CONTENIDO
Preguntas frecuentes:
1. Generalidades
Un informe detallado es una tabla o listado que muestra la información seleccionada de hasta tres módulos del sistema.
Esta es una herramienta que te permite descargar tus bases de datos del sistema, en caso de que se relacione más de un módulo. Para su creación, debes seguir los pasos que se muestran en el video a continuación. O bien, a lo largo del artículo.
2. Creación de informes detallados
Para crear un informe detallado debes ingresar al CRM y seguir los pasos a continuación:
Haz clic en el módulo 'Todas' que se encuentra en el menú principal.
Ve al bloque de 'Análisis' y da clic sobre la opción 'Informes'.
Clic en el botón 'Agregar informe' y se desplegarán dos opciones y seleccionar la opción 'Informe detallado'.
Luego, esta opción te llevará a los tres pasos para la creación de tu informe.
Primer paso: Detalles del informe.
Allí, debes diligenciar los siguientes campos:
Ingresa Nombre del informe.
Selecciona la Carpeta del informe.
Selecciona el Módulo principal. Aquí seleccionas el módulo donde se encuentra la información de tu interés.
Selecciona los módulos relacionados. Este campo es opcional si deseas relacionar campos de otros módulos en la tabla. (máximo dos módulos adicionales).
Al final del artículo encontrarás anexo un cuadro de módulos relacionados que pueden guiarte en tu elección de módulos adicionales.
Añade una descripción del informe.
Activa el check "Programar informes" (Opcional). Solo en caso de querer que el informe se envíe automáticamente.
De ser así, una vez haces clic en el check, deberás ingresar la siguiente información:
Ejecutar informe: Seleccionar los tiempos de ejecución del informe de la lista desplegable.
Hora de ejecución: Establece la hora en la cual quieres que el informe se ejecute.
Seleccionar destinatarios. Escoge usuarios, roles o grupos del CRM a quienes va dirigido el informe.
Enviar a correo específico (opcional): Si es dirigido a un correo específico, se debe separar por coma y espacio como se ve a continuación: soporte@empresa.com, contabilidad@empresa.com
Clic en “Siguiente” y te llevará al paso a continuación:
Segundo paso: Seleccionar columnas.
Seleccionar columnas. En esta casilla se desplegará un listado con todos los campos de los módulos que escogiste en el paso anterior. Debes seleccionar los campos que deseas ver en el listado final. Los títulos en negrilla te ayudarán a reconocer a qué módulo pertenece cada campo.
Recuerda que puedes escoger máximo 50 campos.
Ordena la información en la sección 'Agrupar por'. (Este paso es opcional). Allí, puedes organizar la información por alguna de las columnas seleccionadas de manera ascendente o descendente.
Selecciona la operación o las operaciones que desees en la sección de 'Cálculos'. Solo debes marcar el check en las casillas. (Este paso es opcional).
Allí, el CRM identificará los campos numéricos o de monedas existentes, permitiendo hacer operaciones como suma, promedio, el valor más bajo y/o el valor más alto.
Selecciona “Siguiente” para ir al último paso.
Tercer paso: Filtros.
Define las condiciones específicas para filtrar la información. En cada bloque se encuentran tres casillas. Cada casilla contiene información específica.
Primera casilla: El campo o módulo por el cual vas a filtrar.
Los campos que aparecen allí, se relacionan a los módulos que escogiste al iniciar el proceso de creación del informe.
Segunda casilla: Elige el operador o conector.
Tercera casilla: Condición o valores que se deben cumplir.
Hacer clic en el botón "Generar informe".
3. Vista general del informe
Hecho el anterior paso, encontrarás una vista general del informe donde podrás ver:
Encabezado que contiene el nombre del informe y el total de registros filtrados.
Condiciones definidas, las cuales puedes volver a editar desde allí.
Tabla con las columnas solicitadas definiitivas de tu informe.
Allí podrás realizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Personalizar informe: lo seleccionas para que nuevamente te lleve al primer paso.
Duplicar el informe: Te permitirá crear una copia exacta del infome en el que veas en pantalla actualmente.
Imprimir el informe: Quedará listo para que procedas a tenerlo en físico.
Exportar a formato CSV: Tendrás tu informe guardado en tu computador y en formato Excel delimitado por comas.
Exportar toda la información a un archivo de Excel: Tendrás tu informe guardado en tu computador y en formato Excel por columnas.
Ya lograste generar tu informe detallado, este mismo proceso lo puedes hacer utilizando cualquier módulo de tu CRM.
4. RELACIÓN DE MÓDULOS:
Módulo principal | Comentarios, |
Contactos | Documentos, |
Empresas (clientes) | Contactos, Negocios, Productos, Cotizaciones, Pedidos, Calendarios, Correos, Documentos, Casos, Campañas, Contratos de servicios, Servicios, Activos, Proyectos, Comentarios, Actividades, Administrador PBX.
|
Negocios | Calendarios, Empresas (clientes), Contactos, Cotizaciones, Productos, Documentos, Pedidos, Correos, Comentarios. |
Calendarios | Contactos, Prospectos, Empresas (clientes), Negocios, Casos, Campañas, Órdenes de compra, pedidos, Cotizaciones, Facturas. |
Servicios | Casos, Cotizaciones, Pedidos, Prospectos, Empresas (clientes), Contactos, Negocios, Documentos, Facturas, Órdenes de compra. |
Productos | Casos, Empresas, Contactos, Documentos, Cotizaciones, Pedidos, Prospectos, Negocios, Activos, Facturas, Órdenes de compra. |
Actividades | Documentos, Comentarios. |
Activos | Casos, Documentos |
Campañas | Contactos, Productos, Prospectos, Negocios, Calendarios, Empresas (clientes). |
Casos | Calendarios, Productos, Documentos, Contratos de servicio, Servicios, Proyectos, Comentarios. |
Comentarios, Documentos, Días festivos, Hito, Importador, Presupuestos. | No tienen módulos relacionados. |
Configuración proveedor de SMS | Empresas (clientes), Contactos, Prospectos. |
Contratos de servicio | Casos, Documentos. |
Correos | Proveedores, Prospectos, Empresas (clientes), Contactos. |
Cotizaciones | Pedidos, Empresas (clientes), Contactos, Negocios, Documentos. |
Pedidos | Documentos.
|
Prospectos | Calendarios, Correos, Documentos, Campañas, Comentarios, Administrador PBX. |
Proveedores | Productos, Contactos, Correos. |
Proyectos | Actividades, Hito, Documentos, Casos, Calendarios, Comentarios. |
5. Preguntas frecuentes:
¿Cómo descargar una base de datos de un solo módulo?
Si deseas descargar un informe de un solo módulo de forma sencilla, dirígete al artículo a continuación y encontrarás el paso a paso:
¿Cómo importar una base de datos?
Si deseas saber cómo subir bases de datos al CRM, haz clic en el artículo a continuación:
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
