Si en tu CRM cuentas con registros duplicados, puede que sea debido a que al momento de hacer la creación de estos, se genere doble clic, ocasionando que el sistema los guarde dos o más veces. También puede ser ocasionado por un problema de conexión a la red de internet (lentitud), que al guardarse, lo haga varias veces. Estas suelen ser las posibilidades más comunes.

Lo buena noticia es que tu CRM te permite encontrar esos registros duplicados existentes y decidir por medio de la fundición (de la que se hablará a continuación) qué datos quieres conservar de cada registro o cuál no es necesario para eliminarlo(s) definitivamente. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Fusión de duplicados

Paso 1

Dirígete al módulo que presente la duplicidad de registros.

Paso 2

Haz clic en el botón acciones y posteriormente dirígete a la opción encontrar duplicados (esta opción puede aparecer o no según los permisos que tu administrador haya asignado a tu rol).

Paso 3

Te aparece una ventana emergente, en la cual se te habilita un espacio denominado campos disponibles. En él debes diligenciar los campos que consideres necesarios para realizar la búsqueda de tus duplicados.
 
Cuando tengas los criterios de búsqueda establecidos, haz clic en encontrar duplicados.

Paso 4

Según el criterio de búsqueda, aparecerán los datos de los registros duplicados. Puedes tener un duplicado o varios por registro, en ambos casos todos aparecerán alineados. Allí mismo, en la última columna (acción), se encontrará el botón Fundirse, que aparecerá en una ocasión por registro duplicado. 

Paso 5

Una vez identificados los registros duplicados, es hora de seleccionarlos para "fundirlos" en uno solo. Como se puede observar en la imagen, siempre hay que seleccionar los registros usando los cuadros (Selección de fusión) ubicados a la izquierda del botón Fundirse. El máximo de registros que se permite para fundir es de 3, por lo tanto, si hubieran 4 o más duplicados, se tendría que hacer la operación con los primeros 3 que permite el sistema, y luego, el restante de duplicados fundirlos con el registro que quedó de la fusión inicial. 

Una vez seleccionados los registros hay que hacer clic en el botón Fundirse.

Paso 6

A continuación, se abrirá una ventana emergente que mostrará la información de los registros con todos los campos que contiene. Allí puedes decidir qué datos deseas conservar. Una vez hecho esto, das nuevamente clic en el botón fundirse que aparece al final de la ventana.

Paso 7

Ya fusionados los datos, si no existe más duplicados de ese registro, no aparecerá nuevamente en la lista, pues no presenta más coincidencias en la búsqueda que se realizó al inicio.

Paso 8

Por último, puedes regresar al módulo en el cual estaban tus duplicados y buscar el registro para confirmar que solo haya uno. Si encuentras otro duplicado, es necesario repetir el procedimiento.

Eliminación de duplicados

Puedes decidir, dentro de la lista de duplicados encontrados, si quieres eliminar registros que ya no son necesarios dentro de tu CRM. Para ello, realiza el paso a paso anterior hasta el número 4 y sigue el que está a continuación.

Paso 1

Una vez filtrados los duplicados, debes seleccionar los registros que vas a eliminar, presionando las casillas ubicadas al costado izquierdo del ID del Registro. Luego, das clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior.

Paso 2

Lee la advertencia que te aparecerá según el módulo al que pertenece el registro que estás eliminando, y una vez estés seguro haz clic en Si.

Ejemplo: "Advertencia del módulo clientes: (Eliminando ese cliente, se eliminarán también todos los negocios y cotizaciones relacionadas. ¿Estás seguro de que quieres eliminar este cliente?)"

¡Con esto ya tienes el conocimiento para gestionar los duplicados en tu CRM!

Cualquier duda adicional que tengas, con gusto la atenderemos a través de nuestro chat ¡Feliz día!

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