Las páginas web cuentan con formularios a través de los cuales es posible captar información de contactos o prospectos. Tu CRM te permite generar formularios, que al enlazarlos a tu servidor web, te facilitan la captación de información, haciendo más rápida la respuesta, mejorando la efectividad.

Para crear los formularios debemos ingresar al CRM con un usuario administrador, damos clic en el ícono del engranaje (Parte superior derecha) y elegimos “Configuración CRM”.

En el menú de la izquierda, seleccionamos “Integraciones” y luego “Formularios Web”.

Una vez en formularios, damos clic en “Agregar registro” para crearlo. De esta forma se habilitará un formulario que debemos completar.

En la primera parte se encuentra la información básica del formulario web: Nombre del formulario, Módulos (donde el formulario web creará un registro al ser completado), URL de retorno (landing a donde queremos que se dirija cuando se complete el formulario, por ejemplo: URL con mensaje “Tus datos han sido enviados”), Estado (marcar o desmarcar para activar el formulario), si queremos incluir Catcha (campo validador) y, finalmente, una descripción. Los campos de URL para Post e ID Pública los completará el sistema automáticamente al terminar el proceso.

Luego de completar los datos básicos, debemos indicar cómo queremos que se asignen los registros cuando se creen en el CRM. Con la opción “Round Robin”, marcada los registros creados, se asignan en el orden establecido  a los usuarios que se desee. Por el contrario, también se puede establecer la asignación a un solo usuario por defecto.

Definido lo anterior, continuamos con la información de los campos. En este punto es importante tener en cuenta que el sistema trae los campos obligatorios como campos mínimos que debes incluir, y debemos dar clic en el recuadro blanco de "Agregar Campos" para buscar y seleccionar los campos adicionales que necesitemos. Podemos seleccionar campos de los módulos incluidos previamente en el recuadro “Módulo”.

Los campos que vamos incluyendo irán apareciendo en la parte inferior, en el orden que los organicemos en el recuadro “Agregar campos”. Si modificamos el orden, debemos dar clic en el botón verde “Guardar orden de campos” para que se actualicen los cambios.

Como parte de la información a configurar en cada campo, se encuentra definir si al momento de llenar el formulario el campo es o no obligatorio. Lo hacemos marcando el checkbox de la primera columna. En la siguiente columna indicamos si queremos que sea un campo oculto o no. Por ejemplo, la fase de venta debería ser un campo oculto, pues no es un campo que los contactos completan cuando envían los datos. No obstante, dado que se trata de un campo obligatorio, debemos incluir un valor de reemplazo (tercera columna) en los campos tipo lista. El sistema permite seleccionar una opción de la lista como valor de reemplazo, para nuestro ejemplo, fase de venta “Prospecto”.

Cuando hayamos terminado de configurar los campos y sus características, hacemos clic en “Guardar” y luego en el botón “Descargar”.

Al dar clic en descargar el explorador guardará una carpeta comprimida en la carpeta de descargas, o en el lugar que tengamos configurado para ello. Ubicamos el archivo descargado y damos clic derecho para extraer los archivos.

Si abrimos el archivo Index con un explorador, podremos tener una previsualización del formulario

Se debe tener en cuenta que es indispensable incluir el código que se encuentra en la carpeta “includes” dentro del código de nuestra página web para que sea funcional.

Una vez ubicados en nuestro servidor web, podremos incluir estilos, formatos y demás características para que el formulario sea armónico con nuestro sitio web.

A continuación se muestra un ejemplo de un formulario terminado:

Es necesario ahora hacer unas consideraciones para este proceso, por lo que es esencial que las tengas en cuenta al momento de usar tus formularios web.

Primera consideración
 
Una de las alternativas de las que dispones, es la de establecer el campo Negocio como tipo Lista o Producto, de acuerdo a tus necesidades. En tipo "Lista" podrás mapear desde un campo tipo Lista (para esto, la información debe coincidir, de lo contrario, el sistema creará el Negocio con información vacía) y en tipo "Producto", te habilitará la opción para que en Negocio quede un producto relacionado, el cual puedes buscar en la ventana emergente que abre.

Esto lo puedes modificar, ingresando al engranaje de la parte superior derecha y seleccionando "Configuración CRM"

Luego seleccionas "Empresa" y "Mi Empresa" en el menú de la parte izquierda

Das "Editar", en la parte superior derecha y buscas en la parte inferior, el "Campo nombre del negocio" donde puedes elegir la opción que desees usar.  

Nota.  Este proceso se realiza una vez se inicie el uso del CRM. No es necesario hacerlo si no se requiere.

Segunda consideración

La integración soporta los campos que hacen referencia a otros módulos como las campañas, por ejemplo. 

Tercera consideración

Puedes identificar duplicados en el módulo de Clientes con el NIT y, en el de Contactos, con el número celular o el correo electrónico. Si el contacto o el cliente ya existen en tu CRM, solo te creará el negocio y será asociado al Contacto o Cliente existente. 

Para más detalle de este proceso, te comparto dos artículos que hemos diseñado con este objetivo. El primero habla de una funcionalidad que te permite crear registros o no, a pesar de que ya existan otros con datos similares en tu CRM. El segundo artículo, te enseña cómo fusionar y eliminar registros duplicados.  

Cualquier duda adicional que tengas, con gusto la atenderemos a través de nuestro chat ¡Feliz día!

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