Usar el Módulo de Productos en DataCRM será tu aliado si quieres vender con estrategia. Al centralizar tu catálogo, cotizar con precisión y analizar qué productos realmente impulsan tu crecimiento, transformas tareas manuales en procesos inteligentes.
Importas una sola vez y ganas trazabilidad, velocidad y control. Así, dejas de improvisar y comienzas a tomar decisiones basadas en datos reales.
1. Crear productos
Para crear un producto, debes seguir el paso a paso a continuación:
Da clic en el menú 'Todas' y luego en el módulo 'Productos'.
En caso de que no aparezca, debes activar el módulo haciendo clic aquí.
Has clic en el botón 'Agregar producto'.
Esto te llevará al formulario de creación.
Diligencia la información que necesites del producto.
Nombre: Ingresar el nombre del producto.
Responsable: Seleccionar el usuario del CRM al cual se le asigna este producto.
Producto activo: Si deseas desactivar el producto debes hacer clic sobre la casilla. De manera que se desmarque el check, y esta quede vacía.
Cantidad en stock: Ingresar la cantidad de productos existentes y disponibles.
Descripción: Añadir detalles del producto como tamaño, color, calidad, material, etc.
Precio unitario: Ingresar precio del producto.
Iva%: Solamente aplica para Colombia.
Administración% , Imprevisto%, Utilidad% son impuestos que no aplican a todo tipo de empresa. Y se aplican sobre el valor del proyecto. Si deseas desactivar estos impuestos de tu CRM, haz clic en el siguiente botón.
Imagen del producto: Para agregar una imagen al producto, haz clic aquí.
Una vez diligenciada toda la información, hacer clic en el botón 'Guardar'.
2. Importar productos de manera masiva
Para importar un producto debes dirigirte al módulo de productos y luego proceder a realizar las siguientes acciones.
Da clic en el botón 'Acciones' y luego la opción 'Importar'.
Allí, podrás encontrar el paso a paso para hacer el proceso de importación mucho más sencillo. Puedes cargar archivos .CSV, .VCF, .XLS, .XLSX con máximo 2.000 registros, al igual que, contarás con la plantilla de importación en caso de que no cuentes con una.
Si tienes dudas respecto al proceso de importación por la cantidad de registros que posees, puedes hacer clic aquí.
Al ser productos nuevos, basta con cargar el archivo en el Paso 1: Selecciona el archivo, donde podrás cargar el .csv de tu computadora y en el Paso 2: Especifica el formato, ajustar los detalles del archivo; por ejemplo si es separado por puntos y comas, únicamente comas o si el archivo tiene encabezados.
Pulsa el botón 'Siguiente' y vendrá el paso más importante, mapear los campos del archivo .csv con los del CRM. En caso de que en el archivo hayas colocado como encabezado los mismos nombres que hay en el CRM, esta identificación es automática. Si colocaste un nombre diferente, debes buscar la opción en la lista desplegable.
Presiona el botón 'Importar' una vez hecho el mapeo, y los archivos se cargarán y se te mostrará un resumen del resultado. Allí podrás ver el número total de registros importados, cuáles fueron creados, sobreescritos, descartados o combinados.
Pulsa el botón 'Terminar' y automáticamente volverás al módulo de producto donde podrás ver el resultado final de todos tus productos cargados en el CRM.
3. Proceso de importación según la cantidad de registros
Listas de productos con más de 2mil registros
Debes utilizar el importador, puedes visitar el artículo correspondiente pulsando el siguiente botón:
Listas de productos menores a 2mil registros
Puedes realizar la importación directamente desde el módulo de Productos. Debes organizar la información en un archivo separado por comas (.csv) para hacer el mapeo con los campos respectivos en el CRM.
En el siguiente ejemplo, puedes observar que cada columna pertenece a un campo del módulo en el CRM: Nombre del producto, responsable, stock, descripción y precio.
La columna adicional Activo hará que cuando importemos el producto, este se active por defecto. Solo hay que dar a cada registro el número 1
Cuando termines de organizar tu lista de productos como en el ejemplo de arriba, guarda el archivo en formato CSV UTF-8 (separado por comas) y así quedará listo para importarlo al CRM.
4. Agregar imagen a cada uno de mis productos
Para agregar una imagen tienes dos opciones: cargar las imágenes directamente en cada producto o agregar una columna con la URL donde reposa la imagen dentro del archivo .csv que importaste previamente, así todos los productos tendrán el enlace a la imagen de manera masiva.
Ten en cuneta: El tamaño de imagen recomendado es 170 * 60
Cargar las imágenes directamente en cada producto
Debes ubicarte en el módulo de productos para realizar este proceso. Luego, debes seguir los pasos a continuación:
Seleccionar el producto u hacer clic en a opción 'Editar'.
Buscar el bloque 'Información de la imagen del producto' .
Presionar el botón 'Seleccionar archivo' y cargar la imagen desde tu ordenador.
Clic en 'Guardar' y el producto quedará con la imagen registrada directamente desde el CRM.
Así que, si utilizas estos productos para cotizar a través del CRM, puedes ver que el producto aparece con la imagen cargada previamente (sea carga individual o carga masiva a través de URL)
5. Cómo actualizar masivamente las imágenes de productos en el CRM
Actualizar las imágenes de productos en tu CRM puede parecer una tarea compleja si tienes un catálogo extenso. Sin embargo, gracias a la funcionalidad de importación masiva, este proceso se puede hacer de forma rápida y eficiente, siempre que los productos ya estén creados previamente en el sistema.
A continuación, te explicamos el paso a paso para importar enlaces de imágenes y asociarlos a los productos existentes en tu CRM.
Paso 1: Asegúrate de tener los enlaces correctos
Antes de comenzar, es fundamental que todas las imágenes que vas a utilizar estén alojadas en una carpeta pública. Esto significa que cualquier persona con el enlace podrá acceder a la imagen sin necesidad de iniciar sesión o tener permisos especiales.
✅ Tip: Puedes usar servicios como Google Drive, Dropbox o un servidor propio, pero asegúrate de que los enlaces sean directos y estén configurados como públicos.
Ejemplo: carpeta pública
Paso 2: Prepara tu archivo de importación
Crea un archivo en Excel o CSV con al menos dos columnas:
Referencia del producto (o "nombre del producto", según cómo esté configurado tu CRM).
Enlace de la imagen (el URL directo de la imagen alojada públicamente).
Asegúrate de que las referencias coinciden exactamente con las que ya existen en tu CRM. Si un producto no existe, no se creará uno nuevo, ya que este proceso solo actualiza registros existentes.
Paso 3: Importa el archivo desde el módulo de productos
Ve al módulo de Productos en tu CRM.
2. Haz clic en Acciones > Importar.
3. Selecciona el archivo que preparaste.
4. En el Paso 3 de la importación, selecciona el tipo de importación como "Fusión". Esto permitirá actualizar los productos existentes sin crear nuevos registros.
5. Define el campo coincidente como “Referencia del producto” o “Nombre del producto”, según corresponda.
6. Asocia correctamente cada columna de tu archivo con los campos del CRM, en este caso:
Referencia del producto → con el campo correspondiente.
Enlace → con el campo de imagen del producto.
Luego, haz clic en Importar.
Paso 4: Verifica que la imagen se haya actualizado
Una vez completada la importación, puedes ir al detalle de un producto actualizado y verificar que el enlace de la imagen ahora esté cargado correctamente.
Paso 5: Comprueba que la imagen se muestra en las cotizaciones
Dirígete al módulo de Cotizaciones.
Abre una cotización donde esté incluido el producto actualizado.
Haz clic en Exportar a PDF utilizando una plantilla que incluya la imagen del producto.
Revisa el PDF generado. Si todo está configurado correctamente, verás la imagen del producto cargada automáticamente desde el enlace que importaste.
⚠ ️ Importante: La plantilla de cotización debe incluir la
variable de imagen del producto, no la del enlace.
Aunque parezca confuso, el CRM toma el contenido del campo imagen del producto (alimentado por el enlace) para mostrarlo en las plantillas PDF.
6. Preguntas frecuentes
¿Cómo activar el módulo 'Productos' en el CRM?
Hacer clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Hacer clic en el menú 'Estudio' y luego en la opción 'Administrador de módulos'.
Verificar que el módulo 'Productos' este activo, es decir, que el check azul se encuentre marcado.
Una vez este módulo esté habilitado, al refrescar la página podrás ingresar a través de la opción Todas, en el menú superior.
¿Cómo agregar, activar o desactivar impuestos del módulo de productos?
Sigue el paso a paso a continuación:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.
Clic en el menú 'Otras configuraciones' y luego en 'Impuestos'.
Se desplegará la vista de impuestos que se encuentran en el CRM.
Ubica el panel 'Productos e impuestos de servicio'. Allí podrás llevar a cabo dos acciones:
Agregar un impuesto: Hacer clic en el botón 'Agregar nuevo impuesto'. Ingresar el nombre y el valor. Luego hacer clic en el botón 'Guardar'.
Activar un impuesto: Marcar el recuadro con el check en azul.
Desactivar un impuesto: Desmarcar el check de manera que el recuadro quede vacío.
Ya puedes dirigirte al módulo 'Productos' y los respectivos impuestos aparecerán según las acciones que hayas realizado.
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
