes buscarlos y hacer clic en el ‘check’ o marcar la casilla que se encuentra al lado.
Listas de precios
Importador
Y listo, ahora solo debes volver a la vista principal del Canvas y aparecerán los respectivos módulos activos.
2. Diseñar la plantilla de lista de precios
Para realizar la importación debes tener una lista de precios ya creada. Si es así, omite este paso. De lo contrario, es importante diseñar la plantilla base para cargar tus listas de precios al importador.
Te mostramos cómo hacerlo a continuación:
Descarga e instala el programa LibreOffice, pues su editor de hojas de cálculo te permite diseñar la plantilla base para cargar tus listas de precios al importador.
Para que el proceso resulte exitoso, es obligatorio realizar este paso.
Puedes acceder mediante el siguiente enlace para descargarlo:
https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice-nuevo/, pero si ya lo tienes, puedes omitir este paso.
Abre tu editor de hojas de cálculo y crea los campos que aparecen en la siguiente imagen siguiendo las instrucciones que te presentamos a continuación. O bien, puedes descargar nuestra plantilla prediseñada haciendo clic aquí.
Escribe el nombre de las listas de precios en el campo de ‘lista’ y el nombre que escojas se repetirá de acuerdo a la cantidad de productos que desees agregar.
En el ejemplo, se muestran 3 productos para la lista ‘Clientes’, por ende se repite el nombre de la lista 3 veces. De esta forma debes realizarlo para los demás productos que desees agregar en el mismo archivo.
Agrega los productos que necesites en la lista de precios dentro del campo de ‘productos’.
Nota: Los productos deben encontrarse subidos al CRM, por lo tanto, el nombre del producto que se coloque en ese espacio tiene que ser igual al que se encuentra registrado en el módulo 'Productos'.
Haz clic aquí para verificar los nombres de los productos.
Mantén los campos “active” y “currency_id” con el valor de ‘1’ en todo el documento, pues es la referencia que la plataforma tendrá en cuenta al momento de hacer la importación.
Asigna el usuario correspondiente a cada lista de precios dando clic en el campo ‘assigned_user’. Para saber qué usuario o nombre escribir exactamente, debes seguir el proceso que se muestra en el video a continuación:
Guarda tu archivo de lista de precios.
Nota: cuando guardes el archivo, el nombre de este NO PUEDE TENER ESPACIO.
Pare ello, puedes ingresar al siguiente enlace para observar el proceso: https://youtu.be/VPTrllorRvE. O bien, puedes seguir los pasos a continuación:
Ubica la cinta de opciones y elige el Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda.
Selecciona la opción 'Guardar como'.
Escoge la carpeta en la que quieres guardar tu archivo. Por ejemplo: Escritorio.
Asigna un nombre al archivo en el campo 'Nombre de Archivo'. Por ejemplo, Lista_1.
Debes dirigirte al campo 'Tipo' para escoger el tipo de archivo que vas a guardar. Para ello, debes dar clic sobre la barra 'Hoja de cálculo'. Allí, se desplegará una cinta de opciones, en la cual debes seleccionar 'Texto CSV' como tipo de archivo.
'Guardar'.
Confirma que has escogido el texto CSV como tipo de archivo haciendo clic sobre el botón 'Usar formato texto CSV'.
Finalmente, se mostrará un recuadro titulado 'Exportar a un archivo de texto', al cual simplemente debes dar clic en el botón 'Aceptar'.
3. Importar lista de precios al CRM
Si ya cuentas con el módulo 'Lista de precios' activo y la base de datos ya creada, debes dirigirte a tu CRM y seguir los pasos a continuación:
Clic en el menú 'Todas' y luego en el módulo 'Importador'.
Selecciona 'Agregar registro'.
Ingresa la información de la importación que te mostramos a continuación:
Es necesario llenar los campos obligatorios principalmente.
Módulo a importar: Listas de precios
Asunto: Ingresa el tema de la lista de precios o la descripción. Por ejemplo: Lista general
Archivo: Selecciona el archivo o plantilla de lista de precios. Clic en el botón 'Seleccionar archivo' y hacer clic sobre la lista de precios que creaste.
Finalmente, 'Abrir'.
Selecciona “Guardar”. Luego se mostraran las tres fases del proceso de importación.
Clic en la fase 'Mapeo'. Allí debes ingresar los datos del módulo a importar tal cual te mostramos en la siguiente imagen:
No olvides marcar la casilla de 'Referencia', esto para crear una sola lista que contenga estos campos.
Ubica la sección 'Productos' y selecciona los datos tal cual la siguiente imagen:
Da clic sobre el botón 'Agregar condición' de la sección 'Productos'. Y selecciona los campos 'listPrice' de las dos primeras listas.
Clic en 'Guardar' y se mostrará un mensaje que confirma que el proceso fue exitoso. Y hacer clic en el botón 'Aceptar'.
Clic sobre la tercera fase 'Detalles'. Allí verás un resumen del proceso que acabas de llevar a cabo.
Este no se ejecuta inmediatamente, tardará algunos minutos u horas dependiendo del tamaño del archivo.
4. Editar o eliminar importación
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Elige el menú 'Todas' y luego 'Importador'.
Ubica la importación que deseas editar o eliminar.
Visualizarás tres iconos:
Completar detalles: Al hacer clic allí te llevará a las fases de importación para que ingreses otros detalles o información.
Editar: Al hacer clic allí, el sistema te llevará al primer paso de la importación y podrás retomar el proceso y editar la información que desees.
Eliminar: Al hacer clic allí, el sistema te preguntará si estás seguro de realizar esta acción.
Da clic en el botón 'Sí'.
5. Asociar lista de precios a empresa
Para asociar una lista de precios a una empresa, ve al Módulo de Empresas, selecciona la empresa deseada y accede a Lista de Precios.
Puedes agregar o seleccionar una lista de precios
Si vas a crear una lista de precios, agrega el nombre y selecciona la moneda. da clic en guardar.
Recuerda que la lista de precios se aplica por producto
6. Preguntas frecuentes sobre listas de precios en DataCRM
¿Cuánto tiempo toma el proceso de importación del archivo?
El proceso te puede tomar cierta cantidad de minutos u horas según el tamaño del archivo que se importe.
¿Cómo verifico los nombres de los productos?
Ingresa a tu CRM y sigue el proceso a continuación:
Haz clic en el menú 'Todas' y luego en 'Productos'.
Visualiza y verifica los nombres de cada producto.
También puedes exportar la lista, para solo tener que copiarlos y pegarlos en la plantilla de precios.
Presiona el botón 'Acciones' y luego 'Exportar'.
Selecciona la opción de descarga según los productos seleccionados.
Presiona el botón 'Exportar Productos'. Y el archivo se descargará en tu ordenador.
Abre el archivo y verás la lista de productos con los detalles.
Selecciona los productos, haz clic derecho y cópialos.
Pégalos en la plantilla de lista de precios, así facilitas el trabajo.
¿Cómo puedo confirmar que el archivo cargó correctamente?
Sabrás que el archivo se habrá cargado correctamente de la siguiente manera:
Ingresa al menú 'Todas' y luego en 'Listas de Precios'. Allí aparecerán las listas con el nombre puesto en el archivo de la hoja de cálculo.
Válida que el precio esté configurado como en la hoja de cálculo seleccionando cualquiera de las listas de precios. Luego, debes hacer clic en la opción “Productos” que se encuentra en el menú de la derecha.
En esta opción verás cada producto con “Precio Unitario” y “Listado de precios”.
Así de simple puedes confirmar que la importación se realizó con éxito.
Esperamos que este artículo te haya sido útil. Si tienes dudas o sugerencias, escríbenos en el chat; estaremos encantados de ayudarte.
