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Módulo Documentos: Integra tus documentos con Dropbox y Google Drive
Módulo Documentos: Integra tus documentos con Dropbox y Google Drive

En este artículo verás como puedes acceder a los documentos de tu Dropbox y Drive para tenerlos en tus registros de DataCRM

Angelica Sánchez avatar
Escrito por Angelica Sánchez
Actualizado hace más de una semana

CONTENIDO

1. Generalidades

Ahora a tu disposición tienes múltiples alternativas al momento de cargar documentos a tus clientes, puedes hacerlo directamente desde tu equipo o desde aplicaciones como Google Drive o Dropbox, herramientas que permiten almacenar archivos online como fotos y documentos en una nube, y acceder a la información desde cualquier dispositivo en el momento que desees. Cuyo único requisito de acceso es conectividad a internet.

La diferencia entre estas dos herramientas se encuentra principalmente en el nivel de almacenamiento, apertura y edición de archivos, costos, y compartir documentos, brindándote ciertos beneficios cada una.

Recuerda, que para integrar o abrir tus documentos, el CRM desde cualquiera de las herramientas, debes contar con una cuenta creada, en cualquiera de ellas.

Para tener el servicio de Google Drive, basta con tener una cuenta en Gmail, ya que este es un servicio de Google. Mientras que en Dropbox, deberás hacer clic aquí para registrarte de forma gratuita.

2. Proceso de integración de documentos

Para iniciar con el proceso, debes ingresar a tu CRM y seguir los pasos a continuación:

  1. Presiona el menú 'Todas' y selecciona el módulo 'Documentos'.

  2. Presiona el botón 'Agregar documento'.

  3. Ingresa los datos del archivo:

    • Asunto: Nombre del archivo

    • Asignado a: Selecciona el usuario del CRM al cual se le asignará.

    • Carpeta: Aparece una carpeta por defecto si no has creado una. Si deseas saber cómo crear una carpeta, haz clic aquí.

    • Descripción: Ingresa detalles del archivo.

  4. Marca el check si deseas que el archivo se encuentre activo y disponible para su uso en el CRM. O desmárcalo si quieres mantenerlo archivado o no visible para tu equipo. .

  5. Dirígete hasta la información del archivo y escoge el tipo de descarga:

    • Archivo interno: Seleccionar archivo. Tipo de descarga interno en el cual debes subir un archivo de tu equipo.

    • Archivo externo: Tipo de descarga externo donde puedes subir archivos desde:

      • Dropbox: Haz clic aquí para continuar el paso a paso

      • Google Drive: Haz clic aquí para continuar el paso a paso

  • Dropbox

    Al seleccionar esta herramienta, deberás seguir los pasos a continuación:

    1. Iniciar sesión en Dropbox desde la ventana que se despliega desde el CRM.

      Ten en cuenta:

      • Puedes iniciar sesión desde una cuenta Google asociada a Dropbox o una cuenta Apple.

      • Si no posees una cuenta, puedes crearla desde la misma ventana dando clic en 'Crear una cuenta'.

      • Si tu cuenta de correo pertenece a otro servidor de correo, solo debes ingresar los datos dentro de los campos 'Correo electrónico' y 'Contraseña'.

      Una vez hayas ingresado a tu cuenta, te llevará a una nueva ventana donde visualizarás todos los archivos que en esta se encuentran.

    2. Dirígete al CRM y vuelve a dar clic en el ícono 'Dropbox'.

      Se abrirá una pequeña ventana, donde visualizarás todos tus archivos.

    3. Marca el archivo que deseas adjuntar al CRM. Y presiona el botón 'Seleccionar'.

    4. Verifica en el campo 'Archivo externo' se encuentre el archivo adjunto.

    5. Presiona el botón 'Guardar'. Y habrás subido un documento desde Dropbox hasta el CRM.

  • Google Drive

    Debes seguir los pasos que se muestran en el artículo a continuación, y una vez realizados, debes continuar con el proceso a continuación:

    1. Seleccionar nuevamente el ícono 'Google Drive'.

      Se desplegará una pequeña ventana donde visualizarás todos los archivos que contiene la cuenta integrada con el CRM.

    2. Haz clic sobre el archivo que deseas subir y presiona el botón 'Seleccionar'.

    3. Verifica en el campo 'Archivo externo' se encuentre el archivo adjunto.

    4. Presiona el botón 'Guardar'. Y habrás subido un documento desde Drive al CRM.

¡Sencillo! De esta manera puedes usar las nuevas integraciones para subir documentos a tu CRM.

3. Crear una carpeta de documentos

Si tienes la necesidad de clasificar los archivos por categorías, áreas o tipos, puedes hacerlo. Esto le facilitará a ti y a tu equipo buscar un documento, y tener mayor organización. Para crear una carpeta, sigue los pasos a continuación:

  1. Presiona el menú 'Todas' y selecciona el módulo 'Documentos'.

  2. Presiona el botón 'Agregar carpeta'.

  3. Ingresa el nombre de la carpeta y descripción.

  4. Presiona el botón 'Guardar'.

  5. Verifica que tu carpeta ha sido creada dando clic en el filtro. Y allí debe aparecer su nombre.

    Ahora, cada vez que crees un documento, puedes seleccionar la carpeta que desees.

4. Editar o eliminar un documento

  1. Presiona el menú 'Todas' y selecciona el módulo 'Documentos'.

  2. Ubica el documento que deseas editar o eliminar y selecciona el ícono correspondiente según la acción que deseas llevar a cabo.

    .

    • Editar: Al hacer clic en este ícono, se abrirá el formulario inicial de creación del documento, allí puedes hacer los cambios que desees, como cambiar de nombre de archivo, carpeta, descripción, activarlo o inactivarlo. Hechos los cambios, presionad el botón 'Guardar'.

    • Eliminar: Al hacer clic en este icono, se mostrará una pequeña ventana donde te pedirá confirmar que deseas eliminar el documento. Presiona el botón 'Sí'.

      Y este habrá desaparecido de tu lista de documentos.

5. Exportar un documento

  1. Presiona el menú 'Todas' y selecciona el módulo 'Documentos'.

  2. Ubica el documento, o documentos, que deseas exportar y marca el recuadro.

  3. Presiona el botón 'Acciones' y luego la opción 'Exportar'.

  4. Selecciona una opción de exportación:

    • Exportar registros seleccionados: Solo se exportarán aquellos documentos que seleccionaste.

    • Exportar datos de la página actual: Si cuentas con una gran lista de contactos, de tal manera que se generen páginas en el CRM. Se exportarán los documentos de la página que decidiste tomar.

    • Exporta todos los datos: Se exportarán todos los documentos contenidos dentro del CRM.

  5. Presiona el botón 'Exportar Documentos' y estos se descargarán en un archivo formato .CSV en tu ordenador.

6. Preguntas frecuentes:

  • ¿Cómo puedo mover un documento de una carpeta a otra?

    1. Presiona el menú 'Todas' y selecciona el módulo 'Documentos'.

    2. Ubica el documento, o documentos, que deseas mover y haz clic en el recuadro.

    3. Presiona el botón 'Acciones' y luego 'Mover'.

    4. Selecciona la carpeta a la cual deseas mover el/los documento(s).

    5. Presiona el botón 'Guardar' y habrás cambiado el documento de carpeta con éxito.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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