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Sincronización Calendario Outlook con DataCRM
Sincronización Calendario Outlook con DataCRM

En este artículo te enseñaremos a realizar la sincronización de Outlook con el calendario de nuestro CRM.

Angelica Sánchez avatar
Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

La sincronización de Outlook con el CRM te permite vincular tu calendario con tus actividades dentro del CRM, lo cual te ayuda a crear de forma automática tus actividades dentro del calendario de Outlook. Así podrás visualizar la información que tiene asociada la actividad, como el contacto, el cliente y la descripción en el calendario de Outlook.

Debes tener en cuenta que las zonas horarias del CRM y de Outlook sean iguales, para que las actividades que se lleven a cabo desde la plataforma al calendario queden en la hora exacta, en el caso de no ser así las actividades se crearan con horas diferentes.

2. Establecer zonas horarias iguales

Para confirmar que las zonas horarias sean iguales debes seguir los pasos a continuación:

  • Desde el CRM

    Ingresa a tu CRM y continua el siguiente proceso:

    1. Haz clic sobre tu nombre de usuario y luego en 'Mis preferencias'.

      Allí podrás revisar en qué zona horaria se encuentra tu CRM.

      En caso de que desees cambiar la zona horaria, simplemente das clic sobre esta.

      Luego, despliega la lista con las opciones disponibles, allí seleccionas la que te convenga.

  • Desde Outlook

    Inicia sesión en tu correo electrónico dando clic aquí, y allí continúa el siguiente paso a paso:

    1. Presiona el engranaje de configuración.

    2. Haz clic en 'Ver toda la configuración de Outlook' ubicada en la parte inferior del menú.

    3. Presiona el menú 'General'.

    4. Haz clic en 'Idioma y zona horaria'.

    5. Ubícate en Zona horaria y configúrala de manera que quede igual a la del CRM. Si estas coinciden, omite este paso.

3. Proceso de sincronización

Ingresa al CRM y sigue el paso a paso:

  1. Presiona el menú 'Calendarios'.

  2. Haz clic en 'Lista de actividades'.

  3. Presiona la pestaña oculta en el borde izquierdo de la pantalla.

  4. Haz clic en 'Calendario Microsoft' y luego en 'Acceder con Outlook'.

    El sistema te llevará a iniciar sesión con tu cuenta Outlook.

  5. Presiona el botón 'Sí' para conceder el permiso de sincronización.

    Después de haber aceptado te llevará al canvas. Con esto ya queda sincronizado el calendario de Outlook, cuando agregues tareas en estado planeado y que estén marcadas para que salgan en los calendarios, ya las podrás visualizar en el calendario de Outlook.

4. Activar permisos de calendario

Ingresa a tu CRM y continúa el paso a paso:

  1. Presiona el engranaje y luego 'Configuración CRM'.

  2. Haz clic en el menú 'Estudio' y luego en 'Editor de listas desplegables'.

  3. Selecciona la información a continuación:

    • Seleccionar módulo: Actividades

    • Seleccionar lista desplegable de Actividades: Tipo de actividad

  4. Verifica que en los tipos de actividades se encuentre activo el check de calendarios. De no ser así, da clic en la casilla y actívalos.

Recuerda que en dado caso de no estar activo el check de calendarios, lo que sucederá es que esa actividad no se sincronizará con el calendario de Outlook.

5. Sincronizar actividades previas a la sincronización con el CRM

Si quieres, puedes sincronizar actividades que hayan sido creadas previas a la sincronización. Solo ingresa a tu CRM y continúa el paso a paso:

  1. Presiona el menú 'Calendarios'.

  2. Haz clic en 'Lista de actividades'.

  3. Presiona la pestaña oculta en el borde izquierdo de la pantalla.

  4. Haz clic en 'Calendario Microsoft' y luego en 'Sincronizar'.

    El CRM cargará automáticamente las actividades previas.

6. Remover sincronización

Ingresa a tu CRM y continúa el paso a paso:

  1. Presiona el menú 'Calendarios'.

  2. Haz clic en 'Lista de actividades'.

  3. Presiona la pestaña oculta en el borde izquierdo de la pantalla.

  4. Haz clic en 'Calendario Microsoft' y luego en 'Remover sincronización'.

    El CRM te mostrará un mensaje donde se confirma que la sincronización se eliminó correctamente.

7. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo verificar si mi calendario Outlook se encuentra sincronizado con el CRM después de haberlo sincronizado?

    Lo que tienes que hacer es crear una actividad desde el CRM y una vez creada, dirígete al calendario de Outlook y revisa si se creó. Para esto, cuentas con dos opciones:

    Sea cual sea la opción, debes dirigirte a tu calendario de Outlook para verificar la sincronización.

    • Crear actividad desde el canvas: Para crear una actividad, debes seleccionar el negocio al cual estará relacionada. Es decir, debes tener un negocio para crear este tipo de actividad. Para conocer los pasos a seguir, haz clic en el artículo a continuación:

    • Crear actividad desde el módulo de actividades: Podrás crear actividades sin que estén ligadas a un negocio, empresa o contacto específicos. Para ello, sigue los pasos a continuación:

      1. Ingresa al CRM y haz clic en el módulo 'Calendarios'.

      2. Haz clic en 'Lista de actividades'.

      3. Presiona el botón 'Agregar actividad'.

      4. Ingresa los datos de la actividad.

      5. Presiona el botón 'Guardar'.

      6. Dirígete a tu cuenta de Outlook y presiona el ícono 'Calendario' ubicado en la barra lateral izquierda.

      7. Verifica que la actividad creada en el CRM esté allí.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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