CONTENIDO

  1. Generalidades

  2. Creación de formularios web

  3. Configuración de campos

  4. Preguntas frecuentes

1. Generalidades

Los formularios web son una herramienta que te permitirá registrar información de tus clientes de forma sencilla. De igual manera, les permitirá a tu clientes iniciar un proceso de contacto directo con tu empresa, y la información que registren será notificada directamente al correo del usuario encargado y, sucesivamente, quedará almacenada dentro del CRM.

Además, tendrás la facilidad de compartir o publicar tus formularios en cualquier sitio. Por ende, podrás difundir, atraer y gestionar clientes y oportunidades de una mejor manera.

2. Creación de formularios web

Para crear tus formularios debes seguir el paso a paso que te presentamos en el video a continuación. O bien, seguir las instrucciones a lo largo de artículo.

  1. Ingresar al CRM

  2. Hacer clic sobre el engranaje de configuración.

  3. Seleccionar la opción "Configuración CRM".

  4. Dirigirse a la columna ubicada en la parte izquierda de la pantalla y hacer clic sobre el campo "Integración".

  5. Hacer clic sobre 'Formularios Web'. Allí tendrás una vista general de los formularios con su respectiva información: Nombre del formulario, Módulo al que corresponde, Enlace del formulario, URL de retorno, y Estado del formulario (Activo o Inactivo).

  6. Hacer clic sobre el botón "Agregar Registro" y te llevará a las fases de creación del formulario.

Fase 1: Campos de formulario

En el video a continuación podrás ver en detalle esta fase. De igual manera, a lo largo del artículo encontrarás el paso a paso.

  1. Seleccionar los módulos que necesitas para crear tu formulario. Únicamente puedes utilizar cuatro módulos: Negocios, Contactos, Empresas y Casos.

    Los módulos de 'Empresas' y 'Casos' solo pueden aparecer si el modulo se encuentra activo en el CRM. Si tienes estos módulos inactivos en tu CRM, sólo van a aparecer los módulos de 'Contactos' y 'Negocios' en los campos del formulario, ya que estos son obligatorios y no se pueden inactivar.

    Nota: Al seleccionar el módulo de 'Negocios' o 'Casos', se marcará automáticamente el módulo de 'Contactos'. Esto se debe, a que estos módulos están asociados, de manera que el sistema marcará los contactos por defecto.

    Para la creación óptima de negocios es necesario tener un contacto o empresa relacionado para facilitar el seguimiento del proceso comercial.

    De la misma manera, si el módulo 'Empresas' está marcado como un campo obligatorio en la creación de tu negocio, el sistema lo marcará por defecto en la creación de tu formulario.

    ¡Importante!

    Es conveniente mantener marcado el campo de contactos. Si lo demarcas, no se pueden garantizar la estabilidad total del proceso, ya que los módulos de 'Negocios' y 'Casos' normalmente se encuentran asociados a los 'Contactos'.

  2. Configurar los campos y la plantilla del formulario. Se abrirá una vista con dos partes principales: a la izquierda, una lista de campos del módulo que has seleccionado, y a la derecha, la plantilla del formulario.

    Nota: Los campos obligatorios de los módulos seleccionados aparecerán el la plantilla del formulario automáticamente y estarán marcados por un asterisco en rojo.

    Para configurar, renombrar, reposicionar, ocultar, eliminar, o marcar como obligatorios los campos de tu formulario, debes hacer clic aquí.

  3. Hacer clic en el botón "Siguiente" que se encuentra bajo la lista de campos del módulo que has seleccionado. Esto te llevará a la siguiente fase.

Fase 2: Temas y estilos

Aquí podrás editar la apariencia de tu formulario. Tendrás una vista de los campos que configuraste, y los campos ocultos ya no aparecerán en la plantilla del formulario. A continuación encontrarás el paso a paso.

  1. Escoger el tema del formulario: claro o oscuro.

    A medida que vas escogiendo el tema y estilo del formulario, la plantilla te va mostrando los cambios para ayudarte a construir una mejor idea.

  2. Escoger el color del botón "Enviar" del formulario. Si deseas puedes escoger un color personalizado dando clic en el círculo de colores que se encuentra al final.

  3. Escoger el fondo del formulario. Tendrás que definir un color de fondo.

  4. Escoger la fuente para el formulario. Tienes dos opciones para definir el tipo de letra que deseas:

  5. Renombrar formulario. Este paso es opcional si quieres personalizar el título del formulario. Para ello, debes hacer lo siguiente:

    • Hacer clic en el lápiz negro que se encuentra al lado del título del formulario.

    • Reasignar el nombre que deseas.

      Si deseas cambiar el nombre del botón 'Enviar', puedes hacer el mismo proceso.

      Haces clic sobre el lápiz negro que se encuentra al lado del botón y reasignas el nombre que deseas.

      Así de simple es configurar el diseño de tu formulario. Si estás listo, puedes saltar a la siguiente fase.

      Hacer clic en el botón 'Siguiente' y pasarás a la fase 3.

Fase 3: Información

En esta fase debes registrar la información básica del formulario para identificarlo dentro del CRM. Para ello, debes:

  1. Escribir el nombre del formulario web.

  2. Definir el estado del formulario. Si deseas activarlo, debes marcar el check en la casilla azul. De lo contrario, desmarcas el check.

  3. Asignar usuario en el campo 'Usuario a notificar'. Debes seleccionar los usuarios del CRM que desees.

  4. Seleccionar la opción de lo que quieres que ocurra cuando el cliente envíe el formulario.

    • Dar un mensaje de agradecimiento: Al seleccionar esta opción, el sistema te permitirá redactar un mensaje, el cual le aparecerá al cliente al enviar el formulario. Podrás asignar un título, y personalizar la fuente, el estilo y la forma de tu mensaje con diferentes herramientas de escritura.

      Para ver la versión final del mensaje antes de guardar cambios, puedes hacer clic en el botón "Previsualizar". Se abrirá el formulario, debes diligenciarlo y luego, deberá aparecer el mensaje de agradecimiento.

    • Redirigir a otro sitio: Al seleccionar esta opción, deberás ingresar el enlace de la página a la cual quieres que vaya tu cliente una vez envíe el formulario.

  5. Hacer clic en el botón "Siguiente", y este te llevará a la última fase.

Fase 4: Compartir en integrar

Allí aparecerá la información que puedes compartir al público dividida en los espacios:

  1. Compartir mediante enlace: Allí encontrarás el enlace del formulario, el cual puedes compartir con quien desees. Para ello, debes hacer clic en el botón "Copiar a portapapeles" y luego lo pegas en el sitio o espacio que desees. Por ejemplo: chats, páginas web, blogs, etc.

  2. Implementa el formulario en tu sitio web: Allí aparece el código HTML del formulario, este debes insertarlo en tu sitio web para permitir que el formulario aparezca allí. Si deseas saber cómo implementar el formulario creado en tu página web, sigues los pasos que te presentamos en el video a continuación:

  3. Hacer clic en el botón "Guardar". Esto, te llevará a la vista general de registros de tus formularios web donde aparecerá el formulario que acabas de crear con información del módulo donde se creó, enlace, y estado.

3. Configuración de campos

Debes tener en cuenta que las configuraciones de los campos sólo se pueden hacer en la fase 1: Campos de formulario.

  • Agregar un campo

Debes hacer clic en el botón 'más' de color azul que se encuentra frente a cada uno de los campos del módulo. E inmediatamente, este campo se añadirá a la plantilla del formulario como un campo opcional.

  • Cambiar de posición un campo

Debes hacer clic sostenido sobre los puntos que se encuentran en el campo, y luego, debes arrastrarlo hasta la posición que desees. Y ¡listo!

  • Personalizar el nombre de los campos

Sólo debes hacer clic sobre el lápiz color negro que se encuentra al lado del nombre de cada campo. Luego de ello, puedes cambiar el nombre del campo como desees. Y finalmente, debes hacer clic por fuera del formulario.

  • Ocultar campos del formulario para mis clientes

    Para ocultar un campo, debes:

    • Hacer clic sobre el lápiz con el recuadro azul que se encuentra al final del cada campo. Allí aparecerán dos íconos:

      • Candado: Indica que el campo es obligatorio.

      • Vista: Indica que el ícono es visible.

        Debes tener en cuenta que el campo debe tener un valor de reemplazo, de lo contrario el sistema no te permitirá ocultar el campo y marcará un error. En este caso, deberás ingresar un valor por defecto.

  • Agregar un valor de reemplazo

    Para agregar un valor de reemplazo al campo que desees ocultar, debes hacer lo siguiente:

    1. Hacer clic en el recuadro que se encuentra bajo el nombre del campo.

    2. Ingresar información. O bien, seleccionar una opción si es una lista desplegable.

    3. Hacer clic sobre el ícono de vista para ocultar el campo. Luego el ícono tendrá una línea cruzada indicando que el campo ya se encuentra oculto. Y la información que registren tus clientes se enviará con este valor por defecto.

  • Eliminar un campo

    Sólo puedes eliminar los campos opcionales, es decir, los campos que agregaste a la plantilla del formulario en la fase 1 (Campos de formulario). Para eliminar un campo, debes:

    1. Hacer clic sobre el lápiz con el recuadro azul que se encuentra al final del cada campo. Al ser un campo opcional, aparecerán tres opciones de configuración:

      • Candado abierto: Campo no obligatorio. Es opcional cuando tu cliente ingresa información. Es decir, el formulario hará el registro así el cliente no haya llenado el campo.

      • Vista: Campo visible.

      • Papelera: Eliminar campo.

    2. Hacer clic en el ícono de papelera para eliminar.

  • Volver un campo obligatorio

Pues volver un campo "Opcional" como un campo obligatorio. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

  1. Hacer clic sobre el campo que agregaste.

  2. Seleccionar el lápiz azul con un recuadro que se encuentra al final del campo. Aparecerán 3 opciones: candado abierto (campo opcional) , ojo (campo visible) y papelera (eliminar campo).

  3. Hacer clic sobre el ícono de candado abierto. El candado se cerrará, lo que indica que el campo ahora es obligatorio. De igual manera lo podrás comprobar cuando se marca un asterisco rojo en el nombre del campo.

Ten en cuenta que el campo se mantiene opcional dentro del CRM. Sólo se verá obligatorio dentro del formulario.

4. Preguntas frecuentes

  • ¿Cómo puedo confirmar que mi formulario se creó correctamente?

    En la vista general de registros de tus formularios aparecerá el formulario de acabas de crear. Si deseas tener una vista final de tu formulario, debes:

    1. Hacer clic sobre el enlace del formulario creado.

      Luego, se abrirá tu formulario en una pestaña nueva.

    2. Diligencia información para comprobar y hacer clic en el botón "Enviar".

    3. Dirigirse al CRM y seleccionar el módulo que escogiste para crear el formulario. Allí debe aparecer la información que acabas de enviar y el usuario al cual quedó asignado.

      ¡Así de sencillo puedes comprobar que tu formulario se creó correctamente.!

  • ¿Cómo puedo editar, eliminar o compartir un formulario ya creado?

    En la lista de registros de tus formularios web, al final de cada formulario aparecerán tres opciones:

    • Si deseas compartir tu formulario, debes hacer clic sobre el ícono compartir, y te aparecerán el enlace y el código HTML. Esto sin necesidad de ingresar al proceso de edición del formulario.

    • Si deseas editar tu formulario, debes hacer clic en el ícono lápiz. Allí, te llevará nuevamente al proceso de edición de campos, estilo, información y demás.

    • Si deseas eliminar tu formulario, debes hacer clic en la papelera y tu formulario será eliminado.

Finalmente, tu formulario ha sido creado, Ahora puedes compartirlo para incrementar clientes y crear registros de una forma rápida y sencilla.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

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