¿Para qué sirve?

La integración de Outlook con el CRM te permite vincular tu calendario con tus actividades dentro del CRM, lo cual te ayuda a crear de forma automática tus actividades dentro del calendario de Outlook. Así podrás visualizar la información que tiene asociada la actividad, como el contacto, el cliente y la descripción en el calendario de Outlook.

¿Qué debo tener en cuenta antes de realizar la sincronización? 

Debes tener en cuenta que las zonas horarias del CRM y de Outlook sean iguales, para que las actividades que se lleven a cabo desde la plataforma al calendario queden en la hora exacta, en el caso de no ser así las actividades se crearan con horas diferentes.

Para confirmar que las zonas horarias sean iguales debes seguir estos pasos:

En el CRM

Lo primero que debes hacer es dirigirte al apartado Mis Preferencias dando clic en el nombre del usuario

Mis preferencias

Ahí podrás revisar en qué zona horaria se encuentra tu CRM

Zona horaria DataCRM

En caso de que desees cambiar la zona horaria simplemente das clic sobre esta y aparecerá una lista desplegable con las opciones disponibles, allí seleccionas la que te convenga.

Escoger zona horaria DataCRM

Recuerda que esto también lo puedes modificar desde el apartado Editar que se encuentra en la parte superior derecha donde se visualiza la información.

Editar

En Outlook

Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en tu correo electrónico, allí te diriges al icono de engranaje y le das clic.

Configuración de Outlook

Se desplegará una vista de opciones donde tendrás que dar clic en Ver todas las configuraciones de Outlook

Ver todas las configuraciones de Outlook

Una vez hecho clic se abrirá una ventana y seleccionas la opción General que aparece con el icono de engranaje y posteriormente eliges Idioma y Tiempo.

Configuraciones generales de Outlook
Idioma y tiempo en Outlook

La ventana te mostrará todas las configuraciones que tiene Idioma y Tiempo, te debes enfocar en la opción Zona Horaria Actual la cual podrás modificar

Zona horaria en Outlook

¿Cómo realizo la sincronización?

Lo primero que debes hacer es ingresar al CRM y ubicarte en el módulo Calendarios

Calendarios en DataCRM

Posteriormente dirígete al apartado Lista de Actividades, y una vez allí aparecerá la opción Calendario Microsoft donde darás clic y se desplegará la opción Acceder Con Outlook, ingresa allí.

Lista de actividades en DataCRM
Accedr con Outllok

Te vas a salir la siguiente pantalla si ya tienes la sesión iniciada en Outlook, en donde vas a dar clic en Yes (Sí)

Permisos de Outlook

Después de haber aceptado te llevará al canvas. Puedes volver a la lista de actividades y visualizar desde el apartado Calendario Microsoft las dos opciones Sincronizar y Remover Sincronización.

Con esto ya queda sincronizado el calendario de Outlook, cuando agregues tareas en estado planeado y que estén marcadas para que salgan en los calendarios, ya las podrás visualizar en el calendario de Outlook. 

Si quieres, puedes sincronizar actividades que hayan sido creadas previas a la sincronización, solo debes dar clic en Sincronizar y observaras que el estado de sincronización se encuentra Activo.

Calendario de Outlook sincronizado en en DataCRM
Información de estado de agregado en DataCRM

¿Cómo activar los permisos del calendario?

Debes dirigirte al apartado Configuración CRM

Configuración en DataCRM

En el menú lateral izquierdo ve al apartado estudio y da clic en Editor de Listas Desplegables

Editor de listas desplegables en DataCRM

Allí elige en la opción Seleccionar módulo,  la casilla de Actividades

Seleccionar módulo de Actividades en DataCRM

Luego das clic en Tipo de actividad

Seleccionar Tipo de actividad en DataCRM

Una vez hecho esto, verifica que en los tipos de actividades se encuentre activo el check de calendarios. De no ser así, da clic en la casilla y activarlos

Marcar check de actividades en DataCRM

Al dar clic en una de las casillas para activarlos aparecerá un pop up confirmando que ya se encuentra activa esta opción. 

Confirmación de ajustes en DataCRM

Recuerda que en dado caso de no estar activo el check de calendarios, lo que sucederá es que esa actividad no se sincronizará con el calendario de Outlook.

¿Cómo verificar si mi calendario Outlook se encuentra sincronizado con el CRM después de haberlo sincronizado?

Lo que tienes que hacer es crear una actividad desde el CRM

Crear actividad en DataCRM

Una vez creada la actividad dirígete al calendario de Outlook y revisa si se creó.

Calendario de Outllok

¿Cómo remover la sincronización de mi correo Outlook con el CRM? 

Lo único que debes hacer es dirigirte al apartado de Calendario Microsoft y dar clic en la opción Remover Sincronización.

Remover sincronización DataCRM

Revisa que en la opción Calendario Microsoft haya desaparecido Remover Sincronización, además aparecerá un pop up el cual confirmará que se eliminó la sincronización correctamente. 

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

Barra DataCRM
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