CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Sincronización de Contactos de Google

  3. Almacenamiento de datos de contactos en el CRM

  4. Remover sincronización de Contactos de Google

  5. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

La sincronización de contactos de Google con tu CRM es un proceso bastante sencillo que cualquier usuario puede realizar. Explicado esto, todos los contactos que sean asociados desde la cuenta del usuario, se asignaran automáticamente a este mismo.

Sin embargo, cabe destacar, que para sincronizar tu cuenta Google, primero debes hacer la integración desde cualquiera de los módulos. Para ello, puedes ingresar al siguiente artículo.

Una vez realizada la integración, vuelves a retomar el proceso de sincronización.

Es importante saber que si remueves la sincronización en uno de los módulos de la integración de Google (Correo, Contactos, Calendario y Drive) la vas a remover en todos.

2. Sincronización de Contactos de Google

Esta sincronización consiste en que todos los contactos que sean asociados desde la cuenta del usuario, se asignen automáticamente a este mismo.

Para realizar este proceso, debes seguir los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el módulo 'Contactos' y luego, 'Contactos Google'.

  2. Hacer clic en el botón "Sincronizar Ahora'.

3. Almacenamiento de datos de contactos en el CRM

Para almacenar toda la información de tus contactos dentro del CRM, debes configurar las etiquetas que usaran tanto DataCRM como Google. Esto, para que los datos almacenados en Google se registren completamente igual en los campos del módulo 'Contactos'.

Para llevar a cabo este proceso, sigue los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el engranaje que se encuentra al lado del botón "Sincronizar Ahora'.

    Se desplegará la ventana de 'Configuración de sincronización de contactos'.

  2. Configurar las etiquetas.

    Las etiquetas son las llaves principales que permiten el almacenamiento y actualización de datos entre ambas plataformas. Estas se marcan en al lado de los campos que estás estableciendo a la hora de crear el contacto en Google.

    Deberás emplear tres tipos de etiquetas:

    1. Work: Corresponde a la etiqueta 'Trabajo'. Esta se emplea cuando el valor se encuentra sincronizado con Google por defecto.

    2. Custom: Corresponde a etiquetas personalizables. Hay etiquetas que el sistema de Google no tiene por defecto, así que lo mejor es establecer etiquetas con nombres personalizados, para que ambas plataformas manejen el mismo estándar y la actualización de datos no tenga inconvenientes.

      Al elegir esta opción, podrás cambiar el nombre de la etiquetas o bien, conservar el mismo.

    3. Home: Corresponde a la etiqueta 'Casa'. Esta deberás usarla en caso de que no se encuentre la etiqueta 'Work'.

    Ahora, deberás cambiar las etiquetas de la siguiente manera:

    Nota: Para el caso de 'Correo' su etiqueta corresponde a 'Work' ya que este campo se encuentra en le sistema de Google por defecto.

    • Recomendaciones

      • Las etiquetas deben ser las mismas tanto en Google como en el CRM. Es decir, a la hora de crear un contacto en Google la información que ingreses debe almacenarse con la misma etiqueta que escogiste dentro del CRM.

      • Si ingresas el nombre de una empresa, debe ser diligenciado de la misma forma en que se encuentra dentro del CRM. Siguiendo espacios, mayúsculas y minúsculas.

      • A la hora de crear un contacto en Google, por cuestión de configuración de campos, se recomienda que el nombre completo del contacto se anote en el campo 'Apellido', esto para que todo el nombre quede registrado en la llave principal del registro.

Con estas generalidades aclaradas, puedes ver ahora cómo es el proceso para configurar las etiquetas personalizadas en DataCRM y cómo establecerlas en tu contacto de Google:

4. Remover la sincronización de mis Contactos de Google con el CRM

Lo único que debes hacer es:

  1. Seleccionar el módulo "Contactos'

  2. Hacer clic sobre el panel "Contactos Google".

    Remover sincronización de contactos
  3. Hacer clic en la opción "Remover Sincronización".

Nota: Es importante saber que si remueves la sincronización en uno de los módulos de la integración de Google (Correo, Contactos, Calendario y Drive) la vas a remover en todos.dirigirte al apartado de Contactos Google y dar clic en la opción Remover Sincronización.

5. Preguntas frecuentes:

  • ¿Qué pasa si hago cambios en los contactos de Google?

Para todos los cambios que vayas realizando sobre el contacto en Google siempre será necesario que hagas clic sobre el botón 'Sincronizar Ahora', para que el sistema actualice los datos existentes y/o añada los nuevos.

  • ¿Qué debo hacer si no aparecen los campos que tengo en Google en la sincronización con DataCRM?

Como se pudo apreciar en el vídeo, aun cuando se añadieron campos como 'Correo Secundario' y 'Fecha de Cumpleaños', estos no aparecían en el registro total del Contacto, esto es debido a que dichos campos pueden encontrarse inactivos en el módulo, por lo que se recomienda reactivarlos si van a ser requeridos para el registro.

El siguiente vídeo muestra cómo se debe de realizar este proceso:

Nota: Este paso solo puede ser realizado por un usuario con privilegios administrativos. Además, se debe volver a guardar los datos del Contacto en Google para que la información de esos campos se actualice correctamente.

  • ¿Por qué no queda asociada la empresa del contacto de Google?

Como has podido ver en los vídeos, aunque tengas una empresa anotada en tu contacto, si no está registrada en el módulo de 'Empresas 'de DataCRM, el dato no será creado dentro de las asociaciones del registro.

Para este caso, debes crear la empresa en DataCRM y posteriormente volver a actualizar el contacto para que aparezca la empresa asociada.

En el siguiente vídeo, encontrarás el proceso:

Con esto ya podrás mantener actualizado tu módulo de contactos, añadiendo nuevas empresas a tu nube de contactos en Google.

  • ¿Puedo seleccionar cuáles contactos son sincronizados?

Sí, si no quieres que todos tus contactos sean parte de la integración, puedes personalizar cuáles listas de contactos quieres que sincronice el CRM a partir de las opciones de configuración que hemos visto anteriormente. 

En el apartado 'Seleccione el grupo de Google', puedes escoger si quieres que sincronice todos tus contactos, listas especificas o etiquetas que hayas creado dentro de tu cuenta.

Así habrás sincronizado tus contactos de Google con DataCRM para que tengas toda la información necesaria en un solo lugar y tengas más tiempo para gestionar tus oportunidades y hacer crecer tu negocio.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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