¿Para qué sirve?

La integración de Outlook con el CRM te permite vincular tu calendario del correo con tus actividades dentro del CRM, lo cual te ayuda a crear de forma automática tus actividades dentro del calendario de Outlook. 

Así podrás visualizar la información que tiene asociada la actividad, como el contacto, el cliente y la descripción, en el calendario de Outlook.

¿Que debo tener en cuenta antes de realizar la sincronización? 

Debes tener en cuenta que las zonas horarias del CRM y de Outlook sean iguales, para que las actividades que se lleven a cabo desde la plataforma al calendario queden en la hora exacta, en el caso de no ser así las actividades se crearan con horas diferentes.

Para confirmar que las zonas horarias sean iguales debes seguir estos pasos:

En el CRM

Lo primero que debes hacer es dirigirte al apartado “Mis Preferencias” dando clic en el nombre del usuario.

Ahí podrás revisar en qué zona horaria se encuentra tu CRM

En caso de que desees cambiar la zona horaria simplemente das clic sobre esta y aparecerá una lista desplegable con las opciones disponibles, allí seleccionas la que te convenga.

Recuerda que esto también lo puedes editar desde el apartado “Editar” que se encuentra en la parte superior derecha donde se visualiza la información.

En Outlook

Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en tu correo electrónico, allí te diriges al icono de engranaje y le das clic.

Se desplegará una vista de opciones donde tendrás que dar clic en “Ver todas las configuraciones de Outlook”.

Una vez hecho clic se abrirá una ventana y seleccionas la opción “General” que aparece con el icono de engranaje y posteriormente eliges "Idioma y Tiempo".

La ventana te mostrará todas las configuraciones que tiene “Idioma y Tiempo”, te debes enfocar en la opción “Zona Horaria Actual” la cual podrás modificar.

¿Cómo realizo la sincronización?

Lo primero que debes hacer es ingresar al CRM y ubicarte en el módulo Calendarios

Posteriormente dirígete al apartado “Lista de Actividades”, y una vez allí aparecerá la opción “Calendario Microsoft” donde darás clic y se desplegará la opción “Sincronizar”, ingresa allí.

Luego se abrirá una ventana en donde debes Iniciar Sesión con tu correo de “Outlook”.

Después de haber iniciado sesión correctamente, podrás visualizar desde el apartado
“Calendario Microsoft” las dos opciones “Sincronizar” y “Remover Sincronización”.

Con esto ya queda sincronizado, cuando agregues tareas en estado planeado y que estén marcadas para que salgan en los calendarios, ya las podrás visualizar en el calendario de Outlook. 

Si quieres, puedes sincronizar actividades que hayan sido creadas previas a la sincronización, solo debes dar clic en “Sincronizar” y observaras que el estado de sincronización se encuentra Activo.

¿Cómo activar los permisos del calendario?

Debes dirigirte al apartado “Configuración CRM”.

En el menú lateral izquierdo ve al apartado estudio y da clic en “Editor de Listas Desplegables”.

Allí elige en la opción “Seleccionar Módulo,  la casilla de “Actividades”.

Luego “Tipo de Actividad”.

Una vez hecho esto, verifica que en los tipos de actividades se encuentre activo el check de calendarios. De no ser así, da clic en la casilla y activarlos.

Al dar clic en una de las casillas para activarlos aparecerá un pop up confirmando que ya se encuentra activa esta opción. 

Recuerda que en dado caso de no estar activo el check de calendarios, lo que sucederá es que esa actividad no se sincronizará con el calendario de Outlook.

¿Cómo verificar si mi calendario Outlook se encuentra sincronizado con el CRM después de haberlo sincronizado?

Lo que tienes que hacer es crear una actividad desde el CRM

Una vez creada la actividad dirígete al calendario de Outlook y revisa si se creó.

¿Cómo remover la sincronización de mi correo Outlook con el CRM? 

Lo único que debes hacer es dirigirte al apartado de “Calendario Microsoft” y dar clic en la opción “Remover Sincronización”.

Revisa que en la opción “Calendario Microsoft” haya desaparecido “Remover Sincronización” y adicional aparecerá un pop up el cual confirmará que se eliminó la sincronización correctamente. 

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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