Las páginas web cuentan con formularios a través de los cuales es posible captar información de contactos o prospectos. DataCRM nos permite generar formularios que al enlazarlos a tu servidor web facilitan la captación de información, lo que permite ser más ágil en nuestra respuesta y por ende más efectivos.

Para crear los formularios debemos ingresar al CRM con un usuario administrador, damos clic en el ícono del engranaje y elegimos “Configuración CRM”.

En el menú de la izquierda, seleccionamos “Integraciones” y luego “Formularios Web”.

 vez en formularios damos clic en “Agregar registro” para crear el formulario. De esta forma se habilitará un formulario que debemos completar.

En la primera parte se encuentra la información básica del formulario web: Nombre del formulario, Módulos (donde el formulario web creará un registro al ser completado), URL de retorno (landing a donde queremos que se dirija cuando se complete el formulario, por ejemplo: URL con mensaje “Tus datos han sido enviados”), Estado (marcar o desmarcar para activar el formulario), si queremos incluir Catcha (campo validador) y, finalmente, una descripción. Los campos de URL para Post e ID Pública los completará el sistema automáticamente al terminar el proceso.

Luego de completar los datos básicos debemos indicar cómo queremos que se asignen los registros cuando se creen en el CRM: con la opción “Round Robin” marcada los registros creados se asignan en el orden establecido  a los usuarios que se desee. Por el contrario, también se puede establecer la asignación a solo un usuario por defecto.

Definido lo anterior continuamos con la información de los campos. En este punto es importante tener en cuenta que el sistema trae los campos obligatorios como campos mínimos que debes incluir y debemos dar clic en el recuadro blanco de agregar campos para buscar y seleccionar los campos adicionales que necesitemos, podemos seleccionar campos de los módulos incluidos previamente en el recuadro “Módulo”.

Los campos que vamos incluyendo irán apareciendo en la parte inferior, en el orden que los organicemos en el recuadro “Agregar campos”, si modificamos el orden debemos dar clic en el botón verde “Guardar orden de campos” para que se actualicen los cambios.

Como parte de la información a configurar en cada campo se encuentra definir si al momento de llenar el formulario el campo es o no, obligatorio, lo hacemos marcando el checkbox de la primera columna. En la siguiente columna indicamos si queremos que sea un campo oculto o no, por ejemplo la fase de venta debería ser un campo oculto pues no es un campo que los contactos completan cuando envían los datos. No obstante, dado que se trata de un campo obligatorio debemos incluir un valor de reemplazo (tercera columna), en los campos tipo lista el sistema permite seleccionar una opción de la lista como valor de reemplazo, para nuestro ejemplo fase de venta “Prospecto”.

Cuando hayamos terminado de configurar los campos y sus características hacemos clic en “Guardar” y luego en el botón “Descargar”.

Al dar clic en descargar el explorador guardará una carpeta comprimida en la carpeta de descargas o el lugar que tengamos configurado para ello. Ubicamos el archivo descargado y damos clic derecho para extraer los archivos.

Si abrimos el archivo Index con un explorador podremos tener una previsualización del formulario

Se debe tener en cuenta que es indispensable incluir el código que se encuentra en la carpeta “includes” dentro del código de nuestra página web para que sea funcional.

Una vez en nuestro servidor web podremos incluir estilos, formatos y demás características para que el formulario sea armónico con nuestro sitio web.

A continuación se muestra un ejemplo de formulario terminado:

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