En el CRM puedes tener registros duplicados no deseados, esto se debe a varios motivos, entre estos; al momento de hacer creación generas un doble clic lo que hace que el sistema lo guarde doble, también puede ser por temas de conexión a la red que presente lentitud  y al darle guardar lo tomé varias veces. Entre otros.

Lo bueno es que el CRM te permite encontrar estos duplicados existentes, y decidir por medio de la fundición que datos quieres conservar de cada registro o eliminar los que ya no sean necesarios. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Paso 1

Dirígete al módulo que presente la duplicidad de registros.

Paso 2

Haz clic en el botón acciones y posteriormente dirígete a la opción encontrar duplicados (esta opción puede aparecer o no según los permisos que tu administrador haya asignado a tu rol).

Paso 3

Te aparece una ventana emergente, en la cual se te habilita un espacio denominado campos disponibles, en él debes diligenciar los campos que consideres necesarios para realizar la búsqueda de tus duplicados.
Cuando tengas los criterios de búsqueda establecidos, haz clic en encontrar duplicados.

Paso 4

Según el criterio de búsqueda aparecen los datos de los registros duplicados, puedes tener solo un duplicado o varios por registro, todos aparecerán alineados y en la última columna (acción) se encuentra el botón fundirse, que es 1 por registros duplicados. 

Paso 5

Una vez identificados los duplicados es hora de seleccionarlos para fundirlos en un solo registro, como se puede observar en la imagen. Siempre hay que seleccionarlos usando los cuadros grises de la derecha que se encuentran cerca del botón de fundirse, el máximo de registros que permite para fundir es de 3, por tanto si hubiesen 4 o más duplicados, tendrías que hacer la operación con los primeros 3 que arroja el sistema y luego el resultante fundirlo con el que quedó. 

Una vez seleccionados los registros hay que hacer clic en el botón fundirse.

Paso 6

Una vez hayas dado clic, se abrirá una pestaña emergente que te mostrará la información de los registros en todos sus campos, puedes decidir qué datos conservaras. Una vez todo esté organizado como quieres, das nuevamente clic en el botón fundirse que aparece al final..

Paso 7

Una vez fusionados los datos y si ya no existen más duplicados de ese registro ya no aparecerá más en la lista, pues no presenta más coincidencias en la búsqueda que se realizó al inicio.

Paso 8

Por último, puedes regresar al módulo en el cual estaban tus duplicados y buscar el registro para validar que solo tengas 1, si encuentras otro duplicado, repite el proceso.

Eliminación de duplicados

Puedes decidir dentro de la lista de duplicados encontrados, si quieres eliminar registros que ya no son necesarios dentro de tu plataforma. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Paso 1

Una vez filtrados los duplicados, debes seleccionar los registros que vas a eliminar de la siguiente forma, una vez hecho das clic al botón eliminar que se marca en rojo.

Paso 2

Lee la advertencia que te aparece según el módulo al que pertenece el registro que estás eliminando, y una vez estés seguro has clic en Si.

Advertencia del módulo clientes: (Eliminando ese cliente, se eliminarán también todos los negocio y cotizaciones relacionadas. ¿Estás seguro de que quieres eliminar este cliente?)

¡Con esto ya tienes el conocimiento para gestionar los duplicados en tu CRM!

Cualquier duda adicional que tengas con gusto la atenderemos a través del chat, feliz día.

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