CONTENIDO
1. Generalidades
Los roles y perfiles están diseñados para poder organizar a los diferentes usuarios dentro del CRM, y mejorar su gestión y control sin tener que recurrir a diferentes herramientas para realizar el seguimiento de todos los usuarios.
Los roles son los encargados de declarar las jerarquías dentro del CRM. Estos funcionan simulando el organigrama de la empresa, es decir, los roles hijos (inferiores) no podrán ver los roles padres (superiores). Sin embargo, los superiores podrán realizar el seguimiento de los roles inferiores, así existan restricciones para compartir la información según los privilegios de acceso establecidos.
Recuerda que solo puedes hacer estas configuraciones si tienes permisos o eres usuario administrador.
2. Crear y parametrizar perfiles
Los perfiles del sistema agrupan los permisos que se asignarán a uno o varios usuarios. Por ello es importante que, previo a su creación, tengas claro qué tipo de permisos necesitan.
Ten en cuenta que varios roles pueden tener un mismo perfil, pero un rol no puede tener varios perfiles.
Para comenzar a configurar los perfiles, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Presionar el módulo 'Perfiles' y luego en el botón 'Agregar perfil'.
Ingresa la siguiente información en los campos correspondientes:
Nombre del perfil: Por ejemplo: Perfil comercial.
Descripción: Por ejemplo, Perfil relacionado con los comerciales.
Ver todo: Al marcar este check te concedes el permiso al perfil, de ver toda la información de los módulos del CRM.
Editar todo: Al marcar este check te concedes el permiso al perfil de editar toda la información de los módulos.
Editar privilegios para este perfil: Encontrarás una serie de columnas que consisten en:
Módulos: Encontrarás una lista con los módulos que tienes activos en el CRM. En cada una de las opciones de módulo podrás marcar si el perfil tiene acceso a este, haciendo clic en el check.
Nota: Si no marcas esta casilla, este perfil no tendrá acceso al módulo.
Ver, Crear/Editar y borrar: Si marcas estas opciones, otorgarás al perfil la configuración de uso de la herramienta dentro de cada módulo.
A continuación, puedes ver la configuración con los permisos que tiene cada módulo. Por ejemplo: en el módulo de 'Casos', puedes ver los registros, pero no crear ni borrar. A los módulos de 'Pedidos' y 'Facturas' no tienes acceso. Y, en el módulo de 'Cotizaciones' puedes ver, crear/editar, y borrar registros. En los demás módulos, puedes observar que estos conservan los permisos estándar (ver y crear/editar).
Campos y privilegios de herramienta
Existe una configuración avanzada que puedes realizar desde la creación de los perfiles. Esta es una parametrización más específica, que te permite cambiar la forma de interactuar de los usuarios con los campos dentro de un módulo.
Como puedes ver en la imagen, frente a cada módulo se encuentra un menú desplegable en la última columna. Al desplegar este menú, podrás ver la lista de los campos creados dentro de un módulo.
En cada uno de los campos cuentas con un botón que te permite cambiar entre un campo de escritura, de lectura e invisible (no visible para el perfil).
Estas opciones no están habilitadas para los campos obligatorios, ya que si no permites la edición de estos, no podrás crear registros, ni estará disponible en los campos que son de sistema (como 'Fecha de creación', 'Fecha de modificación', 'Número de registro' etc…)
Adicionalmente, en la parte inferior de esta configuración puedes habilitar o deshabilitar las opciones de 'Importación', 'Exportación', y 'Duplicados de manipulados'.
Con esta configuración básica ya podrás crear varios perfiles que parametrizarán la forma en que los usuarios usan DataCRM.
3. Editar, duplicar o eliminar perfiles
Para comenzar a configurar los perfiles, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Presionar el módulo 'Perfiles'.
Ubica el cursor sobre el perfil que quieres configurar y selecciona el ícono según tu propósito:
Editar: Se desplegará el formulario de creación de perfiles. Allí, podrás modificar la información o permisos que desees. Hecho esto, haces clic en el botón 'Guardar'.
Duplicar: Se duplica el perfil, solo tendrás que renombrarlo.
Eliminar: Debes seleccionar el usuario al cual se transferirá la información del perfil. Hecho esto, haz clic en el botón 'Guardar'.
4. Crear y parametrizar roles
Los roles te permitirán definir de manera sencilla la forma en que visualizarás los registros del CRM dependiendo de la posición en la que te encuentres. Para ello, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Recuerda que solo puedes hacer estas configuraciones si tienes permisos o eres usuario administrador.
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Presionar el módulo 'Roles'. Por defecto, encontrarás un árbol de roles como el que se muestra en la imagen a continuación:
Existe un rol para el 'Gerente', el cual podrá ver los registros de toda la organización, ya que se encuentra en la parte superior del árbol de roles.
También se encuentra un rol de 'Gerencia Comercial', y los usuarios que crees en este rol tendrán la opción de ver los registros y los indicadores únicamente de los usuarios que ubiques en el rol 'Comerciales', pero no podrán ver la información de aquellos usuarios ubicados en el rol 'Gerente'.
Ya sea que si quieres que tu empresa tenga una estructura de roles similar, quieras añadir más de roles, o crear toda una estructura distinta, existe una manera bastante sencilla de crear un rol.
Ubica el puntero sobre el rol al que le vas a añadir un sub-rol. Por ejemplo, Gerencia. Y presiona el ícono 'Agregar rol'.
Ingresa la información del rol en los campos correspondientes:
Nombre: nombre de quien deseas asignar al rol. Por ejemplo, Ejecutivo de cuenta.
Reportar a: donde aparece el nombre de quien depende en el árbol de roles. Allí aparece 'Gerencia' por defecto, ya que fue el rol seleccionado en el paso anterior.
Puede asignar registros a:
Concede ciertos permisos al rol para crear registros (los registros pueden ser clientes, contactos, negocios, etc.)
Todos los usuarios: puede asignarle registros a cualquier persona de la organización;
Los usuarios tienen el mismo rol o rol subordinado: esto se concede a cualquier persona del mismo rol o por debajo de este;
Los usuarios tienen rol subordinado: que ser aplica únicamente a quienes tienen roles inferiores dentro de la misma línea (ahora veremos como crear dos líneas de roles distintas).
Privilegios:
Encontrarás dos opciones y debes seleccionar la que se adecúe a tus necesidades:
Asignar privilegios directamente a rol: Indica que debes configurar los permisos del rol por completo. Para comprender los permisos, haz clic aquí.
Asignar privilegios desde perfiles existentes: Indica que puedes seleccionar un perfil con la configuración ya establecida, y los permisos automáticamente se aplicarán a este rol agilizando tu trabajo.
En este caso, seleccionamos 'Asignar privilegios desde perfiles existentes'.
Elige el perfil del cual se tomarán los privilegios.
Haz clic en el botón 'Guardar' y podrás evidenciar el rol creado en el árbol de roles.
5. Editar un rol
Podrás cambiar el nombre, los permisos o privilegios del rol. Para ello, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Recuerda que solo puedes hacer estas configuraciones si tienes permisos o eres usuario administrador.
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Presionar el módulo 'Roles ubicado a mano izquierda'. Por defecto, encontrarás un árbol de roles como el que se muestra en la imagen a continuación:
Haz clic sobre el rol que deseas editar.
Visualizarás los datos de configuración del rol disponibles para editar. Realiza los cambios que desees.
Presiona el botón 'Guardar'.
6. Eliminar un rol
Si quieres eliminar un rol de tu lista puedes hacerlo. Para ello, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Recuerda que solo puedes hacer estas configuraciones si tienes permisos o eres usuario administrador.
Haz clic en el engranaje y luego en 'Administrar usuarios'.
Presionar el módulo 'Roles'. Por defecto, encontrarás un árbol de roles como el que se muestra en la imagen a continuación:
Ubica el cursor sobre el rol que necesitas eliminar y presiona el ícono 'Eliminar'.
El sistema te pedirá transferir la información a otro rol.
Presiona el ícono de búsqueda. Luego, selecciona el rol al que se transferirá la información.
Presiona el botón 'Guardar'.
El rol desaparecerá de tu lista de roles.
7. Videotutorial: Crear roles y perfiles
Espero que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invito a que me escribas a través del chat y con gusto estaré allí para ayudarte. ¡Gracias por tu visita!
