El canvas, también conocido como proceso de ventas, es el panel del CRM en el que puede evidenciar los diferentes aspectos de los negocios; por ejemplo, en qué fase se encuentran, el estado de la actividad que tiene el negocio (verde, azul, amarilla, gris). El canvas es la vista gráfica de los negocios que creas en el CRM.
1. Conoce el diseño del canvas
El CRM cuenta con un diseño que te permite manejar y visualizar la información de tus clientes y tu equipo de forma más sencilla. A continuación:
Total de negocios y la suma en dinero en la parte superior de la pantalla.
Filtros por usuarios, personalizados y por módulo.
Resumen por negocio, contacto o empresa sin necesidad de hacer clic.
Barra de desplazamiento si tienes más de cinco fases de venta.
2. Filtrar mis negocios
Esta herramienta es funcional, ya que te permitirá buscar y seleccionar información específica dentro del CRM. Para llevar a cabo este proceso, ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Haz clic en el botón 'Todas Negocios'.
Allí se desplegará un recuadro con un campo de búsqueda si deseas buscar un usuario o filtro de forma rápida. O bien, contarás con 3 pestañas diferentes que te permitirán manejar los filtros de forma organizada. Estas son:
Favoritos
Allí podrás ingresar los usuarios y filtros más usados. Con esto, podrás tener acceso directo al filtro que necesites, sin necesidad de buscar entre las listas de usuarios y filtros por módulo.
¿Cómo añadir un favorito?
Para añadir un usuario o filtro a favoritos, únicamente debes hacer clic en el ícono estrella que se encuentra al lado de cada nombre.
Automáticamente, el usuario o filtro seleccionado aparecerá en la lista de favoritos.
¿Cómo eliminar un favorito?
Para eliminar un favorito, debes dirigirte a la lista de favoritos y hacer clic sobre la estrella del usuario o filtro que deseas desmarcar.
Automáticamente, este desaparecerá de la lista de favoritos.
Usuarios
En esta pestaña encontrarás la lista de usuarios del CRM. Puedes presionar el usuario que desees para filtrar la información del módulo en que te encuentres.
Ya no tendrás que dirigirte al proceso de venta para generar un filtro por usuarios. Ahora, podrás hacerlo desde cualquier módulo.
Filtros por módulo
En esta opción, encontrarás los filtros agrupados por tres grupos:
Mis filtros: Son los filtros que tiene habilitado tu usuario y los filtros personalizados que hayas creado.
Público: Son los filtros a los que todo el equipo del CRM tiene acceso y visibilidad.
Otros: Filtros adicionales de otros usuarios.
Nota: Debes tener en cuenta que la lista de filtros de esta pestaña varía de acuerdo al módulo. En el ejemplo a continuación, se presentan los filtros del módulo de negocios en referencia a actividades, negocios pendientes, ganados, perdidos y demás.
Nota: Verás un ícono de verificación en el filtro en que te encuentras actualmente. Si cambias de filtro, o de usuario, este icono se marcará en el lugar en que te encuentres.
Crear un filtro personalizado
Si deseas añadir un nuevo filtro de acuerdo a tus necesidades, puedes hacerlo. Sigue los pasos a continuación:
Haz clic sobre el botón 'Todas Negocios'.
Selecciona la opción 'Crear nuevo filtro'.
Se desplegará el formulario de creación de filtro.
Completa el formulario con la información a continuación:
Nombre del filtro: Asigna nombre al filtro.
Selecciona las columnas y el orden (Máximo 7): Debes seleccionar los campos del CRM cuya información deseas que aparezca en el filtro.
Selecciona condiciones de filtro: Haz clic en el botón 'Agregar condición' si deseas que cierta información aparezca según algunos estándares establecidos por ti mismo.
Presiona el botón 'Guardar'. Ya puedes visualizar el filtro creado en la lista de filtros.
Editar o eliminar un filtro
Si deseas editar o eliminar un filtro, basta con posicionarte sobre el filtro deseado y aparecerán dos íconos:
Lápiz: Editar el filtro.
Papelera: Deshacerse del filtro.
Debes dar clic en el ícono correspondiente a la función que deseas llevar a cabo.
3. Marcar los negocios como 'Cerrados- ganados' o 'Cerrados- perdidos'
Cuando logres cerrar un negocio, simplemente lo arrastras hacia abajo y lo asignas a 'Cerrada-Perdida' o 'Cerrada- Ganada'. Esto hace efectivo el proceso de negociación, ya que es posible, a partir de esta información, crear estrategias. Para ello, sigue los pasos a continuación según sea el caso:
Marcar 'Cerrada ganada': Se desplegará una pestaña donde te pide confirmar el valor final del negocio.
Luego haces clic en el botón 'Guardar' y el negocio desaparecerá del canvas más no del CRM. Podrás encontrar el total de negocios (abiertos y cerrados) en el módulo 'Negocios'.
Marcar 'Cerrada-Perdida': Se desplegará una pestaña donde debes comentar el motivo de pérdida.
Luego haces clic en el botón 'Guardar' y el negocio desaparecerá del canvas más no del CRM. Podrás encontrar el total de negocios (abiertos y cerrados) en el módulo 'Negocios'.
4. Agregar, renombrar, eliminar o asignar una fase de venta
Ingresa a tu CRM y sigue los pasos a continuación:
Presiona el ícono del engranaje y luego en “Configuración CRM”.
Ubica el campo 'Estudio' y selecciona la opción "Editor de listas desplegables".
Selecciona los siguientes datos:
Selecciona el módulo: Negocios
Elige la lista desplegable en Negocios: Fase de venta
Posteriormente, el sistema te mostrará las opciones existentes y encontrarás los botones para agregar, renombrar o eliminar valores.
5. Actividades dentro de cada negocio
En cada uno de los negocios que se encuentra en tu canvas o proceso de venta, encontrarás un recuadro de color (gris, amarillo, verde o rojo dependiendo del estado de la actividad), al hacer clic sobre él, se desplegará un listado de actividades que puedes llevar a cabo sobre el negocio.
Al hacer clic en cualquiera de las actividades allí presentadas, podrás llevar a cabo las siguientes acciones:
Actividad: crear una actividad dentro del negocio como una llamada, correo o reunión.
WhatsApp: programar recordatorios dentro de WhatsApp.
Comentario: agregar un comentario al negocio, ya sea para cuestiones de seguimiento u observaciones.
Correo: enviar un correo desde el negocio seleccionado.
Documento: subir los documentos que desees al negocio seleccionado.
Cotización: crear cotizaciones dentro del negocio.
Para más información sobre la creación de actividades, ingresa al artículo a continuación:
6. Preguntas frecuentes sobre el Canvas de DataCRM
¿Cómo personalizar mi Canvas?
Puedes agregar más fases de venta o renombrar campos según el manejo que lleve tu empresa. Para más información sobre el proceso de personalización, haz clic en el botón a continuación:
¿Puedo ver mis negocios por fecha desde el canvas?
Es posible la visualización de todos tus negocios filtrados por fechas, para poder realizarlo solo debes darle clic al icono Calendario llamado “Vista por fecha” que lo encontrarás en la parte superior derecha.
Luego, se desplegará la vista de negocios por meses.
Para regresar a la vista normal, haces clic en el ícono 'Vista por fase'.
¿Por qué no me aparecen los negocios en mi Canvas?
Verifica si está filtrado con tu usuario, en el siguiente ejemplo verás que está filtrado con los negocios de Pablo, pero en realidad Vanessa es quien quiere ver su propio canvas.
Esperamos que este artículo te haya sido útil. Si tienes dudas o sugerencias, escríbenos en el chat; estaremos encantados de ayudarte.
