¿Para qué existen los roles y perfiles en el CRM?

Los roles y los perfiles están diseñados para poder organizar a los diferentes usuarios dentro del CRM y mejorar su gestión y control sin tener que recurrir a diferentes herramientas para realizar el seguimiento de todos los usuarios. 

Los Roles son los encargados de declarar las jerarquías dentro del CRM estos funcionan simulando el organigrama de la empresa. Los roles hijos (inferiores) no podrán ver los roles padres (superiores), sin embargo, los superiores podrán realizar el seguimiento de los roles inferiores así existan restricciones para compartir la información según los privilegios de acceso establecidos.

¿Cómo se crean y se parametrizan los perfiles?

Los perfiles del sistema agrupan los permisos que se asignarán a uno o varios usuarios. Por ello es importante que previo a su creación tengas claro qué tipo de permisos necesitan. Ten en cuenta que varios roles pueden tener un mismo perfil, pero un rol no puede tener varios perfiles.

Para comenzar a configurar los perfiles ingresamos al CRM con un usuario administrador, luego damos clic en el ícono del engranaje, al dar clic allí vemos dos opciones: “Configuración CRM” y “Administrar usuarios”, seleccionamos “Administrar Usuarios”.

Cuando despleguemos el menú de “Administrar usuarios” encontraremos la opción “Perfiles” y damos clic, allí podremos ver los perfiles creados o agregar nuevos perfiles.

Cuando entramos a la parametrización de un perfil veremos la opción de poner un nombre al perfil, le podemos dar una descripción, y después encontraremos una lista con los módulos que tenemos activos en nuestro CRM.

En cada una de las opciones de módulo podremos marcar si el perfil tiene acceso a éste, marcando el check de la primera columna, si no marcamos esta casilla este perfil no tendrá acceso al módulo.

Las siguientes tres columnas nos permiten variar las opciones entre ver registros, crear y editar registros y borrar registros del módulo, marcando estas opciones otorgaremos la configuración de uso de la herramienta al perfil.

Aquí vemos la configuración con los permisos que tiene en cada módulo: por ejemplo, en el módulo de casos puede ver los registros, pero no crear ni borrar, en el módulo de pedidos y facturas no tiene acceso, y en el módulo de cotizaciones puede ver, crear y editar, y borrar registros, en el resto de los módulos tiene los permisos estándar (ver, crear y editar).

Con esta configuración básica ya podremos crear varios perfiles, que parametrizarán la forma en que los usuarios usan DataCRM

¿Puedo configurar los perfiles para restringir campos?

Existe una configuración avanzada que podemos realizar desde la creación de los perfiles, ésta es una parametrización más específica, que me permite cambiar la forma de interactuar de los usuarios con los campos adentro de un módulo.

Como podemos ver en la imagen,  frente a cada módulo encontramos un menú desplegable en la última columna. Al desplegar este módulo podremos ver la lista de los campos creados adentro de un módulo.

En cada uno de los campos tenemos un botón que nos permite cambiar entre un campo de escritura, uno de solo lectura y uno invisible (no visible para el perfil).

Estas opciones no están habilitadas para los campos obligatorios, ya que si no permitimos edición de estos no podremos crear registros, ni tampoco está disponible en los campos que son de sistema (como fecha de creación, fecha de modificación, número de registro, etc…)

En la parte inferior de esta configuración podemos habilitar o deshabilitar las opciones de importar, exportar, y manipular duplicados.

Creación y parametrización de Roles

Los roles nos permitirán definir de manera sencilla la forma en que tendremos la visualización de los registros del CRM dependiendo de la posición en la que nos encontremos.

Lo primero que debemos hacer es ingresar al CRM con un usuario administrador, luego y nos dirijimos a “Administrar usuarios”.

Por defecto, encontraremos un árbol de roles como el que vemos en la imagen anterior.
Existe un rol para el Gerente, el cual podrá ver los registros de toda la organización ya que se encuentra en la parte superior del árbol de roles. También encontramos un rol de Gerencia Comercial, los usuarios que creemos en este rol tendrán la opción de ver los registros y los indicadores únicamente de los usuarios que ubiquemos en el rol Comerciales, pero no podrán ver la información de aquellos usuarios en el rol Gerente.

¿Cómo crear nuevos roles?

Ya sea que nuestra empresa necesite una estructura de roles similar a la que vemos pero con un par más de roles, o tengamos que crear toda una estructura distinta, existe una manera bastante sencilla de crear un rol.

Debes ubicar el puntero sobre el rol al que vamos a crear un sub-rol, supongamos que queremos crear el rol Ejecutivo de Cuenta, y este lo queremos poner bajo la Gerencia Comercial, al mismo nivel de los comerciales, entonces pondremos el puntero sobre Gerencia comercial.

Nos aparecerán unas opciones para agregar rol (ícono +) o para eliminar el rol (ícono bote de basura). Allí daremos click en el símbolo + para agregar el nuevo rol.

Nombre: De quien deseamos asignarle al rol.

Reportar a: De quien depende en el árbol de roles.

Puede asignar registros a:  A quien puede crearle registros (los registros pueden ser clientes, contactos, negocios, etc.) Aquí encontramos tres opciones que son “A todos los usuarios” puede asignarle registros a cualquier persona de la organización; “Los usuarios que tienen el mismo Rol o Rol Subordinado” esto es a cualquier persona en mi mismo rol o por debajo de este; finalmente, “Los usuarios que tienen Rol Subordinado” que es únicamente a quienes tienen roles inferiores dentro de la misma línea (ahora veremos como crear dos líneas de roles distintas)

Privilegios: Podemos asignar privilegios directamente al rol (no tan recomendado) o asignar privilegios desde un perfil existente (muy recomendado). Seleccionamos desde un perfil existente y elegimos el perfil que queremos que tenga este rol.

En esta imagen vemos ya diligenciado el ejemplo que estábamos creando. Ejecutivo de cuenta, con perfil comercial y puede asignar registros solo a su mismo rol o roles subordinados. Guardamos y tenemos el siguiente árbol de roles.

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