Debido a ciertos factores como lo son bugs inesperados de la plataforma al forzar la creación de un registro o re-procesos que llevan a volver a crear registros antiguos, llega a darse el caso de que se presente duplicidad en los registros, hecho que puede llegar a producir confusiones y contradicciones a la hora de generar informes o realizar tareas con estos registros.

Lo bueno es que el CRM te permite encontrar estos duplicados existentes dentro de los módulos y decidir por medio de la fundición que datos quieres conservar de cada registro o eliminar los que ya no sean necesarios. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Paso 1

Dirígete al modulo que presente la duplicidad de registros

Paso 2

Haz clic en el botón acciones y posteriormente dirígete a la opción encontrar duplicados (esta opción puede aparecer o no según los permisos que tu administrador haya asignado a tu rol)

Paso 3

Debes tener conocimiento cual de todos los registros es el que se esta duplicando, para este caso en el modulo de cotizaciones es el asunto, pero si fuese el modulo de clientes seria nombre cliente (los campos ya dependen del modulo en el que se este realizando esta operación), este apartado te deja que el sistema busque según los campos que ya hayas detectado que se están repitiendo en el modulo.
Cuando tengas tus criterios de búsqueda establecidos, haz clic en encontrar duplicados

Paso 4

Según el criterio de búsqueda pueden aparecer demasiados o pocos datos, sabes que conjunto de datos son parte de la misma fila de duplicados cuando todos tienen en su ultima columna el botón de fundirse en linea, en este ejemplo se manejan de a 2, pero si fuesen mas duplicados el sistema los organizara para alinearse con el mismo botón de fundirse en la ultima columna

Paso 5

Una vez identificados los duplicados es hora de seleccionarlos para fundirlos en un solo registro, como se puede observar en la imagen, siempre hay que seleccionarlos usando los cuadros grises de la derecha que se encuentran cerca del botón de fundirse, el máximo de registros que permite para fusionar es de 3, por tanto si hubiesen 4 o mas duplicados, habría que hacer la operación con los primeros 3 que arroja el sistema y luego el resultante fundirlo con el que quedo.
Una vez seleccionados los registros hay que hacer clic en el botón fundirse.

Paso 6

Una vez hayas dado clic se abrirá una pestaña emergente que te mostrara la información con la que cuentan ambos registros en todos sus campos, es tu deber decidir que datos conservaras. Una vez todo este organizado como quieres, das de nueva cuenta clic en el botón fundirse que aparece al final.

Paso 7

Una vez has fusionado los datos y si ya no hay mas duplicados de ese registro, ya no aparecerá mas en la lista pues no presenta mas coincidencias en la búsqueda que se realizo al inicio.

Paso 9

Para validar la información puedes volver al modulo principal y revisar por medio de filtros o la búsqueda personalizada si existen mas registros duplicados del que acabaste de fusionar.

Eliminación de duplicados

Puedes decidir dentro de la lista de duplicados encontrados, si quieres eliminar registros que ya no son necesarios dentro de tu plataforma. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Paso 1

Una vez filtrados los duplicados, debes de seleccionar los registros duplicados que vas a eliminar de la siguiente forma, una vez hecho das clic al botón eliminar que se marca en rojo.

Paso 2

Lee la advertencia y una vez estés seguro has clic en Si

¡Con esto ya tienes el conocimiento para gestionar los duplicados en tu CRM!

Cualquier duda adicional que tengas puedes hacerla al chat.

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