1. Generalidades
Un PBX en la nube (Private Branch Exchange) es un sistema telefónico que funciona a través de internet. A diferencia de los tradicionales, no requiere instalaciones físicas ni equipos costosos.
Todo se gestiona desde la nube, lo que lo hace más flexible, escalable y fácil de administrar.
Ahora, cuando conectas este sistema a tu CRM, la magia sucede: automatizas procesos, centralizas la información y conviertes cada llamada en una oportunidad de venta más eficiente.
¿Por qué integrar tu PBX en la nube con DataCRM?
Porque juntos logran que tu equipo comercial trabaje mejor y venda más. Con esta integración puedes:
Unificar la gestión de llamadas y contactos desde un solo lugar.
Realizar y programar llamadas directamente desde el CRM.
Automatizar el envío de mensajes según el estado del cliente.
Registrar cada interacción sin esfuerzo, generando un historial completo por cliente.
Obtener reportes de rendimiento y métricas clave de comunicación comercial.
Reducir el tiempo en tareas manuales, liberando a tu equipo para enfocarse en vender.
2. Proceso de integración
Paso 1:
Activación del servicio de telefonía IP Hellou.ai. Solicita acceso al equipo de soporte para conectar tu cuenta de Hellou.ai con el CRM. Una vez tengas los datos necesarios de Hellou.ai, podrás activar el módulo de PBX en tu CRM.
Cada usuario tendrá una extensión, y los usuarios con Hellou.ai o Asterisk integrado en el CRM tendrán este módulo activado.
3. Configurar extensión telefónica
Ingresa al CRM, dirígete a 'Configuración'
2. Dirígete a la sección de 'Estudio' y haz clic en 'Administrador de módulos'
3. Activa el módulo de 'Administrador PBX'
4. Introduce los datos proporcionados por Hellou.ai en la sección 'Proveedor de configuración'.
5. Ahora que ya tienes activo el módulo de PBX dirígete a 'Usuarios' para configurar la extensión telefónica
Hellou.ai te asigna el número telefónico principal de la empresa, no se entregan extensiones específicas.
La configuración se hace usando los números de celular personales o corporativos de cada usuario, según se haya definido.
🔔 Importante: El número de celular que ingreses no se usará para hacer llamadas.
Este número funciona como identificador de extensión y permite vincular al usuario con la plataforma telefónica.
Las llamadas no se realizan desde el teléfono personal del usuario, sino que pasan por el PBX y el número asignado a la empresa. Por eso, aunque uses el número personal como identificador, la comunicación siempre será gestionada por el sistema central.
Selecciona el usuario al que vas a asignar la extensión. En la sección de "Más información", encontrarás el campo "Extensión telefónica CRM", donde deberás ingresar el número de la extensión.
Digita en este espacio el número de la extensión.
4. Configuración de permisos
En la sección de perfiles se configura quién tiene acceso al PBX, determinando quién puede realizar llamadas y quién no.
Ingresa a 'Configuración CRM' y dirígete a perfiles
5. Realizar llamadas desde tu CRM
Configuración móvil
Ingresa a la tienda de aplicaciones de tu teléfono
Abre Play Store (Android) o App Store (iOS), según el dispositivo donde quieras instalar la app.Busca e instala la aplicación "Virfon App"
Es la app necesaria para utilizar los servicios de telefonía en la nube de Hellou.
Abre la aplicación e ingresa tu número móvil
Al ingresar por primera vez, escribe tu número de celular personal (no el número asignado por Virfon).
Luego presiona "Sign In".
Verifica tu número con el código recibido por SMS
Recibirás un SMS con un código de 6 dígitos. Ingresa este código en la casilla correspondiente y presiona "Verify".
Acepta los términos y condiciones
Acepta los términos de uso y otorga los permisos solicitados por la app para su correcto funcionamiento.
Finaliza la configuración
Al completar el proceso, verás el teclado numérico y un botón verde en la parte superior de la pantalla.
Esto indica que la aplicación ha sido aprovisionada correctamente y está lista para usarse.
Configuración en PC
Haz clic en el botón para acceder a la plataforma de Hellou y configurar tu PBX desde tu computadora.
2. Escribe tu número de celular personal con el indicativo de tu país (no el número asignado por Virfon).
Ejemplo: +573000006666
2. Recibirás un correo electrónico de servicioalcliente@virfon.com con un código de 6 dígitos. Ingresa este código en la casilla correspondiente y presiona "Verify".
3. Al completar el proceso, verás la siguiente pantalla
Esto indica que la configuración ha sido realizada correctamente y está lista para usarse.
Recuerda: Configurar el indicativo de país en tu CRM para llamar a números fijos o móviles.
6. Informes y registros
Para acceder al registro de llamadas en tu CRM, ve a Configuración > Administración PBX.
Aquí puedes visualizar el historial de llamadas, generar reportes e informes, exportar el registro de llamadas del mes e importar registros para realizar llamadas y sincronizar tu extensión anterior.
En Reportes > Módulo > Reporte gerencial, puedes crear informes detallados y gestionar grabaciones de llamadas y su duración desde el módulo de contacto, en el menú lateral derecho.
Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!
