Generalidades

¿Para qué sirve la integración entre DataCRM y RD Station? 

Esta integración sirve para enviar los leads que son marcados como oportunidad de RD Station a DataCRM y así poder tener una gestión más eficiente de los negocios.

¿Cómo se actualiza la información?

Al momento de actualizar la información en tu CRM de un registro que también tengas en RD Station quedará actualizado en ambos sistemas. Para que esto sea posible debes activar la tarea automática. A través del siguiente botón te mostramos como hacerlo:

¿Se duplican mis clientes y contactos si desmarco y marco nuevamente la oportunidad en RD?

No, el CRM valida en el contacto los campos de correo o celular y en el cliente valida el campo de NIT, con el fin de no generar duplicados de los registros. Sin embargo, si desmarcas y vuelves a marcar como oportunidad tu registro el sistema creará un nuevo negocio el cual será asociado al cliente o contacto.

¿Puedo conocer de dónde provienen mis registros?

Sí, al momento de generar la integración debes tener un campo de tag en tu cuenta de RD Station con la información, el cual debes mapear con el campo de descripción del CRM, o si deseas manejar un campo personalizado lo puedes hacer con uno tipo área de texto.

¿Cuántos tags puedo tener en mis registros?

En tus contactos y clientes puedes tener un tag, en el negocio puedes tener más de un tag.

Proceso de integración

¿Cómo puedo hacer la integración?

A continuación te mostramos el paso a paso para realizar esta integración. Recuerda que para llevarla a cabo necesitas ser un usuario administrador del CRM y contar con una cuenta de RD Station.

En la parte superior derecha del CRM das clic al engranaje de configuración, donde escoges la opción de Configuración CRM. En el menú que se despliega a la izquierda, das clic en Integración y luego en Rd Station. Este es el paso 1 , vas a hacer clic en el botón del centro para empezar la integración.

Esto abrirá una ventana en la que tendrás que ingresar los datos de tu cuenta de Rd y al dar clic en entrar se cerrará la ventana y te llevará al paso 2

Esta ventana se cerrará automáticamente y te llevará a la vista donde relacionarás los campos de tu CRM con los de RD. En este paso verás los campos que tienes activos en el módulo de Contactos, Clientes y Negocios. Los campos básicos del contacto se relacionan de forma automática, los campos adicionales debes seleccionarlos uno a uno.

En la columna de la izquierda escogerás el campo que quieres completar en el módulo de DataCRM. En la del medio el campo con el que está relacionado en RD Station. En el de la izquierda puedes llenarlo si quieres que los campos tengan un valor por defecto.

Para añadir los campos que no se visualizan pero que ya tienes creados en el CRM solo debes dar clic en Agregar condición, entonces podrás relacionarlos con los que tienes en RD.

Luego de que has mapeado los campos necesarios para que tengas la información completa de tu lead en el CRM, das clic en guardar y con esto la integración quedará completa.

¿Debo crear los registros de Contactos, Clientes y Negocios?

Puedes elegir cuáles registros quieres crear en el lead de RD Station (solo contactos, cliente y contacto, contacto y negocio, etcétera). Solo debes desmarcar el módulo del que no quieres que se generen registros como se muestra en la imagen.

¿Puedo crear más campos en los módulos y en RD?

Sí, puedes añadir en un módulo especifico los campos que necesites y luego podrás relacionarlos con sus homólogos en RD. Recuerda que los campos deben existir en la dos plataformas. Para crear el campo en el CRM mira el siguiente artículo.

Para crearlo en RD Station, te compartimos el siguiente vídeo:

Nota: Los campos adicionales que se añadan a la integración deben ser del mismo tipo para que el dato se envíe y actualice correctamente entre las dos plataformas. En la siguiente sección te contamos como comprobar los tipos de campos que tienes creados.

Es importante recalcar que para los campos tipo lista es esencial que las opciones de respuesta estén escritas de la misma manera en las dos plataformas, esto con el fin de evitar errores en la sincronización de la información.

¿Cómo puedo saber qué tipos de campo tengo creados en el CRM?

Para verificar la tipología de un campo debes ir al engranaje de configuración del CRM, estudio, luego a edición de campos, dar clic en el lápiz de edición del campo y allí te aparecerá la tipología, a continuación te mostramos un ejemplo.

¿A qué usuario quedan asociados los registros creados?

Los registros sincronizados quedarán asignados al usuario que realice la integración a menos que se seleccione un usuario diferente o un grupo. El campo de Asignado a no está relacionado con ningún campo de RD, ya que el CRM toma en cuenta el valor por defecto para crear el registro cuando llegue la información de RD. Puedes poner cualquier usuario o un grupo al que se le asignaran los registros de forma aleatoria una vez se creen.

¿Cómo asigno diferentes usuarios a mis leads?

Para este proceso lo primero que tienes que hacer es diseñar un grupo de usuarios. Mediante el siguiente botón podrás acceder al artículo en el cual te explicamos cómo crear uno y cuál es su utilidad más allá de esta integración.

Una vez tengas establecidos los grupos de usuarios que deseas asignar a tus leads de RD Station debes de realizar el siguiente proceso en el mapeo de datos.

Todo el grupo de registros (Contacto, Cliente y Negocio) quedará asignado al usuario que haya elegido el proceso aleatorio. Cada nuevo registro se asignará un usuario diferente. Para que la asignación a diversos usuarios puede realizarse es importante que se marque el check en Contactos, que se muestra en la siguiente imagen. De lo contrario, solo asignará al primer usuario registrado en el grupo seleccionado.

Nota: No es necesario cambiar la opción por defecto en la sección de Clientes y Negocios para el campo de Asignado a, con que se marque en Contactos y se asigne el grupo o usuario allí, todos los registros quedarán asignados al mismo usuario del Contacto. Por lo que solo será necesario cambiarlos en los otros dos módulos si deseas que esos dos registros lleguen asignados a otra persona y/o grupo.

¿Cómo sé que la integración está bien?

Para validar que la integración funciona correctamente, en el siguiente vídeo te mostramos cómo realizar la prueba:

Esperamos que este artículo haya sido de gran utilidad. Si tienes alguna duda o sugerencia, te invitamos a que nos escribas en nuestro chat y con gusto estaremos allí para ayudarte ¡Ten un buen día! 

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