Configuraciones previas

Puedes editar y crear formatos para los módulos de Cotizaciones, Facturas, Pedidos, Órdenes de compra, Negocios, Casos y Proyectos, para luego exportarlos en formato .pdf dentro de DataCRM.

Nota: Ten en cuenta que para usar el editor, debes desactivar la opción "Usar formato por defecto" dentro de la configuración del CRM, apartado Empresa.

Si quieres verificar si esta opción está desactivada, puedes ir al menú Configuración CRM pulsando el engranaje en la esquina superior derecha.

Configuración

Selecciona la opción Mi empresa en el menú de la izquierda y da clic en Editar, en la esquina superior derecha.

Mi empresa

Aquí verificas que el campo Usar formato por defecto no esté seleccionado y das clic en Guardar.

Usar por defecto desactivado

Una vez tengas la configuración actualizada, puedes empezar a crear tus formatos.


¿Dónde está la sección de edición y creación de formatos?

Dentro de la Configuración CRM, selecciona la opción Plantillas de formatos dentro del menú Otras configuraciones.

Plantillas de formatos

Se abrirá la vista de edición y creación de formatos.

Plantillas de formatos de cotizaiones

¿Qué hago si no tengo esta sección habilitada?

Dentro de la Configuración CRM, ingresa al Administrador de módulos dentro del menú Estudio.

Administrador de módulos

Dentro del administrador de módulos, verifica que el de PDF esté seleccionado y así quedará activo dentro del CRM.

Activar PDF maker

Generalidades

¿Hay formatos predeterminados dentro del CRM?

Sí. Tendrás un formato estándar en cada uno de los módulos. En el de Casos encontrarás además el Formato Tipo Servicio. En el de Cotizaciones encontrarás: Formato tipo presentación, Estándar Tradicional, Formato Empresarial DataCRM, Formato Empresarial Con Imagen, Productos y Promociones, Formato Tipo Contrato.

Cuando entras a las Plantillas de Formatos te dejará en la vista de los formatos del módulo de Cotizaciones

Formatos de Cotizaciones

Para ver los formatos en los otros módulos seleccionas el que quieres ver y das clic en Buscar

Formatos de Negocio

Así, podrás ver en cada uno de los módulos cuáles son los formatos predeterminados y los que has creado.

¿Puedo usar todos los formatos predeterminados?

Puede que algunos de estos formatos estén inactivos, por lo que vas a poder activar o inactivar los formatos cuando quieras. Basta con ir al módulo de creación y edición de formatos, seleccionar la opción de editar del formato que quieres activar o inactivar y cambiar su estado dentro de las opciones de información básica.

Activar o inactivar formatos

Así podrás usar los que necesites al momento de exportar a PDF.

¿Puedo editar los formatos predeterminados?

¡Claro! Dentro de la lista de formatos, puedes seleccionar la opción Editar en cualquiera de ellos y se abrirá el menú de edición con el formato que deseas editar y podrás realizar los ajustes correspondientes.

Nota: Te recomendamos realizar un duplicado de los formatos existentes para que trabajes a partir de ellos, así puedes volver a empezar en caso de que modifiques un campo erróneamente.

En el bloque de la izquierda tienes la información de los diferentes campos que se relacionan al formato del módulo que seleccionaste. Es decir, si tu necesitas alguna variable del módulos (cotizaciones, negocio, producto, clientes o contacto) basta con buscar el campo en cualquiera de las listas desplegables de la izquierda y se agregará en el formato en la parte de la derecha (verifica que el cursor está en la celda donde quieres agregar esa información).

Por ejemplo: En la celda junto a Validez, está la variable Válido hasta, del módulo cotizaciones. Automáticamente se remplaza por el campo que yo estoy escogiendo.

Validéz

O si quisieras traer el dato del nombre del contacto para incluirlo en el formato, es el mismo procedimiento, seleccionas el campo de la lista de la izquierda y este se agrega al formato.

Nombre de contacto

También tienes el módulo Información de empresa, aquí tendrás datos como el nombre, NIT, dirección, teléfono, logo y otros. Si quieres agregarlos al formato, de igual forma solo basta con hacer clic.

Información de empresa

En el módulo de Producto puedes escoger los impuestos individuales que hayas creado. Entonces puede seleccionar el impuesto que necesites y te traerá el nombre, el valor en porcentaje o el total del cálculo relacionado al impuesto.

Campos de impuesto

Si quieres agregar tablas, cambiar los estilos, formatos, fuentes y tamaños en el menú superior del editor encuentras todas las opciones. Tipo de letra, alineación, colores y bordes.

Opciones de edición

¿Puedo cargar imágenes en el formato?

Sí. Si pulsas en el icono imagen del menú superior, puedes ir a la pestaña Cargar y allí seleccionas la imagen que quieras enviar al CRM, pulsando la opción Enviar al servidor.

Agregar imágenes al servidor

Cuando envíes la imagen al servidor se mostrará una previsualización y puedes ajustar el ancho o alto de la imagen antes de agregarla al formato. Cuando termines los ajustes pulsa en Aceptar y ya quedará cargada en la plantilla.

Agregar imágenes

¿Puedo agregar color a una tabla dentro del formato?

Sí. Una vez hayas creado una tabla con el botón creación de tabla, puedes resaltar una casilla con cualquier color.

Resaltar fila

Solo debes pulsar el botón Color, en el menú de información básica y se abrirá una ventana emergente donde podrás seleccionar el color que quieras. Una vez escogido, pulsa en aceptar y se guardará.

Seleccionar color

Para rellenar la tabla del color seleccionado, haz clic en la fila de la tabla que quieres rellenar de color y pulsa el botón Aplicar en la barra de edición.

Color en la tabla

¿Puedo agregar formatos personalizados?

Si quieres agregar algún formato personalizado, selecciona el botón de Agregar plantilla.

Agregar formatos

Aquí podrás crear formatos personalizados usando el área de edición de la derecha. Puedes agregar la información que tengas creada dentro de tu CRM, usando las listas desplegables del menú Información básica, en la parte izquierda. Debes escoger el módulo en el que vas a crear el formato y se cargaran los campos relacionados a este módulo

Escoger módulo donde se crea el formato

Tienes la posibilidad de personalizar el cuerpo del formato, su encabezado y el pie de página.

Vista de edición

Nota: Si tienes conocimientos en lenguaje HTML, puedes pulsar el botón Fuente HTML dentro de la barra de edición y podrás editar en código. Puedes usar CSS.

Vista de HTML

¿Cómo elimino formatos existentes?

En la sección de creación de formatos, puedes seleccionar cualquier formato que haya y con el botón Acciones, pulsar la opción eliminar. Si por el contrario quieres editar el formato, basta con dar clic en Editar, en la parte derecha

Eliminar formatos

Nota: Al momento de editar un formato ya creado, el módulo principal de información será el del módulo del formato que hayas escogido editar, allí tendrás una lista desplegable con la información más importante.

¿Cómo exporto a PDF el formato?

Una vez hayas creado o editado una plantilla, o estés contento con las ya existentes y quieras ver el formato en acción, debes ir al módulo del que quieres obtener el PDF. Acá te mostramos cómo sería en el caso de Cotizaciones: Vas al módulo en el menú Todas.

Todas cotizaciones

Seleccionas cualquier cotización que tengas y das clic para abrirla.

Registro

Dentro de la cotización, pulsa el botón Más en la esquina superior derecha y podrás seleccionar la opción de exportar a PDF. Esto lo podrás hacer en el detalle de cada registro en cada módulo que quiers exportar el pdf..

Más exportar a PDF

Allí podrás escoger cualquier plantilla que hayas creado anteriormente.

Escoger plantilla

Y pulsar el botón Exportar a pdf, que automáticamente va a descargar la cotización.

Exportar a PDF

Nota: Ten en cuenta que si solamente tienes activo un formato en el módulo, no se te mostrará la lista desplegable de exportación sino que automáticamente se exportará en el único formato activo.

Formato exportado

Así habrás creado y exportado correctamente un formato personalizado dentro del CRM.

En el siguiente vídeo tienes un paso a paso con las principales funciones de este editor de plantillas de formatos.

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día!

¿Encontró su respuesta?