CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Crear un caso

  3. Agrega actividades específicas a un caso

  4. Agrega documentos a un caso

  5. Elimina un caso

  6. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

Si has pensado en manejar el área de Servicio al Cliente, Soporte Técnico o Posventa de tu empresa en DataCRM, el módulo de Casos es el adecuado para ti. Aquí podrás llevar la trazabilidad de todos esos casos que requieran atención por parte de tu empresa.

Puedes orientarlo a casos con tus clientes, aliados comerciales, proveedores o incluso colaboradores internos, pues es un módulo muy versátil y que se puede personalizar de acuerdo a la actividad de cada empresa.

2. Crear un caso

  1. Ingresa al CRM y haz clic en la pestaña 'Todas'.

  2. Da clic en 'Casos'. Posteriormente, te llevará al módulo donde te aparecerá el listado con todos los casos activos, si es la primera vez que se activa el módulo, no tendrás ninguno.

  3. Pulsa el botón '+ Agregar caso', allí se mostrarán todos los campos de información específica que puedes completar.

    Recuerda que todos los campos marcados con asterisco(*) son obligatorios.

    Si para ti es relevante saber cuántos días lleva ese caso de Servicio al Cliente o Posventa abierto, puedes visitar el siguiente paso a paso de cómo crear la tarea automática conteo de días:

  4. Una vez completes toda la información, haz clic en el botón 'Guardar'.

    Estarás en la vista resumen del caso, allí verás la información más relevante, comentarios, actividades, documentos, historial de modificación y módulos relacionados.

    Si escribes algún comentario en el caso, puedes dejar por escrito la trazabilidad o alcance de ese caso. Y todas las personas que tengan acceso van a poder ver esos comentarios, responderlos o agregar nuevos

3. Agrega actividades específicas a un caso

Puedes agregar actividades únicas a cada caso como llamadas, reuniones, enviar mensajes y demás desde la vista resumen de tu caso. Para ello debes seguir los pasos a continuación:

  1. Dentro del CRM, haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Casos'.

  2. Haz clic sobre el caso al cual quieres agregarle una actividad y te llevará a la vista resumen del mismo.

  3. Pulsa el botón 'Agregar', en el bloque Actividades.

  4. Completa la información de la actividad. Debes seleccionar el tipo de actividad, cambiar el asunto, la fecha y agregar alguna descripción.

  5. Haz clic en el botón 'Guardar' una vez diligenciada toda la información. Y podrás verla evidenciada en el resumen del caso.

    Todas las actividades que hagas en cada caso quedaran relacionadas en el módulo Actividades de la parte derecha, donde se te mostrarán tanto las planeadas como las realizadas.

4. Agrega documentos a un caso

Puedes adjuntar documentos a un caso que desees, haciéndolo desde la vista resumen del caso. Para ello, sigue el proceso a continuación:

  1. Dentro del CRM, haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Casos'.

  2. Haz clic sobre el caso al cual quieres adjuntar un documento y te llevará a la vista resumen del mismo.

  3. Pulsa el botón 'Agregar', en el bloque 'Documentos'.

  4. Completa la información respectiva del documento.

    • Asunto: Asigna un nombre al documento.

    • Asignado a: Escoge el usuario de tu equipo al cual deseas asignar el documento del caso.

    • Nombre de carpeta: Default. (Este campo ya está asignado por defecto)

    • Adjunta el archivo: Puedes hacerlo desde dos orígenes:

      • Archivo interno: Al hacer clic en el botón 'Seleccionar archivo' te llevará a las carpetas de tu ordenador, donde debes buscar el documento y seleccionarlo. Posteriormente, verás el documento adjuntado en el formulario.

      • Archivo externo: Te permitirá adjuntar un archivo desde Dropbox o Drive. Desde cualquiera que escojas, el sistema te llevará al acceso de la plataforma respectiva. Ingresas a la cuenta desde la cual deseas adjuntar el archivo. Lo seleccionas y automáticamente este se adjuntará al formulario.

  5. Haz clic en el botón 'Guardar' y verás el documento adjuntado en el resumen del caso.

Así puedes manejar todos tus casos de Posventa, Servicio al Cliente o aquellos que requieran importancia dentro de tu empresa, a través del módulo Casos. De forma individual puedes tener toda esa trazabilidad de qué ha pasado con el caso, soportado con las respectivas actividades, documentos y comentarios.

Nota: Ten en cuenta que este módulo, al igual que los demás del CRM, es personalizable. Por lo que si quieres agregar campos adicionales para alinearlo con la actividad de tu empresa, lo puedes hacer.

5. Elimina un caso

Puedes eliminar los casos que quieras de tu CRM cuando así lo desees. Sólo debes seguir los pasos a continuación:

  1. Dentro del CRM, haz clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Casos'.

  2. Ubícate sobre el caso que deseas eliminar. Allí se ilustran tres iconos.

  3. Haz clic sobre el icono 'Eliminar'.

  4. Se desplegará una ventana de confirmación de esta acción. Haz clic en el botón 'Si'. Y el caso ya no aparecerá en la lista de casos.

6. Preguntas frecuentes

  • ¿Qué debo hacer si no aparece el módulo Casos en mi CRM?

    En algunas ocasiones, existen módulos que no están activados en el CRM por defecto. Para asegurarte que el módulo de casos esté en tu CRM, sigue los pasos a continuación:

    1. Haz clic en el engranaje de configuración y luego en 'Configuración CRM'.

    2. Dirígete al panel de configuración, haz clic en el menú 'Estudio' y luego en la opción 'Administrador de módulos'.

    3. Aquí puedes seleccionar los módulos que quieres que aparezcan en tu CRM. En este caso, selecciona el de Casos. Debes hacer clic en la casilla al lado del módulo, de manera que se marque un check en azul.

      ¡Y listo! Vuelves a la pantalla principal de tu CRM, haces clic en el menú 'Todas' y allí encontrarás el módulo 'Casos' disponible.


Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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