¿Qué se necesita para cargar las bases de datos?

Para realizar una importación en los módulos del CRM es necesario construir una plantilla en Excel que contenga los datos que deseamos cargar y guardarla en formato CSV (delimitado por comas).

Nota Importante: Los datos no pueden contener tildes ñ, espacios al inicio, las fechas deben estar en formato aaaa-mm-dd,  los archivos de cargue deben tener como mínimo los campos obligatorios, el nombre del usuario debe coincidir con los datos de ingreso al CRM no el nombre por ejemplo comercial01, es posible cargar hasta 1000 filas a la vez, si tu base es más grande debes segmentarla en varios archivos.

¿Cómo se hace el cargue de clientes?

Lo primero que debemos hacer es ingresar al CRM con un usuario administrador, seleccionamos el módulo de “Clientes” y hacemos clic en “+Agregar Cliente”, allí verificamos cuales son los campos obligatorios.

 Todos los campos que estén marcados con un asterisco rojo, deberán ser incluidos en la plantilla de cargue (archivo de excel).

Ahora en el archivo de Excel, incluimos los campos en las columnas y los registros por cliente en las filas. Para aprovechar al máximo la importación vamos a incluir toda la información que tenemos de los clientes.

El archivo de Excel lo guardamos en formato CSV.

 Regresamos al módulo de “Clientes” del CRM y hacemos clic en el botón “Acciones”, ubicado en la parte superior izquierda.

En el menú de la izquierda seleccionaremos la opción “Importar”.

 Una vez nos muestre esta pantalla, en el “Paso 1”, seleccionamos la plantilla construida anteriormente; en el “Paso 2”, elegimos como Delimitador Punto y Coma y finalmente hacemos clic en “Siguiente”.

 El “Paso 3” sólo se habilita si hay duplicados o si vas a sobrescribir o fusionar información.

 Ahora debemos relacionar los campos de la plantilla con los campos del CRM, este proceso se conoce como Mapeo de campos. Por ejemplo, la información del campo “Nombre de Cliente de la plantilla” quedará guardada en el campo “Nombre Cliente (*)” del CRM.

El mapeo quedaría así y solo resta hacer clic en “Importar”.

Si queremos guardar en el CRM el mapeo de campos podemos marcar la opción que se encuentra al final: “Guardar como asignación personalizada”.

Al finalizar el proceso, el CRM genera un tabla de resultado en la cual podemos conocer cómo fueron cargados los datos. Finalmente hacemos clic en “Terminar”.

 Y para terminar, volvemos al módulo de “Clientes” y verificamos la información.

¿Cómo se hace el cargue de contactos?

Esta importación es muy similar a la de clientes. Así, lo primero que haremos es ingresar al módulo de “Contactos” y hacemos clic en el botón “+Agregar Contacto” con el fin de verificar los campos obligatorios del módulo para construir la plantilla en Excel incluyendo como mínimo estos campos.

 Si queremos importar al sistema dos o más contactos de un mismo cliente debemos crear una fila por cada contacto y repetir el nombre del cliente. Quedando así:

Guardamos en el formato CSV (delimitado por comas).

Ahora vamos al CRM, ingresamos al módulo de “Contactos” y hacemos clic en “Acciones” y luego importar.

Una vez estamos en esta pantalla, en el “Paso 1”, seleccionamos la plantilla construida anteriormente; en el “Paso 2”, elegimos como Delimitador “Punto y Coma” y finalmente hacemos clic en “Siguiente”.

 El “Paso 3” sólo se habilita si hay duplicados o si vas a sobrescribir o fusionar información.

 

Ahora debemos mapear o relacionar los campos de la plantilla con los campos del CRM.
Es importante resaltar que para este cargue “Nombre del Cliente” se debe relacionar con el campo “Cliente”, asegurando así que los contactos queden atados al cliente correspondiente.

 El mapeo quedaría así y hacemos clic en “Importar”

Al finalizar el proceso, el CRM genera un tabla de resultado en la cual puedes conocer cómo fueron cargados los datos. Finalmente hacemos clic en el botón “Terminar”.

Volvemos al módulo de “Contactos” y verificamos que la información haya subido correctamente. Por ejemplo para el Cliente Prueba 1, se cargaron tres contactos relacionados. Para esto, hacemos clic en el nombre del cliente.

Luego ubicamos el menú de la derecha y seleccionamos la opción “Contactos”.

 Y aquí confirmamos que los tres contactos de este cliente quedaron correctamente cargados.

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