¿Cómo Identifico los campos obligatorios al momento de importar una Base de Datos?

Identificar los campos obligatorios dentro del CRM es muy sencillo, ya que estos llevan un asterisco (*) rojo en el nombre del campo. Es importante tener presente que por cada módulo, existen diferentes tipos de campos que son obligatorios y que sirven para darle estructura al funcionamiento base de la herramienta. Por ejemplo: Campos tipo texto, tipo lista, tipo número

¿Puedo quitarle la obligatoriedad a los campos?

A los campos que vienen por defecto como obligatorios en la herramienta, no es posible desmarcarlos para quitarles su condición.

Ahora, a los que si puedes quitarle su condición de obligatorio, son a aquellos campos a los que tú le hayas colocado esa condición.

¿Qué información debo colocar en los campos obligatorios?

La información que se debe diligenciar en los campos obligatorios varía según el módulo:

Módulo “Empresas / Clientes / Cuentas”

Campo “Empresa”: La información con la que se debe alimentar este campo corresponde al nombre del cliente o razón social de la empresa cliente.

Campo “Asignado a:”: Este campo aplica para todos los módulos, es un campo “tipo lista” y está ligado a los usuarios que creaste en el CRM. La información que se debe diligenciar corresponde al nombre de usuario que diste al momento de crearlo.

Módulo de Contactos:

Campo “Nombre de Contacto”: La información que debes ingresar aquí corresponde al nombre de la persona con el cual tienes contacto dentro de la empresa, es decir el cliente. Por ejemplo: la Empresa clientes es DataCRM y la persona de contacto es Héctor Pinilla; en este caso, “Héctor Pinilla” será el dato que agregues en este campo.

Campo “Asignado a:”: Este campo aplica para todos los módulos, es un campo “tipo lista” el cual está ligado a los usuarios que creaste en el CRM. La información que se debe diligenciar corresponde al nombre de usuario que diste al momento de crearlo.

Módulo de “Negocios”:

Campo “Nombre de Negocio”: En este Campo debes ingresar el nombre de lo que estás vendiendo.

Campo “Empresa”: En este campo debes ingresar la empresa que esté relacionada con tu "negocio".

Campo “Nombre de contacto”: En este campo debes ingresar la información correspondiente a la persona o contacto principal con el cual estás negociando.

Campo "Fase de venta": Este es un campo tipo lista, está atado al módulo de "proceso de venta" y contiene sus mismas opciones. En este campo se debe definir en qué "fase" del "proceso de venta" debe quedar el negocio una vez creado, para que desde allí se continúe la gestión comercial.

Campo “Fecha estimada de cierre”: Este es un campo tipo “fecha” y la información que debemos registrar allí, corresponde a la fecha en la que tienes presupuestado cerrar el negocio.

¿Puedo definir campos adicionales como Obligatorios?

Sí, es posible que definas otros campos dentro de cada módulo como obligatorios, tantos como consideres necesario que los comerciales deban diligenciar al momento de crear un registro (Ejemplo: Correo electrónico).

Sin embargo, te recomiendo que al crear campos y marcarlos como obligatorios, tengas presente que estos datos que tu equipo comercial, deben ser registrados desde el inicio, de lo contrario, no será posible registrar todos los prospectos que se reciben.

¿En todos los módulos existen campos obligatorios?

Así es, en todos los módulos del CRM existen campos que se han definido como obligatorios y que su función principal es capturar información base. Ahora bien, no significa que aquellos a los cuales no se les ha marcado la obligatoriedad no sean esenciales para la operación, sino que sus datos pueden ser capturados mientras avanza el proceso de negociación.

¿Cómo puedo definir más campos como “obligatorios”?

Esta acción la debe realizar el usuario que cuente con el perfil de administrador del CRM, para ello, solo debes seguir el mismo proceso de edición de campos.

En esta ventana, podrás visualizar todos los campos que tienes creados dentro de tu CRM; para darle la condición de “obligatorio” a un campo, solo debes colocar el cursor sobre el campo y se te habilita automáticamente un “lápiz” de edición.

En este ejemplo, vamos a marcar como obligatorio el campo “valor” para ello, se da clic en el lápiz y en la parte superior del pop up, verás la opción “campo obligatorio”. Antepuesto al nombre, encuentras la casilla de verificación que actualmente está inactiva, lo único que debes hacer es activar la casilla.

¡Y listo! Ya has definido un nuevo campo obligatorio, ahora podrás ver que el campo “valor” ya tiene un asterisco (*) rojo lo que indica que, a partir de este momento, tu equipo no podrá crear un registro sin haber diligenciado esta información.

Ahora, si lo que quieres es retirarle la condición de obligatorio a un campo, solo debes seguir este mismo proceso, con la única variación: En vez de activar la casilla, la vas a desactivar.

Así de simple, podrás lograr que se capture obligatoriamente la información que es fundamental en tu proceso.

Espero que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaré allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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