¿Cómo accedo a la configuración de las tareas automáticas?

Únicamente un usuario con privilegios de administrador puede acceder a las configuraciones de esta herramienta dentro del CRM. El siguiente vídeo explica a que parte se debe dirigir un usuario para encontrar el apartado con éxito.

Para crear y configurar las tareas automáticas que necesites debes de hacer clic en el botón "+ Nueva Tarea Automática"

¿Cómo programo mis tareas automáticas?

Paso 1

En el siguiente apartado encontraras los siguientes campos a configurar:

  1. Seleccionar módulo: Este apartado permite elegir entre los diferentes módulos activos que hayan en el CRM, para ser utilizado como llave principal en el desarrollo de la tarea a ejecutar.
  2. Descripción: Es el campo en el que irá el nombre principal de la tarea automática.
  3. Indica cuándo ejecutar esta Tarea Automática: Son las opciones que tienes para activar la tarea automática. Te explicamos cada una de ellas:
  1. Solo en el primer guardado: Esta opción activará la tarea automática únicamente cuando se guarda el registro por primera vez, impidiendo volver a activarse luego de ello hasta que aparezca un nuevo registro.
  2. Hasta la primera vez que la condición sea cierta: Esta opción activará la tarea automática hasta que las condiciones que se planteen en el siguiente paso se cumplan por primera vez.
  3. Cada vez que el registro sea guardado: Esta opción activará la tarea automática en cada guardado de información que se haga sobre el registro (esta opción también tiene en cuenta cuando se crea por primera vez).
  4. Cada vez que el registro sea modificado: Esta opción activará la tarea automática cada vez que se realice una modificación sobre el registro (abarcando únicamente dentro de este concepto las ediciones masivas, la fusión o sobrescritura al importar datos y cualquier cambio que realice el usuario).
  5. Horario: Esta opción activará la tarea automática en el intervalo de tiempo que establezca el usuario.

Debes escoger las opciones que se acomodan al propósito de la tarea automática que quieras programar y dar clic en siguiente.

Paso 2

Luego de configurar a cuál módulo afectará la tarea automática y el cómo se ejecutará, debemos establecer las condiciones necesarias (en caso de ser requeridas) para que la tarea realice su operación.

El primer bloque, que se refiere a Todas las condiciones, nos indica que toda condición que se establezca ahí debe cumplirse obligatoriamente para que la tarea se pueda ejecutar con normalidad.

El segundo bloque, que se refiere a Cualquier condición, nos indica que solo será necesario con que una condición se cumpla para que la tarea se procese con normalidad.

Si tienes alguna condición que deba o pueda ser cumplida para que se ejecute tu tarea automática puedes agregarlas acá, y luego dar clic en siguiente. Si no tienes, entonces solo debes dar clic en siguiente. 

Paso 3

Una vez establecido el entorno ideal en el que se desea que se ejecute la tarea automática, resta por configurar las funciones que se desea realice, entre las cuales están:

  1. Enviar correo: Esta función, como su nombre lo indica, hará que la tarea envié un correo personalizado de manera automática a los destinatarios que en ella se configure.
  2. Invocar función personalizada: Esta función está dedicada a aquellos procesos adicionales desarrollados exclusivamente para cumplir con un requerimiento del cliente.
  3. Crear actividad: Esta función permitirá al CRM crear una actividad de manera personalizada y automática al ejecutarse la tarea.
  4. Actualizar campos: Esta función permitirá al CRM modificar campos específicos que el usuario desee cambiar.
  5. Crear entidad: Esta función permitirá, para ciertos módulos en concreto (clientes y contactos), crear de manera automática, negocios y otros registros relacionados a esos módulos. 
  6. SMS Task: Esta función se orienta hacia el envió de mensajes de texto a los registros que cuenten con un celular dentro de los datos que posee.

Para ver como funciona cada tarea se recomienda leer los siguientes artículos.

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