CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Activar el módulo

  3. Crear un proyecto

  4. Herramientas proyectos

  5. Editar o actualizar información de un proyecto

  6. Eliminar un proyecto

  7. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

DataCRM te brinda el módulo 'Proyectos' como una herramienta que facilita la gestión de tu empresa. Pues bien, desde allí puedes crear y llevar a cabo proyectos cuya finalidad es hacer el seguimiento sobre tus clientes durante y después del proceso de venta. Así, asegurando nuevas oportunidades y garantizando futuros clientes potenciales.

Encontrarás varias ventajas en la creación de proyectos, puedes estos no sólo mejoran la experiencia de tus clientes, sino que, también le permiten a tu empresa tener un mayor compromiso y mejora continua en aspectos como: estrategias de marketing, objetivos empresariales, oportunidades de negocio, alcanzar hitos y metas. Esto, garantizando el éxito de los servicios o productos que ofrece tu empresa.

También, este módulo te permitirá crear la cantidad de proyectos que desees y estos, pueden ir asociados a módulos principales como Empresas y Contactos. Contando con varias funcionalidades como creación de actividades y tareas sobre los mismos, establecimiento de hitos y fechas límite, y otras funcionalidades.

2. Activar el módulo

El módulo 'Proyectos' no está activado por defecto. Por ende, debes activarlo para que puedas crear y llevar a cabo proyectos en tu CRM. Para ello, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:

  1. Has clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

  2. Has clic sobre el módulo 'Estudio' y luego en la opción 'Administrador de módulos'.

  3. Ubicar el módulo 'Proyectos' y hacer clic en el recuadro. De manera que, se marque un check en azul.

    Finalmente, se activará el módulo. Para visualizarlo, dirígete nuevamente a la pantalla principal, haces clic en la pestaña 'Todas' del menú principal.

3. Crear un proyecto

Sigue los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en la pestaña 'Todas' y luego en 'Proyectos'.

  2. Hacer clic en el botón 'Agregar proyecto'.

  3. Diligenciar el formulario de creación de proyectos.

    Debes completar por los menos los campos obligatorios marcados con un asterisco (*), de lo contrario el sistema no te permitirá crear el proyecto.

    • Nombre del proyecto *: Ingresar el nombre del proyecto

    • Asignado a *: Escoger un usuario del CRM para asignar el seguimiento del proyecto.

    • Tipo: Escoger el tipo de proyecto según la orientación de tu empresa.

    • Fecha inicio: Ingresa fecha inicio de proyecto.

    • Fecha fin real: Establecer fecha de cierre del proyecto.

    • Fecha fin prevista: Establecer fecha ideal cierre del proyecto.

      Establecer la fecha fin real y la prevista, te permitirá comparar y llevar un análisis sobre los avances del proyecto y si es necesario posponer la fecha o anticiparla.

    • Estado: Seleccionar la fase de avance en la que se encuentra el proyecto.

    • Módulo asociado: Contactos o Empresas. Luego, haces clic en el icono de búsqueda y debes escoger la Empresa o Contacto que deseas asociar al proyecto.

      En caso que no exista el Contacto o Empresa, puedes crearlos desde allí mismo haciendo clic en el icono 'Crear' (+).

    • Presupuesto inicial: Establecer el presupuesto con el cual parte el proyecto,

    • URL proyecto: SI tu proyecto posee una página, puedes adicionar esta información.

    • Prioridad: Seleccionar el tipo de prioridad del proyecto según los objetivos planteados.

    • Progreso: Escoger el porcentaje de progreso que posee el proyecto. Este valor lo puedes editar cada vez que tu proyecto logre un avance. Si deseas saber cómo editarlo, haz clic aquí.

    • Descripción: Ingresar información y detalles adicionales del proyecto.

  4. Hacer clic en el botón 'Guardar' una vez hayas diligenciado la información básica. Ahora podrás visualizar la hoja de vida de tu proyecto y varias herramientas.

4. Herramientas proyectos

Ingresa al módulo proyectos, y selecciona el proyecto sobre el cual deseas realizar acciones como crear una actividad, agregar documentos, hacer comentarios, o crear casos. Luego, se desplegará la hoja de vida de tu proyecto, y desde allí podrás utilizar las herramientas a continuación:

  • Agregar actividades

    1. Haz clic en el botón 'Agregar'.

    2. Describir la actividad diligenciando los campos.

      Debes completar por los menos los campos obligatorios marcados con un asterisco (*), de lo contrario el sistema no te permitirá crear la actividad.

    3. Hacer clic en el botón 'Guardar' una vez hayas diligenciado toda la información. Finalmente, podrás visualizar la actividad creada en el historial del proyecto.

  • Anexar documentos

    Puedes anexar documentos como imágenes, pdf, hojas de cáculo y demás que no superen el tamaño de 62 MB. Para hacerlo, sigue los pasos a continuación:

    1. Haz clic en e botón 'Agregar'.

      Se desplegará un formulario de creación de documento.

    2. Completar la información

      • Asunto: Nombre del documento.

      • Asignado a: Escoger el usuario del CRM a asignar el documento.

      • Nombre de carpeta: Default. Establecida por defecto.

      • Archivo: Cuentas con dos opciones para subir el archivo.

        • Interno: Desde tu ordenador. Haces clic en el botón 'Seleccionar archivo' y escoges el archivo a anexar y este aparecerá dentro del campo listo para guardar.

        • Externo: Desde una cuenta Drive o Dropbox. Haces clic en el servidor de tu preferencia, te llevará a la ventana de acceso a la cuenta del servidor. Una vez hayas ingresado, puedes seleccionar el archivo que deseas subir y este aparecerá dentro del campo listo para guardar.

    3. Hacer clic en el botón 'Guardar' una vez tengas diligenciada toda la información. Finalmente, podrás visualizar el documento anexado en el historial del proyecto.

  • Actualizaciones

    En este panel podrás visualizar las actualizaciones realizadas sobre el proyecto por cualquier usuario del CRM. Te indicará el nombre del usuario que la realizó y el tiempo que ha transcurrido desde la actualización.

    Esto te servirá para llevar un mejor seguimiento del proyecto y estar al tanto de su avance.

  • Agregar comentarios

    Esta herramienta te permite hacer sugerencias o preguntas sobre el proyecto permitiendo mayor interacción entre los miembros del equipo y a su vez, incrementar el nivel de seguimiento.

    Sólo debes seguir los pasos a continuación:

    1. Hacer clic en el recuadro y escribir tu comentario.

    1. Hacer clic en el botón 'Publicar'.

      Finalmente, podrás visualizar el comentario publicado en el historial del proyecto.

      Allí también encontrarás otras opciones:

      • Responder: Cualquier usuario podrá visualizar tu comentario y responderlo si es necesario. De la misma manera, tu podrás seleccionar esta opción si deseas responder los comentarios.

      • Editar: Hacer clic allí si deseas agregar o modificar la información de tu comentario. Deberás diligenciar el motivo para cambiar el comentario. Y posteriormente, editar e comentario. Finalmente, haces clic en el botón 'Publicar'.

  • Crear casos

    Si encuentras eventualidades o problemas en la gestión de tu proyecto, puedes crear un caso. Esto le permitirá a tu equipo llevar una cronología del proyecto, controlar los avances y evaluar las metas propuestas. Como también, establecer estrategias de solución y establecer mejoras según sea el caso o la eventualidad.

    Para crear un caso sigue los pasos a continuación:

    1. Hacer clic en el botón 'Agregar'.

    1. Diligenciar el formulario de creación de casos con la información a continuación:

      • Referencia: Nombre del caso o la eventualidad a la que hace referencia.

      • Asignado a: Escoger el usuario del CRM que hará seguimiento al caso.

      • Estado: Puedes seleccionar las opciones según sea: 'Abierto' si ya lo tomó una persona del equipo; 'En progreso' si ya se está gestionando la solución, o 'Cerrado' si ya se solucionó.

      • Descripción: Escribir los detalles del caso.

    2. Hacer clic en el botón 'Guardar'. Finalmente, podrás visualizar el caso publicado en el historial del proyecto.

      También podrás usar e filtro 'Seleccionar estado' para filtrar los casos por estado. Si deseas ver más detalles del caso o editarlo, puedes hacer clic en 'Más' y te llevará al detalle del caso.

5. Editar o actualizar información de un proyecto

Debes ingresar a tu CRM y desde allí seguir los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el menú 'Todas' y luego en 'Proyectos'.

  2. Ubicar el proyecto que deseas editar y hacer clic en el icono 'Editar'

    Se abrirá el formulario de edición de tu proyecto. Allí puedes actualizar la información del campo que desees.

  3. Hacer clic en el botón 'Guardar' una vez hayas hecho todos los cambios. Luego, se mostrará el resumen del proyecto con los respectivos cambios, y podrás visualizarlos desde el panel 'Actualizaciones'.

6. Eliminar un proyecto

Debes ingresar a tu CRM y desde allí seguir los pasos a continuación:

  1. Hacer clic en el menú 'Todas' y luego en 'Proyectos'.

  2. Ubicar el proyecto que deseas eliminar y hacer clic en el icono 'Eliminar'

    Se desplegará una ventana de confirmación del proceso

  3. Hacer clic en 'Sí'. Y el proyecto se habrá eliminado.

7. Preguntas frecuentes

  • ¿Puedo asociar varios proyectos a un Cliente?

    Si puedes hacerlo, un solo cliente puede hacer parte de diferentes proyectos. Puedes crear la cantidad de proyectos que desees y asociarlos a un mismo cliente.

  • ¿Cómo puedo personalizar los campos de los proyectos?

    Si deseas agregar o quitar campos del módulo de proyectos, puedes hacerlo. Sólo debes seguir los pasos a continuación:

    1. Hacer clic en el engranaje y luego en 'Configuración CRM'.

    2. Hacer clic en el panel 'Estudio' y luego en 'Editar campos'.

    3. Desplegar la lista de módulos y seleccionar 'Proyectos'.

      Allí puedes realizar diferentes acciones:

      1. Crear un campo: hacer clic en el botón 'Agregar campos personalizados'.

      2. Agregar bloque personalizado: Si deseas agregar otro panel al formulario de creación de proyectos.

      Una vez hayas realizado los cambios correspondientes puedes dirigirte al módulo para verificar que se haya ejecutado.

      Si tienes dudas, puedes encontrar más información sobre edición de campos y herramientas, haciendo clic en el botón a continuación:

      Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

      DataCRM

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