¿Para qué existen los roles y perfiles en el CRM?

Los roles y los perfiles están diseñados para poder organizar a los diferentes usuarios dentro del CRM, y mejorar su gestión y control sin tener que recurrir a diferentes herramientas para realizar el seguimiento de todos los usuarios. 

Los roles son los encargados de declarar las jerarquías dentro del CRM. Estos funcionan simulando el organigrama de la empresa, es decir, los roles hijos (inferiores) no podrán ver los roles padres (superiores). Sin embargo, los superiores podrán realizar el seguimiento de los roles inferiores así existan restricciones para compartir la información según los privilegios de acceso establecidos.

¿Cómo se crean y se parametrizan los perfiles?

Los perfiles del sistema agrupan los permisos que se asignarán a uno o varios usuarios. Por ello es importante que previo a su creación, tengas claro qué tipo de permisos necesitan.

Ten en cuenta que varios roles pueden tener un mismo perfil, pero un rol no puede tener varios perfiles.

Para comenzar a configurar los perfiles debes seguir los pasos a continuación.

1) Ingresar al CRM con un usuario administrador.

2) Hacer clic en el ícono del engranaje, donde aparecerán dos opciones: “Configuración CRM” y “Administrar usuarios”, y seleccionas “Administrar Usuarios”.

3) Hacer clic en la opción “Perfiles” que se encuentra en la columna izquierda de 'Configuración'. Allí podrás ver los perfiles creados o agregar nuevos perfiles.

4) Hacer clic sobre el botón 'Agregar perfil'. Allí verás los campos de 'Nombre de Perfil' y podrás añadir una descripción al campo de 'Descripción'.

También encontrarás una lista con los módulos que tienes activos en el CRM. En cada una de las opciones de módulo podrás marcar si el perfil tiene acceso a éste, haciendo clic en el check de la primera columna.

Nota: Si no marcas esta casilla, este perfil no tendrá acceso al módulo.

Adicionalmente, en las siguientes tres columnas podrás variar las opciones entre ver, crear/editar y borrar registros del módulo. Si marcas estas opciones, otorgarás al perfil la configuración de uso de la herramienta.

A continuación, puedes ver la configuración con los permisos que tiene cada módulo. Por ejemplo: en el módulo de 'Casos', puedes ver los registros pero no crear ni borrar. A los módulos de 'Pedidos' y 'Facturas' no tienes acceso. Y, en el módulo de 'Cotizaciones' puedes ver, crear/editar, y borrar registros. En los demás módulos, puedes observar que estos conservan los permisos estándar (ver y crear7editar).

Con esta configuración básica ya podrás crear varios perfiles que parametrizarán la forma en que los usuarios usan DataCRM

Nota: Si deseas, te invitamos a ver el siguiente video para que puedas observar mejor el paso a paso:

¿Puedo configurar los perfiles para restringir campos?

Existe una configuración avanzada que puedes realizar desde la creación de los perfiles. Esta es una parametrización más específica, que te permite cambiar la forma de interactuar de los usuarios con los campos dentro de un módulo.

Como puedes ver en la imagen,  frente a cada módulo se encuentra un menú desplegable en la última columna. Al desplegar este menú, podrás ver la lista de los campos creados dentro de un módulo.

En cada uno de los campos cuentas con un botón que te permite cambiar entre un campo de escritura, de lectura e invisible (no visible para el perfil).

Estas opciones no están habilitadas para los campos obligatorios, ya que si no permites la edición de estos, no podrás crear registros, ni estará disponible en los campos que son de sistema (como 'Fecha de creación', 'Fecha de modificación', 'Número de registro', etc…)

Adicionalmente, en la parte inferior de esta configuración puedes habilitar o deshabilitar las opciones de 'Importación', 'Exportación, y 'Duplicados de manipulados'.

Creación y parametrización de Roles

Los roles te permitirán definir de manera sencilla la forma en que visualizarás los registros del CRM dependiendo de la posición en la que te encuentres. Para ello, sigue los pasos a continuación:

1) Ingresar al CRM con un usuario administrador

2) Hacer clic en el engranaje y seleccionar la opción “Administrar usuarios”.

3) Hacer clic sobre el campo de 'Roles' ubicado en la columna izquierda. Por defecto, encontrarás un árbol de roles como el que se muestra en la imagen a continuación:

Existe un rol para el 'Gerente', el cual podrá ver los registros de toda la organización ya que se encuentra en la parte superior del árbol de roles. También se encuentra un rol de 'Gerencia Comercial', y los usuarios que crees en este rol tendrán la opción de ver los registros y los indicadores únicamente de los usuarios que ubiques en el rol 'Comerciales', pero no podrán ver la información de aquellos usuarios ubicados en el rol 'Gerente'.

¿Cómo crear nuevos roles?

Ya sea que si quieres que tu empresa tenga una estructura de roles similar, quieras añadir más de roles, o crear toda una estructura distinta, existe una manera bastante sencilla de crear un rol.

1) Debes ubicar el puntero sobre el rol al que le vas a añadir un sub-rol. Por ejemplo, Gerencia.

Nos aparecerán unas opciones para agregar rol (ícono +) o para eliminar el rol (ícono bote de basura).

2) Hacer clic en el símbolo + para agregar el nuevo rol.

3) Aparecerá un formulario para asignar la información del rol que quieres asignar. En el campo 'Nombre', debes escribir el nombre de quien deseas asignar al rol.

Por ejemplo, Ejecutivo de cuenta.

Luego aparece el campo 'Reportar a' donde aparece de quien depende en el árbol de roles. Allí aparece 'Gerencia comercial' por defecto, ya que fue el rol que seleccionaste en el paso anterior.

4) Seleccionar una opción del campo 'Puede asignar registros a' que concede ciertos permisos al rol para crear registros (los registros pueden ser clientes, contactos, negocios, etc.)

Encontrarás 3 opciones que son:

  • “A todos los usuarios” puede asignarle registros a cualquier persona de la organización;

  • “Los usuarios que tienen el mismo Rol o Rol Subordinado” esto se concede a cualquier persona del mismo rol o por debajo de este;

  • “Los usuarios que tienen Rol Subordinado” que ser aplica únicamente a quienes tienen roles inferiores dentro de la misma línea (ahora veremos como crear dos líneas de roles distintas).

5) Ir al campo de 'Privilegios' y seleccionar 'Asignar privilegios desde un perfil existente' y elegir el perfil que quieres que tenga este rol.

6) Hacer clic en el botón 'Guardar' y podrás evidenciar el rol creado en el árbol de roles.

Espero que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invito a que me escribas a través del chat y con gusto estaré allí para ayudarte.

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